Die Warteliste: nachrücken und freie Plätze auffüllen
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So nutzt du die Warteliste für Gruppentermine. Wir schalten die Warteschlange ein, setzen Hund Bruno auf die Warteliste eines vollen Termins, lassen Wartende automatisch und von Hand nachrücken und füllen freie Plätze auf.
Kapitel im Video
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Die Warteliste: nachrücken und freie Plätze auffüllen
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Einleitung
In diesem Video geht es um die Warteliste. Ist ein Gruppentermin voll, kommen weitere Kunden auf die Warteliste, statt abgewiesen zu werden. Unser Beispiel: Der Termin am 14. November ist mit 6 von 6 Plätzen voll. Bruno soll trotzdem mitmachen.
Die Warteliste einschalten
Die Warteliste schaltest du je Gruppe ein. Öffne die Gruppe und klicke oben auf „Warteschlange“. Die Warteliste gibt es nur für offene Gruppen. In einer geschlossenen Gruppe ist bei voller Gruppe Schluss. Setze den Haken „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren“. Mit „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen“ rückt beim Storno sofort der Nächste nach. Wir setzen beide Haken. Klicke auf „Speichern“.
So kommt ein Kunde auf die Warteliste
Jetzt tragen wir Bruno in den vollen Termin ein, wie gewohnt über „Buchung hinzufügen“. Weil der Termin voll ist, landet Bruno auf der Warteliste. Nach ihm haben wir noch Simba eingetragen. Jeder Wartende hat eine Position. Nachgerückt wird immer in dieser Reihenfolge. Wichtig: Auch ein Wartelistenplatz wird schon berechnet, über Abo, Stempelkarte oder Rechnung. Erst das Austragen bucht zurück. Auf deiner Website steht am Termin, wie viele Plätze belegt sind und wie viele Kunden warten. Fenja sieht in ihrem Kundenbereich bei Bruno „Warteliste #1“.
Automatisch nachrücken beim Storno
Jetzt sagt Emma Braun ab. Du trägst ihren Hund Max über das graue Kreuz „Austragen“ aus. Mit „Diesen Kunden benachrichtigen.“ bekommen Emma und der Nachrücker eine Mail. Ohne Haken rückt der Nächste still nach. Klicke auf „Teilnehmer austragen“. Max ist ausgetragen, und der freie Platz wurde sofort vergeben. Bruno ist von der Warteliste zu den aktiven Anmeldungen gerückt. Eine zweite Belastung entsteht dabei nicht.
Von Hand nachrücken lassen
Simba wartet noch. Von Hand holst du einen Wartenden mit dem Pfeil „Von Warteliste nehmen“ dazu. PetWorkers zeigt, was passiert. Ist der Termin voll, steigt das Teilnahmelimit um einen Platz, hier auf 7. Mit „Mit Benachrichtigung übernehmen“ bekommt der Kunde eine Mail, dass ein Platz frei geworden ist. Hast du den Kunden schon angerufen, nimm „Ohne Benachrichtigung übernehmen“. Simba ist jetzt dabei. Der Termin hat 7 von 7 Plätzen.
Alle Plätze auffüllen
Warten mehrere, füllst du alle freien Plätze auf einmal auf: mit diesen beiden Knöpfen „Automatisch nachrücken“. Die Bestätigungsseite zeigt freie Plätze und Wartende. Nachgerückt wird in Wartelistenreihenfolge. Ist kein Platz frei, erhöhst du hier das Limit, damit alle nachrücken. Praktisch, wenn ein zweiter Trainer mitkommt. Dann bestätigst du mit oder ohne Benachrichtigung. Mit „Vorgang abbrechen“ passiert nichts.
Gut zu wissen
Wichtig: Die Warteliste wird nie von selbst geleert. Wer nicht nachrückt, bleibt belastet, bis du ihn austrägst. Trage solche Wartenden nach dem Termin mit dem grauen Kreuz aus. Die rote Glocke oben erinnert dich daran. Mit dem orangen Pfeil „Auf Warteliste setzen“ schiebst du einen Teilnehmer zurück auf die Warteliste. Sein Platz wird frei.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: Warteschlange an der Gruppe einschalten. Wartende rücken dann beim Storno nach, oder du holst sie von Hand. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einen Gruppentermin absagst und einzelne Kunden austrägst.