Gruppen & Kurse

Gruppen und Kurse sind die beiden Angebotsformen der Hundeschule. Der Unterschied ist wichtig: Bei einer Gruppe meldet sich der Kunde für jeden Termin einzeln an und zahlt nur die Stunden, zu denen er angemeldet ist. Bei einem Kurs meldet er sich einmal für den ganzen Kurs an und zahlt einmal den Kurspreis. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du beides anlegst, Termine planst, Teilnehmer ein- und austrägst, absagst, archivierst, die Warteliste nutzt und deine Kunden online buchen und stornieren lässt.

Video-Anleitung: Tutorial 3: Gruppe mit Einzelleistung verknüpfen — ab Min. 16:42

Gruppe oder Kurs — was passt?

• Gruppe: laufendes Angebot mit wiederkehrenden Terminen, zum Beispiel die Welpengruppe jeden Samstag. Abgerechnet wird je Termin — per Abo, Stempelkarte oder Rechnung.
• Kurs: abgeschlossenes Paket mit festen Terminen und einem Gesamtpreis, zum Beispiel ein Grundgehorsamskurs mit acht Terminen oder ein Wochenend-Workshop. Abgerechnet wird einmal — per Gruppen-Stempelkarte oder Rechnung.

Beide brauchen vorher eine Leistung (den Preis). Wie du Leistungen anlegst, steht auf der Seite Leistungen anlegen.

Eine Gruppe anlegen

1. Klicke im Menü auf Hundeschule → Gruppen.
2. Klicke auf Gruppe hinzufügen.
3. Trage im Abschnitt Basisdaten einen Namen ein und wähle Thema, Trainingskategorie und Teilnahmeart (siehe unten).
4. Wähle die Leistung, die pro Gruppenstunde berechnet wird, und prüfe den Faktor / Anzahl der Einheiten pro Gruppenstunde.
5. Setze den Haken Die Gruppe ist aktiv und trage die Maximale Anzahl Teilnehmer ein.
6. Prüfe im Abschnitt Zahlungsmethoden, welche Zahlwege erlaubt sind.
7. Klicke auf Speichern. Erst danach kannst du Termine, Kontaktgruppen und Dauerbucher hinzufügen.

In der Gruppenübersicht stehen je Gruppe drei Symbole: Alle Termine (Kalender-Symbol) öffnet die Terminliste der Gruppe, der Stift öffnet das Gruppenformular, das Löschsymbol sagt die Gruppe ab (siehe unten). Über das Suchfeld findest du eine Gruppe schnell.

Die Felder der Basisdaten

• Name — so heißt die Gruppe intern und im Kundenbereich.
• Thema — liefert Titel, Teaser und Bild für die öffentliche Gruppenseite.
• Trainingskategorie — ordnet die Gruppe in Listen und Filtern ein.
• Teilnahmeart — „Offene Gruppe" oder „Geschlossene Gruppe". In einer offenen Gruppe kann sich jeder zugelassene Kunde für jeden einzelnen Termin anmelden. In einer geschlossenen Gruppe buchen nur die festen Mitglieder; Mitglied wird ein Tier automatisch mit seiner ersten Buchung, solange die Höchstzahl nicht erreicht ist. Danach liest der Kunde: „Für die geschlossene Gruppe sind keine Anmeldungen mehr möglich."
• Leistung — die Leistung, die pro Gruppenstunde berechnet wird. Angeboten werden nur einfache Leistungen der Art „Gruppenstunden" mit einer Einheit, keine Stempelkarten. Nach dem Anlegen lässt sie sich nicht mehr ändern. Über diese Leistung findet PetWorkers auch das passende Abo oder die passende Stempelkarte des Kunden.
• Faktor / Anzahl der Einheiten pro Gruppenstunde — Standard ist 1. Bei 1,5 (Doppelstunde) wird je Termin das 1,5-Fache berechnet bzw. vom Abo oder der Stempelkarte abgezogen. Auch der Faktor lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
• Preis/Grundpreisangabe überschreiben und Alternative Kostenangabe — ersetzen die automatische Preisangabe auf der Website durch deinen eigenen Text.
• Die Gruppe ist aktiv — nur aktive Gruppen stehen in der öffentlichen Liste. Bucht ein Mitarbeiter in eine inaktive Gruppe, weist PetWorkers darauf hin, bucht aber trotzdem.
• Maximale Anzahl Teilnehmer — in einer offenen Gruppe ist das die Vorgabe für jeden neuen Termin; jeder Termin hat sein eigenes Limit (siehe unten). In einer geschlossenen Gruppe gilt die Zahl außerdem für die Mitglieder insgesamt. Ab Werk steht hier 8, mindestens 1. Änderst du die Zahl, übernehmen alle zukünftigen Termine mit dem bisherigen Wert die neue. Termine mit abweichendem Limit bleiben, wie sie sind. Hätte ein Termin mehr aktive Anmeldungen als das neue Limit, bleibt er ebenfalls unverändert; PetWorkers nennt ihn dir nach dem Speichern.
• Gruppe archivieren — nimmt die Gruppe aus der Übersicht, ohne Buchungen oder Rechnungen zu löschen. Archivierte Gruppen findest du oben über Archiv. Mehr dazu unten unter „Archivieren".
• Notizen zum Training und Sonstige Notizen (Abschnitt Interne Vermerke) — nur für dich und dein Team.
• Anzeigereihenfolge (Abschnitt Optionen) — bestimmt die Sortierung in der Gruppenliste.

Zahlungsmethoden

Drei Haken legen fest, womit Termine dieser Gruppe bezahlt werden dürfen: Einzelbuchung (auf Rechnung), Abonnement und Multipass. Ab Werk sind alle drei an. Bei jeder Buchung prüft PetWorkers selbstständig in dieser Reihenfolge: zuerst ein passendes Abo, dann eine Stempelkarte, zuletzt die Rechnung. Nimmst du alle drei Haken heraus, schaltet PetWorkers beim Speichern die Einzelbuchung wieder ein.

Wie die Suche im Einzelnen funktioniert und was du tust, wenn ein Termin nicht aufs Abo gebucht wurde, steht auf der Seite Abo, Stempelkarte oder Rechnung?. Abos und Stempelkarten selbst erklären die Seiten Abonnements und Stempelkarten (Multipässe).

Gruppentermine anlegen

1. Öffne die Gruppe über das Stift-Symbol in der Gruppenübersicht.
2. Scrolle zum Abschnitt Anstehende Gruppentermine und klicke auf Termin hinzufügen.
3. Trage Beginnt am/um, Ort, Dauer (Minuten) (ab Werk 60), Maximale Anzahl Teilnehmer (dieser Termin) (vorbelegt mit dem Wert der Gruppe, mindestens 1), Trainer und bei Bedarf Co-Trainer ein. Oben im Formular siehst du die Aktuellen Sperrzeiten, damit du nicht in einen Urlaub planst.
4. Prüfe Anmeldeschluss (in Stunden vor Beginn) (ab Werk 48) und Online-Absage möglich vor dem Termin (in Stunden): (ab Werk 48). Nach dem Anmeldeschluss liest der Kunde „Anmeldeschluss überschritten. Anmeldung nicht möglich." — du selbst kannst weiterhin eintragen.
5. Optional: Beschreibe unter Informationen für den Kunden, worum es in dieser Stunde im Speziellen geht den Fokus der Stunde oder wähle eine Lektion. Trainingsnotizen für den Kunden sieht der Kunde im Kundenbereich.
6. Optional im Abschnitt Fahrtenbuch: Fahrzeug, Entfernung Hinweg / KM (optional) und Entfernung Rückweg / KM (optional).
7. Wähle unter Benachrichtigungen, wer über den neuen Termin informiert wird: „Keine Benachrichtigung versenden", „Alle Anmeldungen benachrichtigen" (alle Mitglieder der Gruppe) oder „Anmeldungen dieses Termins benachrichtigen". Ein Text unter Kundenbemerkungen (für E-Mail-Benachrichtigung) steht mit in der Mail. Die Auswahl gilt nur für dieses eine Speichern und wird nicht gespeichert.
8. Soll der Termin jede Woche wiederkehren, lege eine Terminserie an: Setze „Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen", trage die Anzahl Wochen ein (höchstens 52, gerechnet ab dem Termindatum), hake die Wochentage an und kreuze bei Bedarf „Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren." an. Ohne diesen Haken lässt PetWorkers Tage aus, an denen eine Betriebsschließung oder eine Sperrzeit des Trainers liegt (Sperrzeiten des Co-Trainers zählen nicht).
9. Klicke auf Speichern. Dauerbucher der Gruppe werden dabei in den neuen Termin und alle Termine der Serie eingebucht.

Um einen Termin zu ändern, öffne seine Teilnehmerseite und klicke auf Termin bearbeiten. Auch hier entscheidest du unter Benachrichtigungen, ob die Kunden eine Mail über die Änderung bekommen. Beim Bearbeiten steht dort immer „Benachrichtigungseinstellung wählen". Lässt du das so, geht keine Mail raus.

Über Maximale Anzahl Teilnehmer (dieser Termin) gibst du einem einzelnen Termin mehr oder weniger Plätze, etwa wenn ein zweiter Trainer dabei ist. Eine Terminserie übernimmt das Limit des ersten Termins.

Gruppen verlängern: einen ganzen Monat kopieren

Dieses Werkzeug dürfen nur Administratoren nutzen.

1. Klicke in Hundeschule → Gruppen auf Gruppen verlängern.
2. Wähle im Kasten Einstellungen den Quellmonat (vorbelegt: der laufende Monat) und den Zielmonat (vorbelegt: der nächste Monat), jeweils mit Monat und Jahr. Der Zielmonat muss nach dem Quellmonat liegen.
3. Hake im Kasten Gruppen die Gruppen an, die verlängert werden sollen. Das Kästchen im Tabellenkopf wählt alle aus. Archivierte Gruppen stehen hier nicht.
4. Klicke auf Termine verlängern. Je Gruppe meldet PetWorkers, wie viele Termine erstellt wurden.

So rechnet das Werkzeug: Ein Termin am zweiten Dienstag des Quellmonats wird zum zweiten Dienstag des Zielmonats, mit derselben Uhrzeit, demselben Ort, denselben Trainern, derselben Dauer, denselben Fristen und demselben Fokus bzw. derselben Lektion. Gibt es einen fünften Wochentag im Zielmonat nicht, entfällt dieser Termin. Steht zur selben Zeit schon ein Termin der Gruppe, legt PetWorkers ihn nicht doppelt an. Dauerbucher werden eingebucht.

Teilnehmer an- und abmelden

Jeder Termin hat eine eigene Teilnehmerseite. Du erreichst sie, indem du in der Gruppenübersicht auf das Datum des Termins klickst.

Oben stehen die Knöpfe Gruppenübersicht, Gruppe, Termin absagen, Termin bearbeiten und Buchung hinzufügen. Darunter der Kasten Aktive Anmeldungen und der Kasten Warteliste mit der Zahl der Wartenden.

Einen Kunden eintragen

1. Öffne die Teilnehmerseite des Termins.
2. Klicke auf Buchung hinzufügen.
3. Wähle unter Tier auswählen das Tier.
4. Setze Benachrichtigung versenden, wenn der Kunde eine Anmeldebestätigung bekommen soll.
5. Setze Kundenstorno für diese Buchung blockieren, wenn der Kunde diese Buchung nicht selbst online stornieren darf.
6. Klicke auf Speichern. PetWorkers sucht jetzt den Zahlweg (Abo, Stempelkarte oder Rechnung) und trägt das Tier bei Bedarf als Gruppenmitglied ein.

Ist der Termin voll und die Warteliste eingeschaltet, landet die Buchung auf der Warteliste. Ist die Warteliste aus, lehnt PetWorkers die Buchung mit „Maximale Teilnehmerzahl erreicht." ab — auch für dich. Für mehrere Termine auf einmal nimmst du im Gruppenformular, Abschnitt Anstehende Gruppentermine, den Knopf Buchung(en) hinzufügen.

Weitere Meldungen beim Eintragen:

• „Diese Buchung wurde bereits vorgenommen." — das Tier ist für diesen Termin schon eingetragen.
• „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden. Die Buchung wurde nicht durchgeführt." — an der Gruppe ist die Einzelbuchung aus, und weder Abo noch Stempelkarte reichen.
• „Die Warteliste ist deaktiviert. Bitte vorhandene Wartende zuerst bearbeiten." — es stehen noch Wartende auf der Liste, obwohl du die Warteschlange ausgeschaltet hast.

Einen Kunden austragen

1. Öffne die Teilnehmerseite des Termins.
2. Klicke in der Zeile der Buchung auf das graue Kreuz-Symbol (Austragen).
3. Es öffnet sich das Fenster Teilnehmer austragen. Setze Diesen Kunden benachrichtigen., wenn der Kunde eine Stornobestätigung bekommen soll. Dieselbe Auswahl gilt für einen Nachrücker, falls die Gruppe freie Plätze automatisch auffüllt.
4. Klicke auf Teilnehmer austragen.

Was dann mit der Bezahlung passiert, regelt PetWorkers selbst: Eine Abo-Einheit wird zurückgegeben, eine Stempelkarten-Einheit gutgeschrieben, eine noch nicht abgerechnete Rechnungsposition gelöscht. Ist die Rechnung schon abgeschlossen, entsteht eine Gutschrift („Gutschrift für nicht wahrgenommene Teilnahme am …").

Anwesenheit

Einen Anwesenheits-Haken gibt es in Classic nicht. Abgerechnet wird mit der Anmeldung, nicht mit dem Erscheinen. Wer ohne Absage nicht kommt, bleibt gebucht und bezahlt. Möchtest du die Stunde nicht berechnen, trägst du den Kunden aus — dann greift die Rückbuchung wie oben beschrieben. Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate gibt es ebenfalls nicht als Funktion.

So sagst du einen Gruppentermin ab

Vor der Absage zeigt PetWorkers die Folgen (die Vorschau). Erst ein fester Satz löst die Absage aus.

1. Öffne die Teilnehmerseite des Termins. Klicke dazu unter Hundeschule → Gruppen auf das Datum des Termins.
2. Klicke auf den gelben Knopf „Termin absagen". Das Fenster „Termin absagen" öffnet sich.

   

3. Lies den roten Kasten oben: „Achtung: Diese Absage betrifft auch Teilnahmen und Abrechnungsdaten."
4. Klicke auf den runden Auswahlknopf „Nur künftige Termine absagen". Das ist der Normalfall für einen Termin, der noch nicht begonnen hat.

   

5. Lies die Vorschau darunter: entfernte Termine, betroffene Buchungen und Kunden, Rechnungspositionen, Gutschriften, Stempelkarten-Einheiten und Mail-Empfänger. Einen Termin, der schon begonnen hat, sagst du nur mit „Alle Termine entfernen" ab.
6. Tippe in das Feld unter „Gib exakt folgenden Satz ein:" genau: „Ich bestätige, dass ich das verstanden habe."

   

7. Kreuze an, wer eine Mail bekommt: „Kunden, die sich für diesen Termin angemeldet haben benachrichtigen." oder „Alle Kunden, die sich für diese Gruppe angemeldet haben benachrichtigen." Ohne Haken geht keine Mail raus.
8. Klicke auf den blauen Knopf Termin absagen.

So siehst du, dass es geklappt hat: Das Formular der Gruppe öffnet sich. Die Meldung endet mit „Termin für Gruppe … am … abgesagt."

Den Ablauf mit allen Meldungen zeigt die Seite Gruppentermin absagen.

Beim Absagen eines Termins werden alle Buchungen dieses Termins storniert — auch die auf der Warteliste — und Abo, Stempelkarte oder Rechnung wie beim Austragen zurückgebucht. Die Stornomails je Buchung gehen dabei nicht raus; informiert werden die Kunden nur über die angekreuzte Absage-Mail.

Die ganze Gruppe absagen

Eine ganze Gruppe sagst du über das Löschen in der Gruppenübersicht ab (Titel des Fensters: „Gruppe absagen"). Dort entscheidest du mit „Gruppenteilnehmer benachrichtigen.", ob alle Teilnehmer eine Mail bekommen. Bestätige mit Gruppe absagen.

Abgesagt werden nur die Termine, die noch nicht begonnen haben, mit allen ihren Buchungen. Für diese Buchungen wird die Bezahlung zurückgedreht: Abo und Stempelkarte bekommen ihre Einheiten zurück, noch nicht berechnete Positionen werden gelöscht, und für bereits berechnete Teilnahmen erstellt PetWorkers Gutschriften („Gutschrift für nicht wahrgenommene Teilnahme am …"). Vergangene Termine bleiben mit ihren Buchungen und Abrechnungen unverändert.

• Hat die Gruppe keine vergangenen Termine, wird sie gelöscht. PetWorkers meldet „Gruppe abgesagt."
• Hat sie vergangene Termine, wird sie archiviert und auf nicht aktiv gesetzt. PetWorkers meldet „Gruppe abgesagt: künftige Termine abgesagt, vergangene Termine bleiben unverändert, die Gruppe wurde archiviert." Du findest sie danach in der Gruppenübersicht über Archiv.

Gruppen und Kurse archivieren

Archivieren räumt die Übersicht auf, ohne etwas zu löschen. So geht's:

1. Öffne die Gruppe bzw. den Kurs über den Stift.
2. Setze den Haken Gruppe archivieren bzw. Kurs archivieren und speichere.

• Beim Speichern nimmt PetWorkers automatisch den Haken Die Gruppe ist aktiv bzw. Der Kurs ist aktiv heraus. Das Angebot verschwindet damit aus der öffentlichen Liste und kann nicht mehr gebucht werden.
• Buchungen, Termine und Rechnungen bleiben erhalten.
• Archivierte Gruppen und Kurse findest du in der Übersicht oben über Archiv („Sie befinden sich im Archiv."). Mit Aktiv kommst du zurück zur normalen Liste.
• Aus dem Archiv holen: Öffne das Angebot im Archiv, nimm den Haken „… archivieren" heraus, setze „… ist aktiv" wieder und speichere. Beide Haken musst du selbst setzen.
• Gruppen im Archiv bietet Gruppen verlängern nicht an.

Die Warteliste

Die Warteliste gibt es nur für offene Gruppen. In einer geschlossenen Gruppe ist nach Erreichen der Höchstzahl keine Buchung mehr möglich, bis ein Platz frei wird.

1. Öffne die Gruppe und scrolle zum Abschnitt Warteschlange.
2. Setze Warteschlange für Anmeldungen aktivieren. Ist ein Termin voll, bekommt der Kunde dann einen Wartelistenplatz statt einer Absage: „Buchung erfolgt auf Warteliste. Ihre Position lautet …"
3. Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail.
4. Klicke auf Speichern.

Ohne den zweiten Haken rückt niemand von selbst nach — dann holst du Wartende selbst nach, siehe unten.

Alles zur Warteliste — manuelles Nachrücken mit oder ohne Benachrichtigung, die Knöpfe „Automatisch nachrücken …", „Auf Warteliste setzen" und die Warnung über die rote Glocke — erklärt die Seite Wartelisten: nachrücken, auffüllen, aufräumen.

Dauerbucher

Im Abschnitt Dauerbucher wählst du Tiere aus, die bei jedem neu angelegten Termin automatisch eingebucht werden. Außerdem kannst du Buchungen für einen festen Zeitraum anlegen, die der Kunde nicht selbst stornieren kann — so bildest du zum Beispiel fortlaufende Kurse über eine Gruppe ab. Je Dauerbucher wählst du, ob bestehende Termine mit eingebucht werden, ob der Kunde benachrichtigt wird, ob der Kundenstorno blockiert ist und bis wann die Dauerbuchung gilt.

1. Speichere die Gruppe und klicke im Abschnitt Dauerbucher auf Dauerbucher hinzufügen.
2. Wähle unter Tier auswählen das Tier.
3. Optional: Automatische Buchungen beenden zum — nach diesem Datum wird das Tier nicht mehr eingebucht.
4. Für schon angelegte Termine: In alle derzeit verfügbaren Termine ab dem heutigen Datum einbuchen., dazu bei Bedarf Buchungsbenachrichtigungen für aktuellen Vorgang versenden und Kundenstorno für existierende Termine blockieren.
5. Für künftige Termine: Kundenstorno für zukünftige angelegte Termine blockieren. und Buchungsbenachrichtigungen beim automatischen Einbuchen versenden.
6. Klicke auf Speichern.

Eingebucht wird ein Dauerbucher, wenn du einen Termin oder eine Terminserie anlegst und wenn du Gruppen verlängern nutzt. Jede Dauerbuchung läuft durch die normale Zahlweiche (Abo, Stempelkarte, Rechnung). In der Liste der Dauerbucher beendest du einen Eintrag mit dem Symbol Dauerbucher löschen/deaktivieren; mit Reaktivieren / manuell buchen startest du ihn wieder.

Sichtbarkeit einschränken

Im Abschnitt Eingeschränktes Publikum legst du fest, wer eine Gruppe sieht und buchen darf.

1. Setze Sichtbarkeit sowie Freigabe für Buchungen auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken.
2. Speichere die Gruppe und füge unter Kontaktgruppen die erlaubten Kontaktgruppen hinzu.
3. Setze je Kontaktgruppe Buchung freigeschaltet, wenn ihre Mitglieder auch buchen dürfen. Ohne diesen Haken sehen sie die Gruppe, lesen statt des Buchen-Knopfs aber: „Diese Gruppe ist für Sie nicht online buchbar." In der Gruppenliste steht dann „Buchung auf Anfrage".
4. Optional: Sichtbarkeitseinschränkung überschreiben und immer anzeigen (auch öffentlich) zeigt die Gruppe allen als Werbung; buchen dürfen weiterhin nur die freigeschalteten Kontaktgruppen.

Als Administrator siehst du auf der Website auch eingeschränkte Gruppen immer.

Einen Kurs anlegen

Kurse verwaltest du unter Hundeschule → Kurse. Das Formular sieht aus wie das der Gruppe, mit ein paar wichtigen Unterschieden.

1. Klicke im Menü auf Hundeschule → Kurse und dann auf Kurs hinzufügen.
2. Trage Name, Thema und optional Trainingskategorie ein.
3. Wähle die Leistung. Ihr Preis gilt einmal für den ganzen Kurs, nicht je Termin. Angeboten werden Leistungen der Art „Kurse". Nach dem Speichern lässt sich die Leistung nicht mehr ändern.
4. Trage den Anmeldeschluss ein — ein festes Datum mit Uhrzeit. Danach verschwindet die Buchungsmöglichkeit aus dem Kundenbereich.
5. Trage Online-Absage möglich bis ein — ebenfalls ein festes Datum.
6. Setze Der Kurs ist aktiv und die Maximale Anzahl Teilnehmer (ab Werk 8, mindestens 1).
7. Optional: Setze Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren, trage die Anzahl der Einheiten ein (ab Werk 3) und wähle die Leistung der Stempelkarte. Dann wird zuerst eine passende Stempelkarte belastet, deren Restguthaben für die Einheiten reicht; hat der Kunde keine solche Karte, entsteht die Rechnungsposition für den Kurs. Ein Abo gibt es bei Kursen nicht. Die Leistung für die Stempelkarte lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.
8. Klicke auf Speichern.
9. Füge im Abschnitt Kurstermine über Kurstermin hinzufügen alle Termine hinzu: Beginnt am/um, Ort, Dauer (Minuten) (ab Werk 60), Trainer, Co-Trainer, dazu bei Bedarf Fokus der Stunde, Trainingsnotizen für den Kunden und interne Notizen.

Fehlt ein Anmeldeschluss oder eine Abmeldefrist, zeigt die Kursübersicht das rot an („Kein Anmeldeschluss konfiguriert!" bzw. „Kein Abmeldefrist konfiguriert!"). Hat ein Kurs keine kommenden Termine mehr, steht dort „Keine aktuellen Termine".

Auch Kurstermine kennen eine Terminserie (wie bei den Gruppen: Anzahl Wochen, Wochentage, Sperrzeiten ignorieren) und den Abschnitt Fahrtenbuch. Mit Teilnehmer beim Speichern benachrichtigen bekommen alle Kursteilnehmer eine Mail über den neuen oder geänderten Termin. Der Haken ist beim Bearbeiten nie vorausgewählt; ohne Haken verschickt das Speichern nichts.

Warteliste und eingeschränktes Publikum funktionieren wie bei den Gruppen. Unterschiede: Beim Kurs heißt der Haken „Sichtbarkeit auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken", und es gibt keine Option „immer anzeigen". Die Warteliste gilt für den ganzen Kurs, nicht je Termin; sie steht im Kursformular im Abschnitt Warteliste.

Kursteilnehmer eintragen und austragen

1. Öffne den Kurs und scrolle zum Abschnitt Teilnehmer.
2. Klicke auf Teilnehmerbuchung hinzufügen, wähle unter Tier auswählen das Tier und setze bei Bedarf Benachrichtigung versenden.
3. Klicke auf Speichern. Zum Austragen klickst du in der Zeile des Teilnehmers auf das graue Kreuz-Symbol.

Beim Austragen öffnet sich das Fenster Teilnahme stornieren. Mit Diesen Kunden benachrichtigen. bekommt der Kunde die Stornobestätigung; bestätige mit Teilnahme stornieren. Wie bei den Gruppen kannst du auch nach dem Anmeldeschluss noch eintragen; ist der Kurs voll und die Warteliste aus, lehnt PetWorkers mit „Maximale Teilnehmerzahl erreicht." ab.

Wird eine Kursbuchung storniert, nachdem die Rechnung abgeschlossen ist, erstellt PetWorkers automatisch eine Gutschrift über den Betrag, der noch nicht gutgeschrieben ist — als eine Position mit Menge 1. Ist die Position schon voll gutgeschrieben, entsteht keine weitere.

Einen Kurstermin oder den ganzen Kurs absagen

• Kurstermin absagen: in der Liste der Kurstermine über das Löschsymbol. Mit „Kursteilnehmer benachrichtigen." bekommen alle Teilnehmer mit Platz die Mail „Kurse: Absage eines Kurstermins" (nicht die Wartenden und nicht stornierte Buchungen). Der Termin wird entfernt; die Kursbuchungen bleiben bestehen, es wird nichts zurückgebucht.
• Kurs absagen: in der Kursübersicht über das Löschsymbol („Datensatz löschen"). Ablauf siehe unten.

So sagst du einen ganzen Kurs ab

1. Klicke im Menü auf Hundeschule → Kurse.
2. Klicke in der Zeile des Kurses auf den Papierkorb („Datensatz löschen"). Das Fenster „Kurs absagen" öffnet sich.

   

3. Lies den roten Kasten: „Achtung: Diese Absage betrifft auch Teilnahmen und Abrechnungsdaten."
4. Wähle eine der zwei Möglichkeiten. Unter jeder steht ihre Vorschau.
   • „Nur künftige Termine absagen" — Hat der Kurs schon begonnen, entfallen nur die künftigen Termine. Vergangene Termine, Teilnahmen und die Kursrechnung bleiben, wie sie sind. Der Kurs wird archiviert (ausgeblendet, nicht gelöscht). Eine Teilgutschrift gibt es nicht; eine Erstattung machst du bei Bedarf selbst. Hat der Kurs noch nicht begonnen, entfällt er ganz.
   • „Alle Termine entfernen" — Alle Termine entfallen. Alle Buchungen werden storniert, auch Warteliste und vergangene Teilnahmen. Stempelkarten bekommen ihre Einheiten zurück. Noch nicht berechnete Positionen werden gelöscht. Für schon berechnete entsteht eine Gutschrift über den offenen Betrag. Der Kurs wird entfernt.

   

5. Tippe in das Feld unter „Gib exakt folgenden Satz ein:" genau: „Ich bestätige, dass ich das verstanden habe."
6. Setze bei Bedarf den Haken „Kursteilnehmer benachrichtigen." Dann bekommen die gebuchten Kunden die Mail „Kurse: Absage eines Kurses". Das gilt auch bei „Nur künftige Termine absagen".
7. Klicke auf den blauen Knopf „Kurs absagen". Mit „Abbrechen" gehst du ohne Änderung zurück.

   

So siehst du, dass es geklappt hat: Die Kursübersicht öffnet sich. Die Meldung endet mit „Kurs … abgesagt." Bei einer Teilabsage beginnt sie mit „Künftige Kurstermine abgesagt. Vergangene Termine, Buchungen und Kursabrechnung bleiben unverändert; der Kurs wurde archiviert." Den archivierten Kurs findest du über Archiv.

• Problem: „Absage nicht bestätigt. Es wurde nichts geändert. …" — Ursache: Satz nicht genau getippt, keine Möglichkeit gewählt oder Fenster länger als 30 Minuten offen. — Lösung: Absage neu öffnen und den Satz genau abtippen.
• Problem: „Die Termine, Buchungen oder Abrechnungsdaten haben sich geändert. Es wurde nichts geändert. …" — Ursache: In der Zwischenzeit hat sich etwas geändert, etwa eine neue Buchung. — Lösung: Absage neu öffnen und die Vorschau neu prüfen.

Abgesagte Kurstermine und abgesagte Kurse erscheinen nicht mehr auf der öffentlichen Kursseite, in der Kursübersicht, in der Terminliste des Dashboards und im Kundenbereich.

Wann der Kunde online stornieren kann

Nach dem Datum unter „Online-Absage möglich bis" liest der Kunde: „Diese Buchung kann nicht mehr online storniert werden. Ende der Stornofrist war … Uhr." Außerdem endet das Online-Storno immer mit dem ersten Kurstermin, auch wenn das eingetragene Datum später liegt. Der Kunde liest dann: „Dieser Kurs hat am … begonnen. Eine Online-Stornierung ist nicht mehr möglich." Grund: Beim Online-Storno schreibt PetWorkers den vollen Kursbetrag gut — ob das nach Kursbeginn passieren soll, entscheidest du. Wer nur auf der Warteliste steht und noch nichts bezahlt hat, kann sich auch nach Kursbeginn selbst austragen.

Im Kundenbereich steht der Grund direkt am Eintrag; der Link „Stornierungsoptionen" erscheint nur, solange eine Online-Stornierung wirklich möglich ist. Die Wortlaute pflegst du unter System → Einstellungen → Kundenbereich, zum Beispiel „Storno: Hinweis, wenn die Frist vorbei ist ({deadline} = Frist)" und „Storno: Hinweis, wenn der Kurs schon begonnen hat ({deadline} = Kursbeginn)".

Wann der Kunde einen Gruppentermin online stornieren kann

Für Gruppentermine gilt das Feld Online-Absage möglich vor dem Termin (in Stunden): am Termin.

• Bis zu dieser Frist steht im Kundenbereich bei der Buchung der Link Stornierungsoptionen. Der Kunde storniert dort selbst; Abo, Stempelkarte oder Rechnung werden sofort zurückgebucht, und er bekommt die Stornobestätigung.
• Nach der Frist steht der Grund direkt am Eintrag (Einstellung „Storno: Hinweis, wenn die Frist vorbei ist ({deadline} = Frist)").
• Steht im Feld 0, ist für diesen Termin keine Online-Stornierung vorgesehen (Einstellung „Storno: Hinweis, wenn für den Termin keine Online-Stornierung vorgesehen ist").
• Hast du beim Eintragen Kundenstorno für diese Buchung blockieren gesetzt (oder beim Dauerbucher den Kundenstorno blockiert), kann der Kunde diese Buchung nie online stornieren (Einstellung „Storno: Hinweis, wenn die Buchung für die Online-Stornierung gesperrt ist").
• Du selbst kannst jederzeit austragen, auch nach der Frist.

Veranstaltungen

Für Seminare, Vorträge und Webinare gibt es das Modul Veranstaltungen. Die Anleitung zu Veranstaltungen beschreibt Einrichtung, Termine, Dozenten, Teilnehmer und Abrechnung. Unter Veranstaltungen → „Einzelveranstaltungen“ legst du Termine, Dozenten und Teilnehmergrenzen fest. Angemeldet wird die Person; ein Tier ist nicht erforderlich.

Kunden online buchen lassen

Damit ein Kunde sich selbst anmelden kann, muss alles Folgende stimmen:

1. Die Gruppe bzw. der Kurs ist aktiv und nicht archiviert.
2. Der Kunde ist angemeldet und in seinem Kontakt ist Für Buchungen freigeschaltet gesetzt.
3. Er hat mindestens ein Tier registriert.
4. Ist die Sichtbarkeit eingeschränkt: Er gehört zu einer Kontaktgruppe mit „Buchung freigeschaltet".
5. Der Anmeldeschluss ist noch nicht erreicht, und es ist ein Platz frei oder die Warteliste an.
6. Der Termin liegt innerhalb des Anzeigelimits (siehe unten) — spätere Gruppentermine stehen noch nicht auf der Website.

So bucht der Kunde:

1. Er öffnet auf deiner Website die Gruppe bzw. den Kurs und wählt einen Termin.
2. Er hakt eines oder mehrere seiner Tiere an. Die Vorschau zeigt, womit bezahlt wird: Abo- oder Kartenstand oder „auf Rechnung".
3. Hast du unter System → Einstellungen → Gruppen bzw. Kurse einen Text bei „Zustimmungserklärung für Buchungen – Gruppentermine" bzw. „Zustimmungserklärung für Buchungen – Kurse" hinterlegt, muss er dieses Pflichtkästchen ankreuzen. Dann klickt er auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen" (Beschriftung: „Buchungsknopf – Gruppentermine" bzw. „Buchungsknopf – Kurse").
4. Nach dem Absenden bekommt er die Anmeldebestätigung (wenn Benachrichtigungen aktiv sind), du bekommst eine Meldung.
5. Im Kundenbereich steht die Buchung unter „Gruppentermine" bzw. „Kurstermine", innerhalb der Frist mit Stornolink.

Im Kundenbereich stehen die kommenden Termine oben, der nächste ganz oben und als „Nächster Termin" markiert; vergangene Termine folgen darunter. Wartende sehen bei ihrem Tier „Warteliste #…". Ort, Anschrift, Kartenlink und Anfahrtsbeschreibung bleiben auch während und nach dem Termin sichtbar.

Die Terminknöpfe auf der Website zeigen den Stand in Farbe: grün = frei, gelb = nur noch wenige Plätze (über 60 % belegt), rot = ausgebucht, blau = Warteliste möglich, hellblau = „Gebucht (Details)" für eigene, schon angemeldete Tiere. Was die öffentliche Liste zusätzlich zeigt, stellst du unter System → Einstellungen in den Gruppen „Gruppen" und „Kurse" ein: „Auslastungsanzeige", „Traineranzeige", „Terminanzeige auf Übersichtsseite", „Maximale Teilnehmeranzahl anzeigen", bei Gruppen zusätzlich „Ort anzeigen" und „Anzeigelimit".

Die Einstellungen für Gruppen und Kurse im Überblick

Unter System → Einstellungen → Kundenbereich kannst du die Menüpunkte umbenennen („Tab: Gruppentermine – Bezeichnung", „Tab: Kurstermine – Bezeichnung").

Hundeschule → Anfragen

Unter Hundeschule → Anfragen stehen die Abo-Kündigungen und Abo-Anfragen deiner Kunden für die Hundeschule. Die rote Zahl im Menü zeigt, wie viele offen sind. Wie du sie bestätigst, einbuchst oder ablehnst, erklärt die Seite Abonnements.

Warteliste bearbeiten und freie Plätze auffüllen

Von Warteliste nehmen öffnet eine Bestätigung. Du wählst Mit Benachrichtigung übernehmen, Ohne Benachrichtigung übernehmen oder Vorgang abbrechen. Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist.

Mit Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung oder Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung füllst du alle freien Plätze aus der Warteliste auf. Nutze diese Knöpfe auch, nachdem du die Teilnehmergrenze erhöht hast. Vor dem Ausführen bestätigst du deine Auswahl. Nach Beginn des ersten zugehörigen Termins ist ein Nachrücken nicht mehr möglich.

Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail.

Wartelistenplätze werden weiterhin über Abo, Stempelkarte oder Rechnung belastet. Die Übernahme erzeugt keine zweite Belastung. Die rote Glocke und Systemstatus warnen, wenn nach Ende des letzten zugehörigen Termins noch jemand auf der Warteliste steht. Öffne die verlinkte Teilnehmerliste und prüfe, ob die Buchung auszutragen ist. Es wird nichts automatisch storniert oder erstattet.

Schritt für Schritt mit allen Meldungen: Wartelisten.