Rechnung abschließen und senden
PetWorkers Wave · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
So schließt du in PetWorkers eine Rechnung ab, schickst sie per E-Mail und siehst dir das fertige PDF an. Dazu: eine Rechnung später noch einmal senden und wie die Rechnung im Kundenbereich bei Mia Beispiel erscheint.
Kapitel im Video
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Rechnung abschließen und senden
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Transkript anzeigen
Einleitung
Im letzten Video hast du für Mia Beispiel eine Rechnung über 75 Euro als Entwurf geschrieben. Jetzt schließt du sie ab und schickst sie ihr. Abschließen heißt: Die Rechnung bekommt ihre Nummer und wird festgeschrieben. Danach lässt sie sich nicht mehr ändern, nur noch stornieren.
Bearbeitung abschließen
Öffne den Entwurf und klicke oben rechts auf „Bearbeitung abschließen“. Oben siehst du, an wen die Rechnung geht, wie viele Positionen sie hat und den Rechnungsbetrag. Das Rechnungsdatum ist heute. Ein Datum nach heute geht nicht. Ein früheres Datum geht nur bis zum Datum der zuletzt abgeschlossenen Rechnung. So bleiben die Rechnungsnummern in der richtigen Reihenfolge.
Per E-Mail senden
Setze den Haken „als PDF versenden“. Dann geht die Rechnung beim Abschließen per E-Mail an Mia. Ihre Adresse steht dahinter. Bei „CC-Empfänger“ trägst du bei Bedarf weitere Adressen ein, getrennt mit Semikolon. Ohne Haken schließt du nur ab und sendest später. Betreff und Nachrichtentext kommen aus deinen Einstellungen. Du kannst sie hier für diese Rechnung ändern. Die Platzhalter in geschweiften Klammern, zum Beispiel für Rechnungsnummer und Betrag, setzt PetWorkers beim Versand ein. Klicke unten auf „Rechnung abschließen“. PetWorkers fragt noch einmal nach und sagt dir, dass die Rechnung danach per E-Mail an den Kunden geht. Klicke auf „Abschließen“.
Die fertige Rechnung
Fertig. Oben steht: „Rechnung abgeschlossen. PDF-Beleg erstellt. Nachricht versendet.“ Die Rechnung hat jetzt ihre Nummer. PetWorkers vergibt sie fortlaufend und ohne Lücken. Der Status ist „Offen“, bis Mia bezahlt. Statt „Speichern“ gibt es jetzt „Rechnung stornieren“, „Versenden“, „PDF“ und „Zahlung buchen“. Dazu gibt es eigene Videos. Klicke auf „PDF“, um die Rechnung anzusehen. So bekommt Mia die Rechnung: mit Nummer, Datum, beiden Positionen und dem Zahlungsziel. Im PDF steckt auch die elektronische Rechnung. Ein Geschäftskunde kann die Daten direkt in seine Buchhaltung übernehmen.
Noch einmal senden
Vermisst Mia die Rechnung, schickst du sie einfach noch einmal. Klicke in der Rechnung auf „Versenden“. Wähle den Grund: „Nochmaliger Versand“. Zahlungserinnerung und Mahnung zeige ich dir in einem eigenen Video. Empfänger, Betreff und Text sind schon ausgefüllt, mit Nummer und Betrag dieser Rechnung. Mit „Rechnung versenden“ geht die Mail raus. Vorher wird nichts gesendet. In der Rechnungsliste zeigt der Umschlag, dass die Rechnung gesendet wurde, mit Datum und wer sie gesendet hat. Über das Zeilenmenü kommst du auch von hier zum Rechnungsversand, zum PDF und zur Rechnung.
So sieht es dein Kunde
Und so sieht es Mia. In ihrem Kundenbereich klickt sie auf „Rechnungen“. Hier steht die neue Rechnung mit Datum, Nummer, Betrag und Status „Offen“. Mit dem roten Symbol öffnet sie die Rechnung als PDF. Entwürfe sieht sie nie, nur abgeschlossene Rechnungen.
Zusammenfassung
Mit „Bearbeitung abschließen“ bekommt die Rechnung ihre Nummer und ist festgeschrieben. Mit dem Haken geht sie gleich per E-Mail raus. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du offene Leistungen vieler Kunden auf einmal abrechnest.