Arbeiten mit Mitarbeitern

Einleitung
In diesem Video geht es um alles, was mit deinen Mitarbeitern zu tun hat: anlegen, Rechte, Vergütung, Dienste planen, abrechnen und ausscheiden. Als Beispiel holen wir die neue Trainerin Lea Beispiel ins Team. Halte das Video an und klicke einfach mit.

Der Zugang: ein Kontakt
Deine Mitarbeiter findest du links unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“. Ein Mitarbeiter entsteht in zwei Schritten: erst der Kontakt mit dem Zugang, dann das Mitarbeiterprofil. Öffne „Kontakte“ und klicke auf „Kontakt hinzufügen“. Trag Vorname und Nachname ein. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht. Mit ihr meldet sich Lea später an. Deshalb braucht jeder Mitarbeiter seine eigene Adresse. PetWorkers schlägt ein zufälliges Kennwort vor. Du kannst auch ein eigenes eintragen, mit mindestens acht Zeichen. Mit dem Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden“ bekommt Lea ihre Zugangsdaten per E-Mail. Wir lassen ihn heute leer.

Rechte: die Sicherheitsgruppe
Darunter steht die Sicherheitsgruppe. Neue Kontakte stehen auf „Kunden / Lieferanten“. Das stellst du für Mitarbeiter um. Für Mitarbeiter gibt es vier Stufen. „Administratoren“ dürfen alles, auch Einstellungen und Leistungen. Die beiden „BackOffice“-Gruppen arbeiten im Büro mit Rechnungen. „Büro & Buchhaltung“ sieht zusätzlich die Finanzen und den Bereich „Unternehmen“. Für Trainer und Betreuer wählst du „Beratung, Training & Betreuung“. Das nehmen wir für Lea. Lass „Account ist aktiv“ angehakt. Ohne diesen Haken kann sich Lea nicht anmelden. Klicke auf „Speichern & zurück“.

Das Mitarbeiterprofil
Jetzt machst du Lea zur Mitarbeiterin. Klicke unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“ auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Wähle bei „Kontakt“ den neuen Kontakt aus, also „Beispiel, Lea“. Die Berufsbezeichnung ist Pflicht, hier „Hundetrainerin“. Dieser Hinweis erklärt die Anmeldung: Lea meldet sich mit der E-Mail-Adresse und dem Kennwort ihres Kontakts an. „Mitarbeiter aktiv“ bleibt angehakt. Nur aktive Mitarbeiter stehen in den Auswahllisten, zum Beispiel bei Terminen und im Dienstplan. Klicke auf „Speichern & zurück“. Dabei geht keine E-Mail raus. Lea steht jetzt in der Liste deiner Mitarbeiter.

Accounts und Tarif
Jeder aktive Mitarbeiter belegt einen Account in deinem Tarif. Das siehst du unter „System“, „Dein Tarif“. Gezählt wird die höhere Zahl: aktive Mitarbeiter oder Kontakte mit einer Mitarbeiter-Gruppe. Wer beides ist, zählt nur einmal. Pro enthält zwei Accounts, Team fünf, Center zehn und Enterprise sechzig. Den letzten freien Platz kannst du noch belegen. Ist der Tarif voll, nimmt PetWorkers keinen weiteren Mitarbeiter an. Die Meldung lautet „Lizenz-Kontingent erreicht“. Einen größeren Tarif forderst du hier mit „Anfordern“ an.

Die Mitarbeiterkartei
Klicke in der Mitarbeiterliste auf den Namen. Es öffnet sich die Mitarbeiterkartei. Sie hat drei Reiter: „Stammdaten“, „Abrechnungen“ und „Dienstplan“. Die Kartei zeigt nur an. Bei „Anmeldung“ siehst du, ob und wo sich Lea anmelden kann: im Büro, mit der Gruppe „Beratung, Training & Betreuung“. Ändern kannst du alles über „Bearbeiten“.

Vergütung hinterlegen
Im Formular stehen die Reiter für die Vergütung. Einmalprämien und Abrechnungen sehen nur Administratoren. Im Reiter „Leistungssätze“ legst du fest, was Lea je Leistung bekommt. Klicke auf „Verwalten“. Du siehst alle deine Leistungen. Rechts steht zum Vergleich der Preis für den Kunden. Setze den Haken bei „Einzelstunde 60 Minuten“ und trag 30 Euro ein. Für den „Betreuungsbesuch 45 Minuten“ bekommt Lea 14 Euro. Klicke unten auf „Leistungssätze speichern“. Arbeitet Lea auch in Schichten, trägst du darunter den Stundenlohn für den Dienstplan ein, hier 18 Euro. Setzt du diesen Haken, werden Termine während einer Schicht nicht noch einmal extra bezahlt. Klicke auf „Speichern“. Einen festen Betrag für jeden Monat trägst du im Reiter „Basisgehalt / Zulagen / Prämien“ ein. Klicke auf „Hinzufügen“. Hier die „Pauschale Platzpflege“ mit 80 Euro im Monat. Dann „Speichern & zurück“. Eine Zahlung nur für einen Monat ist eine Einmalprämie. Du legst sie im Reiter „Einmalprämien“ an. Sie zählt in dem Monat, in dem ihr Datum liegt. Hier 50 Euro am 10. November.

Bei Terminen einsetzen
Wer einen Termin übernimmt, steht direkt am Termin. Beim Einzeltermin wählst du den „Mitarbeiter“. Auf Wunsch kommt ein „Co-Mitarbeiter“ dazu. Bei Gruppen, Kursen und Veranstaltungen steht der Trainer an jedem einzelnen Termin, mit „Trainer“ und „Co-Trainer“. In der Kartei eines Kunden legst du im Reiter „Geschäftsdaten“ fest, wer ihn betreut. Danach richten sich zum Beispiel die Aufgaben und die Liste „Meine Tiere“.

Verfügbarkeiten für die Online-Buchung
Sollen Kunden online Termine bei Lea buchen, legst du eine Verfügbarkeit an: „Terminverwaltung“, „Verfügbarkeiten“, „Verfügbarkeit hinzufügen“. Du wählst die Mitarbeiterin, den Zeitraum, die Wochentage und die Uhrzeiten. Bestehende Termine und Urlaube zieht PetWorkers von selbst ab. Unter „Buchbare Leistungen“ legst du fest, was Kunden buchen können. Die Dauer kommt aus der Leistung.

Dienste planen
Für Schichten gibt es den Dienstplan. Er ist ein Zusatzmodul. Du schaltest ihn unter „System“, „Einstellungen“ bei den Modulen ein. Klicke links auf „Dienstplan“. Du siehst eine Woche: links die Mitarbeiter, daneben die Tage. Unter jedem Tag steht, wie viele Hunde in Tagesbetreuung und Pension angemeldet sind. So siehst du, wie viele Leute du brauchst. Damit du Zeiten nicht jedes Mal tippst, gibt es unter „Stammdaten“ die „Schichtvorlagen“. Hier der Frühdienst von 7 bis 13 Uhr. Klicke in Leas Zeile beim Montag auf das Plus. Mitarbeiterin und Datum sind schon eingetragen. Wähle bei „Vorlage“ den „Frühdienst“. Zeiten, Pause und Bereich kommen von selbst. Die Notiz sieht Lea. Der Status bleibt auf „Entwurf“, denn Entwürfe sieht nur das Büro. Klicke auf „Speichern & zurück“. Genauso planst du die übrigen Tage. Leas Schichten stehen jetzt als Entwurf im Plan. Überschneiden sich zwei Schichten oder hat Lea Urlaub, speichert PetWorkers nicht. Ist die Woche fertig, klicke auf „Veröffentlichen …“. Alle Entwürfe dieser Woche werden veröffentlicht, für alle Mitarbeiter. Mit diesem Haken bekommt jeder seine Woche per E-Mail. Ohne Haken geht keine Mail raus. Wir lassen ihn leer. Klicke auf „Bestätigen“. Die Schichten sind jetzt veröffentlicht. Ab sofort sieht Lea sie, sobald sie sich anmeldet. Ähnelt die nächste Woche dieser, übernimmst du sie mit „Vorwoche übernehmen“. Die Schichten kommen als Entwürfe herein. Im Terminplaner stehen die Dienste über den Terminen. So hast du beides im Blick.

Ist-Zeiten bestätigen
Hat eine Schicht begonnen, erscheint „Ist-Zeit bestätigen“. Damit hältst du fest, wie lange wirklich gearbeitet wurde. Trag Beginn, Ende und Pause ein. War die Person nicht da, setzt du den Haken bei „Nicht angetreten“. Dann klicke auf „Bestätigen“. An der Schicht steht jetzt die bestätigte Zeit, hier 6 Stunden. Mit dieser Zeit rechnet die Abrechnung. Die „Monatsübersicht“ zeigt je Mitarbeiter die Planstunden und die bestätigten Stunden. Eine Stempeluhr für Mitarbeiter gibt es nicht. Die Ist-Zeiten bestätigt das Büro.

Urlaub
Urlaube trägst du unter „Unternehmen“, „Urlaube“ ein. Ohne Mitarbeiter gilt der Eintrag als Betriebsschließung für alle. Deine Mitarbeiter können Urlaub auch selbst beantragen, im Profilmenü unter „Urlaube“. Du genehmigst oder lehnst ab, und beide Seiten bekommen automatisch eine E-Mail. Erst ein genehmigter Urlaub sperrt. Im Dienstplan ist an diesem Tag dann keine Schicht möglich.

Die Mitarbeiterabrechnung
Am Monatsende rechnest du ab. Öffne die Kartei, Reiter „Abrechnungen“. Wähle Monat und Jahr und klicke auf „Abrechnung erstellen“. Zuerst siehst du eine Vorschau. Noch ist nichts gespeichert. Bei Lea stehen die Schichten mit Stunden mal Stundenlohn. Noch nicht bestätigte Schichten zählen mit der Planzeit und bekommen einen Hinweis. Darunter folgen die Pauschale und die Prämie. Ganz unten steht die Summe. So sieht der Leistungsanteil bei Trainerin Jana Probe aus: jeder Termin mit Kunde, Tier, Leistung und Satz. Einzeltermine und Gruppenstunden zählen je Termin, egal wie viele Hunde dabei sind. Kurse und Veranstaltungen zählen je Buchung, im Monat des ersten Termins. Tagesbetreuung, Pension und DogWalk haben keinen festen Mitarbeiter und zählen deshalb nicht. Fehlt ein Leistungssatz, steht beim Termin „kein Leistungssatz hinterlegt“. Passt alles, setze den Haken „Diese Abrechnung festschreiben.“ und klicke auf „Abrechnung festschreiben“. Jetzt ändert sich die Abrechnung nicht mehr. War etwas falsch, nimmst du „Neu erstellen / ersetzen“. Die alte Fassung bleibt erhalten. Mit „PDF anzeigen“ bekommst du die Abrechnung als PDF für deine Unterlagen. „Per Mail versenden“ zeigt dir erst Empfänger, Betreff, Anhang und Text. Erst mit dem Haken und „Jetzt versenden“ geht die Mail an Lea. Wir schicken sie hier nicht ab. In der Kartei stehen alle Abrechnungen mit Fassung und Summe. Wichtig: Das ist keine Lohnabrechnung. Steuern und Sozialversicherung rechnet PetWorkers nicht aus.

Was die Mitarbeiterin sieht
So sieht es Lea nach der Anmeldung. Finanzen, Unternehmen, Leistungen und Einstellungen fehlen, weil sie dafür keine Rechte hat. Im Dienstplan sieht Lea nur ihre eigenen, veröffentlichten Schichten. Unter „Termine“ findet sie im Reiter „Eigene Termine“ alles, was ihr zugeordnet ist. Ihre Abrechnung sieht Lea im Programm nicht, die bekommt sie per E-Mail. Eine eigene Mitarbeiter-App gibt es nicht: Lea arbeitet im Browser.

Benachrichtigungen an Mitarbeiter
Mitarbeiter bekommen E-Mails nur in bestimmten Fällen. Beim Einzeltermin geht mit diesem Haken die Terminbestätigung an den Kunden, mit Kopie an Trainer und Co-Trainer. Bei Gruppen und Kursen informiert dieser Haken die Trainer über neue Online-Buchungen. Online gebuchte Einzeltermine meldet PetWorkers dem Mitarbeiter von selbst. Dienstplan, Abrechnung und Zugangsdaten verschickst du nur mit Haken. Anlegen, Ändern und Ausscheiden lösen keine E-Mail aus.

Ausscheiden und deaktivieren
Verlässt dich jemand, löschst du ihn nicht. Nimmst du nur den Haken „Mitarbeiter aktiv“ weg, kann er sich nicht mehr anmelden und belegt keinen Account. Seine Termine bleiben aber, wie sie sind. Besser ist der Knopf „Ausgeschieden …“ im Abschnitt „Zugang“. Auf der nächsten Seite stehen alle künftigen Termine, Reservierungen und Verfügbarkeiten. Hier zum Vergleich bei Jana Probe, die noch Termine hat. Wähle, wer sie übernimmt. PetWorkers besetzt dann alles auf einmal um. Laufende Verfügbarkeiten enden mit dem gestrigen Tag. Setze den Haken und klicke auf „Ausscheiden“. Bisherige Termine und Abrechnungen bleiben erhalten. In der Kartei steht jetzt „ausgeschieden“. Kommt jemand zurück, hakst du „Mitarbeiter aktiv“ wieder an, sofern dein Tarif noch Platz hat. Löschen dürfen nur Administratoren. Ein gelöschter Mitarbeiter liegt im Papierkorb unter „System“ und lässt sich dort wiederherstellen, ebenfalls nur mit freiem Platz im Tarif.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Kontakt mit Zugang und Gruppe anlegen, Mitarbeiterprofil dazu, Vergütung hinterlegen, Dienste planen, Ist-Zeiten bestätigen und jeden Monat abrechnen. Und wer geht, scheidet aus, statt gelöscht zu werden. Mehr Anleitungen findest du auf petworkers.software.