Tagesbetreuung & Pension

Die Tagesbetreuung (Hundetagesstätte) und die Pension (Übernachtbetreuung) sind die beiden Betreuungsmodule. Diese Seite führt durch beide: von der Online-Reservierung über Check-in und Check-out bis zur automatischen Abrechnung und Belegungsübersicht.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 5: Betreuungsgruppen (frühe Aufnahme)

1. Tagesbetreuung: Die fünf Reservierungsarten

Jede Reservierung hat eine Art, die über Bestätigungspflicht und Benachrichtigung entscheidet:

1. „Buchungsanfrage - ohne Benachrichtigung"
2. „Buchungsanfrage - mit Benachrichtigung"
3. „Reservierung - ohne Benachrichtigung" (Standard bei interner Anlage)
4. „Reservierung - mit einfacher Benachrichtigung"
5. „Reservierung - mit erweiterter Benachrichtigung"

Ob ein Kunde online sofort fest reserviert oder nur anfragt, steuert seine Kundengruppe: Ist dort „Direktreservierung Tagesbetreuung" aktiv, entsteht sofort eine bestätigte Reservierung — sonst eine Buchungsanfrage, die du bestätigst. Der Kunde sieht den Unterschied farblich: orange „Wir bearbeiten derzeit Ihre Reservierungsanfrage." gegenüber grün „Ist bestätigt reserviert."

2. Was der Kunde online buchen kann — die Steuerkette

Drei Ebenen bestimmen das Online-Angebot der Tagesbetreuung:

• Kontaktgruppe des Kunden: Sie braucht eine zugeordnete Betreuungs-Leistung und einen Betreuungsbereich (Felder „Kunden, die in dieser Kontaktgruppe sind, können online folgende Leistung für Tagesbetreuung buchen" und „Standard-Betreuungsbereich"). Ohne beides sieht der Kunde: „Derzeit sind keine Leistungen für Tagesbetreuung online buchbar. Bitte kontaktieren Sie uns für eine Buchung." Außerdem je Kontaktgruppe: „Vorlaufzeit für Buchungen (in Stunden)" und „Online-Stornierung vor Reservierungsdatum möglich (in Stunden)".
• Wochenplan der Leistung: An der Betreuungs-Leistung aktivierst du je Wochentag „Reservierungen und Reservierungsanfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich" und pflegst Betreuungs-, Check-in- und Check-out-Zeiten (Standard 06:30–19:00, Check-in bis 11:30, Check-out ab 13:30) sowie optional Abhol-/Bring-Back-Service. Deaktivierte Wochentage erscheinen im Portal gar nicht. Damit du nicht sieben Mal dasselbe tippst: Im Kästchen „Zeiten für alle Wochentage" oben im Formular trägst du die Zeiten einmal ein und überträgst sie mit „Für alle übernehmen" in alle Wochentage — leere Felder lassen die Zieltage unangetastet.
• Systemweite Grenzen (Einstellungen, Gruppe „Tagesbetreuung"): „Vorausbuchungen (in Tagen)" (Standard 90), „Maximale Tiere Tagesbetreuung" und „Maximale Tiere Tagesbetreuung + Pension" (je Standard 150) — bei Erreichen zeigt das Portal „Es sind keine freien Plätze mehr verfügbar." Optional: „Bring- und Abholzeiten für Kundenbuchungen anzeigen" blendet je Buchung Eingabefelder für individuelle Zeiten ein.

Feste Check-in- und Check-out-Zeiten: Mit dem Häkchen „Check-In und Check-Out Zeiten fixieren" (ebenfalls oben im Wochenplan der Leistung) machst du die Zeitfenster verbindlich. Die Onlinebuchung zeigt dann den Hinweistext an, den du zentral unter Einstellungen → Tagesbetreuung pflegst (er gilt für alle Leistungen; ein fertiger, anpassbarer Standardtext ist hinterlegt), und bietet als Bring- und Abholzeit nur noch Zeiten innerhalb der Check-in- bzw. Check-out-Fenster des jeweiligen Wochentags an (15-Minuten-Raster; das System prüft die Zeiten zusätzlich beim Absenden). Ohne das Häkchen bleiben die Zeitangaben wie bisher unverbindlich.

Die Buchung selbst: Kalenderansicht nach Wochen, je Tag eine Checkbox pro eigenem Hund, zwei Pflicht-Häkchen (Kosten/Buchungsbedingungen und Datenschutzerklärung), Button „Kostenpflichtig & verbindlich buchen". Doppelte Tage fängt das System ab: „Die Reservierung für … am … existiert bereits."

3. Abrechnung der Tagesbetreuung: die Vier-Stufen-Kaskade

Jede Reservierung sucht sich ihren Zahlweg automatisch in dieser Reihenfolge:

1. Abo des Hundes (Tagesbetreuungs-Abo mit Restkontingent im Monat),
2. Tagesbetreuungs-Stempelkarte des Kunden (Einheitenbedarf je Reservierung = Feld „Anzahl der Einheiten" in der Karte „Zahlung via Standard-Multipass" der Leistung),
3. Gruppen-Stempelkarte als Ersatz — nur wenn an der Leistung „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" eingeschaltet ist (mit eigener Einheitenzahl und Ziel-Kartenleistung),
4. Rechnung — als letzte Stufe entsteht immer eine Leistungsposition; eine Tagesbetreuungs-Reservierung scheitert nie an der Zahlweg-Suche.

Beim Storno wird passend rückabgewickelt: Abo-/Kartenverbrauch zurückgebucht, unberechnete Position gelöscht — und bei bereits abgeschlossener Rechnung entsteht automatisch eine Gutschrift („Gutschrift für stornierte Reservierung (Tagesbetreuung) am …").

4. Check-in und Check-out (das „Alphapad")

1. Tagesbetreuung → Check-in öffnet das Buchstabenraster A–Z: Tippe den Anfangsbuchstaben, erscheinen die heutigen Tiere als Foto-Kacheln (getrennt nach regulären Reservierungen und Quick-ins).
2. Ein Klick auf die Kachel checkt sofort ein. Drei Protokollfelder werden automatisch vorbefüllt: „Überbringer des Tieres" (Kontaktdaten des Halters), „Äußeres Erscheinungsbild" (Standardtext aus den Einstellungen, ab Werk: „Augenscheinlich keine Verletzungen, Erscheinungsbild ohne Auffälligkeiten.") und „Gesundheitszustand" (aus der Tierakte). Meldung: „Reservierung #… eingecheckt." Zusätzlich kannst du beim Check-in und Check-out optional ein Foto hochladen — es wird zur Reservierung gespeichert; die Aufnahmezeit wird aus den Bild-Metadaten übernommen und unter dem Foto angezeigt. Nachträglich verwaltest du die Fotos im „Erweiterten Check-in/Check-out" (hochladen, ersetzen, löschen). Der Kunde sieht seine Fotos auch im Kundenbereich samt Aufnahmezeit.
3. Der Check-out funktioniert identisch und ist erst nach erfolgtem Check-in möglich.
4. Check-in/Check-out sind reine Dokumentation — die Abrechnung ist zu diesem Zeitpunkt längst gelaufen (siehe Kaskade oben).
5. Quick-in: Spontanbesucher ohne Reservierung erfasst du über die Quick-in-Funktion; der Eintrag erscheint im Alphapad als eigene Kachelgruppe.
6. „Nicht genutzt": Nicht erschienene Hunde markierst du als „kostenpflichtig nicht genutzt" — die Liste dieser Fälle findest du unter „Nicht genutzt", am Eintrag erscheint ein roter Balken „Kostenpflichtig nicht genutzt".
7. Tagesübersicht: Tagesbetreuung → Tagesübersicht zeigt alle bestätigten Reservierungen eines Tages als Tabelle oder Arbeitsblätter — mit Bring-/Abholzeiten, Bereich, Leistung, Bemerkungen sowie dem Check-in- und dem Check-out-Foto nebeneinander (Klick öffnet die Großansicht). Bietet die Leistung am jeweiligen Wochentag Abholservice oder Bring-Back-Service an, steht das mit dabei. Über „Tagesübersicht (PDF)" druckst du die Liste als aufgeräumtes PDF, und das Schnellsuchfeld daneben filtert die Einträge schon beim Tippen — den gleichen Knopf und dieselbe Suche hat auch die Tagesübersicht der Pension.

5. Pension: Buchung anlegen

Das Formular „Pensionsbuchung" (Reiter „Buchung & Kosten"):

• Belegungsanzeige — der eingebettete Frei/Belegt-Kalender zeigt vor der Platzwahl die Auslastung.
• Tier, Von Datum (Bringtag), Ankunft (geplant), Bis Datum (Abholtag), Abholung (geplant) — die Eckdaten des Aufenthalts.
• Unterbringung — Auswahl „Areal – Unterbringung – Pensionsplatz". Mit der Einstellung „Nur freie Plätze in der Buchungsmaske anzeigen" bietet die Auswahl nur zur Tierart passende, im Zeitraum freie Plätze an und verhindert Doppelbelegungen; ohne sie (Standard) sind alle Plätze wählbar und Doppelbelegungen werden lediglich gemeldet.
• Bemerkungen / Mitgebrachte Gegenstände — Freitext.
• „Beim Speichern Buchungsbestätigung per Mail versenden" — verschickt die Bestätigung an den Kunden.
• Leistungen & Kosten: Pflicht ist die Leistung für die restlichen Unterbringungstage. Darunter stehen Leistung für Bringtag und Leistung für Abholtag — beide sind optional; lässt du eines der Felder leer, wird dieser Tag mit der Leistung der restlichen Unterbringungstage berechnet. Optional „Leistung für Anzahlung" mit Betrag (wird auf der Rechnung als bereits geleistete Anzahlung abgezogen).
• Reiter „Besondere Bedürfnisse": optionale Tages-Zusatzleistungen für spezielle Fütterung, Medikamentengabe (mit Freitext „Medikamente / Gabe / Dosierung") sowie 1. und 2. Gassi am Tag — jeweils mit dem Hinweis „Wird nicht automatisch für Bring- und Abholtage berechnet".
• „Leistung hinzufügen": beliebige weitere Positionen (Anzahl × Leistung) während des Aufenthalts.

6. Pensions-Rechnung auf Knopfdruck

Der Button „Rechnung verwalten" erzeugt die Rechnung automatisch (bzw. öffnet die bestehende). Jeder Tag des Aufenthalts bekommt eine Leistung: der erste Tag die Bringtag-Leistung, der letzte die Abholtag-Leistung, die Tage dazwischen die Leistung für die restlichen Unterbringungstage. Ist eines der beiden Felder leer, gilt für diesen Tag ebenfalls die Leistung der restlichen Unterbringungstage. Steht in mehreren Feldern dieselbe Leistung, erscheint sie als eine Position mit der Summe der Tage — Bring- und Abholtag werden dann nicht mehr gesondert ausgewiesen. Dazu kommen: minus Anzahlung, (Gesamttage − 2) × jede aktivierte Zusatzleistung, plus die manuell hinzugefügten Positionen. Auch ein Aufenthalt über einen einzigen Tag lässt sich so abrechnen.

7. Pensions-Check-in/-out und Löschen

• Je Buchung erscheinen in der Buchungsliste die Buttons „Check-In" und (danach) „Check-Out" — mit denselben drei Protokollfeldern wie in der Tagesbetreuung, zusätzlich optionalem Foto-Upload (das Bild erscheint später als Vorschau in der Übersicht; auch der Kunde im Kundenbereich sieht es samt Aufnahmezeit). Je zwei Schaltflächen: nur speichern oder „… und zur Rechnung wechseln".
• Ein überschrittener Abholtag ohne Check-out wird in der Übersicht rot markiert.
• Löschen: ohne Rechnung sofort; mit Entwurfs- oder stornierter Rechnung wird die Rechnung mitgelöscht; eine bereits abgeschlossene Buchung wird nicht gelöscht, sondern archiviert: „Buchung ist bereits abgerechnet und wurde archiviert."

8. Pensions-Anfragen aus dem Portal

• Das öffentliche Anfrageformular funktioniert auch ohne Kundenkonto (Gastanfrage): Kontaktdaten, Zeitraum, bis zu drei Tiere mit Name, Rasse, Geburtstag, Gewicht, Geschlecht, Kastration, Verträglichkeit und Aggressivität, Freitext — Erfolgsmeldung: „Die Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen. Vielen Dank, wir melden uns in Kürze!" Der Anfragende erhält die Bestätigungsmail aus den Einstellungen („Standardbetreff/Standardtext für Bestätigungsemails").
• Vorab können Besucher den öffentlichen Frei/Belegt-Kalender je Tierart einsehen (Einstellungen: „Kalenderansicht mit verfügbaren Tagen im Portal anzeigen", optional nur für freigeschaltete Kunden).
• Bearbeitung im Büro („Pensionsanfragen"): Das System ordnet Anfragen per E-Mail-Adresse automatisch bestehenden Kontakten zu und gleicht Tiere per Name ab (legt sie bei Bedarf an). Bei abweichenden Daten zeigt es die Gegenüberstellung „Gespeichert" vs. „Übermittelt" mit dem Button „Kundendaten mit Anfragedaten aktualisieren"; bei unbekannter Adresse: „Kontakt und Tiere automatisch aus Anfrage erstellen". Je Tier: „Einbuchen" (erzeugt die Pensionsbuchung) oder „Bearbeiten"; je Anfrage: „Löschen (ohne Nachricht)" oder „Ablehnen & Nachricht erstellen" (nutzt den „Standardtext für Absagemails").
• Im Kundenbereich (Reiter „Pension") sieht der Kunde seine Anfragen und Buchungen — ohne Online-Storno: Pensions-Stornierungen laufen immer über dich.

Storno durch den Kunden im Kundenportal

Der Kunde kann im Kundenportal selbst tätig werden — aber nur so weit, wie noch nichts verbindlich ist:

• Terminanfragen und Pensionsanfragen zieht er selbst zurück. Daran hängt nichts: der Termin wird sofort wieder frei und ist erneut buchbar.
• Gebuchte Einzeltermine und Pensionsaufenthalte storniert er nicht selbst. Er stellt eine Stornoanfrage. Sie erscheint bei dir unter Terminverwaltung → Anfragen beziehungsweise Pension → Anfragen. Bis du entscheidest, bleibt der Termin unverändert bestehen.

Bis wann angefragt werden darf, legst du fest:

• Einzeltermin und Terminfreigabe: Feld „Stornoanfragen möglich vor dem Termin (in Stunden)". Der Wert der Terminfreigabe wandert in den daraus gebuchten Termin.
• Pension: Einstellungen → Pension, „Stornoanfragen möglich vor der Anreise (in Stunden)".

Leer oder 0 bedeutet: keine Stornoanfrage möglich. Das ist die Voreinstellung — du entscheidest bewusst, wo du es erlaubst.

Drei Wege beim Entscheiden: „Stornieren" (beim Termin) beziehungsweise „Storno-Maske" (bei der Pension) führt die Stornierung aus. „Ablehnen" löscht nur die Anfrage, ohne dass der Kunde etwas erfährt. „Ablehnen & Nachricht" lehnt ab und öffnet das Nachrichtenfenster mit vorbereitetem Text — Datum und Zeitraum sind schon eingesetzt, verschickt wird erst mit deinem Klick. Den Wortlaut änderst du unter Marketing → Vorlagen („Nachricht: Stornoanfrage … abgelehnt").

Was beim Ausführen passiert: Bei einem Einzeltermin bucht das System den Termin aus und dreht die Zahlweise zurück — eine verbrauchte Stempelkarteneinheit wird gutgeschrieben, eine Rechnungsposition entfernt (solange die Rechnung noch offen ist), ein Abo-Kontingent zurückgegeben. Bei der Pension führt der Knopf in die gewohnte Storno-Maske, wo du Stornogebühr und Nachricht an den Kunden festlegst. Mit „Ablehnen" verschwindet nur die Anfrage; die Buchung bleibt.

Ist die Frist bereits vorbei, liest der Kunde in seiner Übersicht: „Die Stornofrist ist abgelaufen. Eine Stornierung war bis … möglich." Diesen Hinweis änderst du unter Einstellungen → Kundenbereich („Storno: Hinweis, wenn die Frist vorbei ist"). Dort steht ein Editor zur Verfügung — du kannst den Text formatieren und um deinen eigenen Zusatz ergänzen, etwa einen Verweis darauf, dass du in Härtefällen ansprechbar bist. Alle weiteren Storno-Texte stehen ebenfalls bei ihrer Einstellung: die der Pension unter Einstellungen → Pension, die der Einzeltermine unter Einstellungen → Terminfreigabe, Abo-Kündigung und Abo-Anfrage unter Einstellungen → Kundenbereich.

Kommt eine Stornoanfrage für einen Pensionsaufenthalt gar nicht mehr durch — weil die Frist vorbei ist oder du keine zugelassen hast —, liest der Kunde: „Für diesen Aufenthalt können wir eine Stornierung leider nicht mehr entgegennehmen." Mehr steht dort bewusst nicht: ob du in so einem Fall trotzdem mit dir reden lässt, entscheidest du und nicht die Software. Willst du ein Gesprächsangebot machen, schreib es selbst dazu — unter Einstellungen → Pension („Storno (Pension): Meldung, wenn keine Anfrage mehr möglich ist").

9. Plätze, Doppelbelegung und Belegungsübersicht

• Pensionsplätze (Stammdaten): Bezeichnung, Tierart, Unterbringung (Areal), Bemerkungen und das Häkchen „Für Verfügbarkeitsanzeige im Portal ignorieren" (für Plätze, die im öffentlichen Kalender nicht mitzählen sollen). Plätze mit Buchungen können nicht gelöscht, nur archiviert werden.
• Doppelbelegungen markiert die Belegungsübersicht orange. Die Einstellung „Überschneidende Doppelbelegungen … nicht melden" blendet den Sonderfall aus, dass Tier A am Abreisetag geht und Tier B am selben Tag denselben Platz bezieht.
• Die gemeinsame Belegungsübersicht zeigt Pension und Tagesbetreuung in einer Tabelle: je Tag die Gesamtzahl („P:" und „T:"), die Zeile „Neuzugänge / Abholungen" (grüner Pfeil = Bringtag, blauer Pfeil = Abholtag) und je Platz die belegenden Tiere (Hintergrund blau/rosa nach Geschlecht, orange bei Doppelbelegung). Ein Klick öffnet die Buchung. Filter: Pensionsbuchungen, Tagesreservierungen, „Free-Busy-Ansicht" (anonymisiert).

10. Fehlersuche

• „Kunde sieht keine Betreuungs-Buchung im Portal." Kontaktgruppe ohne Betreuungs-Leistung/-Bereich, Wochentag an der Leistung deaktiviert, Vorlaufzeit/Vorausbuchungsfenster nicht erfüllt, Tageslimit erreicht — oder der Kunde ist nicht für Buchungen freigeschaltet.
• „Reservierung wurde nicht aufs Abo gebucht." Abo-Monat fehlt (Verlängerung!), falsches Tier, falsche Leistung oder Kontingent erschöpft — Details auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".
• „Kunde kann online nicht stornieren." Die Storno-Frist der Kontaktgruppe ist überschritten oder nicht gepflegt; offene Anfragen sind dagegen immer stornierbar. Nach Änderungen am Leistungskatalog erscheint: „Diese Buchung kann nicht online storniert werden, da wir Änderungen an unserem Leistungskatalog vorgenommen haben …"

Bring- und Holzeiten der Pension

Die Bring- und Holzeiten erreichst du über Einstellungen → Pension mit dem Knopf „Bring- und Holzeiten einrichten". Dort legst du je Wochentag fest, wann Tiere gebracht und wann sie geholt werden können. Jeder Wochentag hat zwei Zeilen: In der ersten stehen Check-In (Bringen) von … bis … und Check-Out (Holen) von … bis …, in der zweiten je ein weiteres Zeitfenster für dieselbe Richtung — für Betriebe, die zum Beispiel vormittags und nachmittags annehmen. Jedes Fenster schaltest du einzeln an und aus; das zweite lässt du einfach abgeschaltet, wenn du es nicht brauchst. Im Anfrageformular stehen dann die Uhrzeiten aus beiden Fenstern zur Auswahl.

Ab Werk gilt: Montag bis Freitag bringen von 07:00 bis 10:00 und holen von 16:00 bis 19:00, samstags kürzer, sonntags geschlossen. Die zweiten Zeitfenster sind ab Werk abgeschaltet.

Unter „Was der Kunde als Bring- und Holzeiten liest" entscheidest du, was im Anfrageformular über dem Kalender steht. „Die oben eingestellten Zeiten anzeigen" setzt dort automatisch eine Zusammenfassung deiner Zeitfenster, etwa „Bringen: Mo–Fr 07:00–10:00 und 16:00–17:00 Uhr". „Eigenen Text anzeigen" zeigt stattdessen den Text, den du im Feld darunter schreibst; bleibt er leer, steht im Formular zu den Zeiten nichts. Hast du deine Zeiten noch nie gespeichert, ist der eigene Text vorausgewählt und leer — so behauptet das Formular keine Zeiten, die du gar nicht eingestellt hast. Auf den Kalender hat die Auswahl keinen Einfluss: Welche Tage und Uhrzeiten wählbar sind, kommt weiterhin aus den Zeitfenstern oben. Unter „So sehen es Ihre Kunden" siehst du gleich darunter, was der Kunde am Ende liest.

Brauchst du gar keine Uhrzeiten, kreuze auf derselben Seite unter „Uhrzeiten" die Option „Uhrzeitangaben deaktivieren" an. Dann fragt das Anfrageformular weder eine Bring- noch eine Holzeit ab und zeigt auch den Kasten mit den Zeiten nicht. An welchen Wochentagen gebracht und geholt werden kann, gilt weiterhin — nur die Uhrzeit fragt niemand mehr ab. Alles Weitere auf dieser Seite bleibt dann wirkungslos, auch die festen Zeiten.

Mit der Option „Feste Zeiten" auf derselben Seite machst du die Bring- und Holzeit für den Kunden verpflichtend: Er muss dann bei der Anfrage eine Zeit angeben, und zwar nur innerhalb deiner Fenster. Den erklärenden Hinweis dazu formulierst du gleich darunter im Textfeld.

Diese Zeiten wirken direkt im Anfrageformular. Der Kunde wählt seinen Zeitraum in einem Kalender mit zwei Monaten: ein Klick setzt den Anreisetag, der zweite den Abreisetag. Anreise und Abreise kann er auch direkt in die Datumsfelder eintippen. Tage ohne Check-In lassen sich nicht als Anreisetag wählen, Tage ohne Check-Out nicht als Abreisetag; vergangene Tage sind ausgegraut. Darunter wählt der Kunde die gewünschte Bring- und Holzeit aus den Zeiten des jeweiligen Tages.

Deine Sperrzeiten gelten hier ebenfalls. Was du unter Terminverwaltung → Sperrzeiten als Betriebsschließung oder Urlaub einträgst, erscheint im Kalender dunkelrot und ist nicht auswählbar — weder als Anreise- noch als Abholtag. Auch ein Aufenthalt, der über eine Schließung hinweglaufen würde, wird abgewiesen. Das gilt unabhängig davon, ob du die Belegungsanzeige eingeschaltet hast.

Hast du unter Einstellungen → Pension die Belegungsanzeige eingeschaltet, färbt der Kalender zusätzlich die Tage ein: grün für freie Plätze, rot für ausgebucht. So sieht der Kunde auf einen Blick, wann noch Platz ist.

Tage in den Schulferien sind immer rot unterstrichen — unabhängig davon, ob die Belegungsanzeige eingeschaltet ist.

Beim Einbuchen einer Anfrage stehen beide Zeiten gleich in der Buchung („geplante Anreisezeit" / „geplante Abreisezeit"). Ist keine Zeit verlangt und hat der Kunde keine gewählt, bleibt das Feld leer und die Zeit wird wie bisher abgesprochen.