Blockveranstaltungen: Blöcke einzeln oder zusammen buchen

Eine Blockveranstaltung besteht aus mehreren Blöcken (Teilen der Veranstaltung), und jeder Block aus einem oder mehreren Terminen. Der Kunde bucht einen Tarif (Preis mit festgelegten Blöcken) — und der Tarif legt fest, welche Blöcke dazugehören. So bietest du das Intensiv-Wochenende komplett an, aber auch nur den Praxisteil für alle, die die Theorie schon kennen.

Die Liste

Unter Veranstaltungen → Blockveranstaltungen steht je Veranstaltung die Max. Teiln. je Block, die Zahl der Blöcke, Termine, Gebuchten und Vorgemerkten (Anmeldungen, die noch keine feste Buchung sind). Über ☰ am Zeilenende erreichst du Löschen, Teilnehmer einbuchen, Alle Termine und Bearbeiten. Vergangene Veranstaltungen findest du über Archivierte Blockveranstaltungen anzeigen.

So legst du eine Blockveranstaltung an

Die Reihenfolge ist wichtig: erst die Veranstaltung, dann die Blöcke, dann die Termine, dann die Tarife.

1. Veranstaltung: Klicke auf Neue Blockveranstaltung. Trage Name, Thema, Standort, die Fristen (Online-Absage möglich bis ist Pflicht) und die Maximale Anzahl Teilnehmer (gilt pro Block) ein, bei Bedarf den Veranstalter. Achte auf den Haken Die Blockveranstaltung ist aktiv. Speichere.
2. Blöcke: Klicke im Abschnitt Blöcke auf Block hinzufügen. Trage Name des Blocks ein, zum Beispiel „Block A — Grundlagen", eine Anzeigereihenfolge und eine Beschreibung. Speichere.
3. Termine: Im Block erscheint jetzt Termine dieses Blocks. Lege dort mit Termin hinzufügen die Termine an; im Termin wählst du bei Bedarf Dozent und Co-Dozent. Wiederhole Schritt 2 und 3 für jeden Block.
4. Tarife: Klicke im Abschnitt Tarife (Leistungen — buchen einen oder mehrere Blöcke) auf Tarif hinzufügen. Wähle die Leistung und die Einheiten. Hake unter Blöcke an, welche Blöcke dieser Tarif enthält — mindestens einen.

   

5. Trage bei Bedarf Max. Plätze (optional) ein: so viele Buchungen dürfen diesen Tarif je Block haben. Leer heißt: keine eigene Grenze, die Höchstzahl der Veranstaltung gilt trotzdem.
6. Lege unter Position (1 = Standardtarif) die Reihenfolge fest. Speichere.

In der Tariftabelle zeigt die Spalte Belegt / Max., wie viele Buchungen den Tarif schon haben und wo seine Grenze liegt („ohne Grenze", wenn du keine eingetragen hast).

So buchst du einen Teilnehmer ein

1. Klicke im Abschnitt Teilnehmer auf Teilnehmerbuchung hinzufügen. Oder in der Liste über ☰ auf Teilnehmer einbuchen.
2. Wähle unter Kontakt auswählen den Kunden.
3. Wähle unter Tarif (bestimmt die gebuchten Blöcke) den Tarif. Darunter zeigt PetWorkers, welche Blöcke und Termine jeder Tarif umfasst.

   

4. Wähle unter Abrechnung, ob gleich ein Rechnungsentwurf entsteht oder die Rechnung sofort abgeschlossen und per E-Mail versendet wird. Hake bei Bedarf Zusatzleistungen an.
5. Hake bei Bedarf Benachrichtigung versenden an und klicke auf Speichern.

In der Teilnehmerliste steht die Buchung dann unter jedem gebuchten Block; Vorgemerkte stehen darunter unter „Vorgemerkt". Blockveranstaltungen werden immer als Einzelbuchung auf Rechnung verbucht („Teilnahme von … an … (Blöcke: …)") — unter Abrechnung wählst du nur, ob gleich ein Rechnungsentwurf entsteht oder die Rechnung sofort abgeschlossen und per E-Mail versendet wird; darunter die Zusatzleistungen.

Warteliste

Eine Buchung landet auf der Warteliste (wenn „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" an ist), sobald einer ihrer Blöcke voll ist. Nachgerückt wird erst, wenn wieder alle Blöcke des Tarifs Platz haben.

Online buchen

Auf der Detailseite stehen unter „Blöcke & Termine" alle Blöcke mit ihren Terminen und unter „Tarife" die Preise mit den zugehörigen Blöcken. Beim Buchen muss der Kunde einen Tarif wählen; je Block sieht er „… von … frei" oder „ausgebucht". Ist eine Onlinezahlung eingerichtet, wählt er die Zahlung selbst: „Rechnung / Überweisung" oder „Jetzt online bezahlen". Vorausgewählt ist nichts; ohne Auswahl lässt sich die Buchung nicht absenden.

Teilnahmebestätigungen und Teilnehmerliste

Für jeden Termin gibt es eine Kartei: Veranstaltungen → Blockveranstaltungen → ☰ → Alle Termine → Reiter Termine aller Mitarbeiter → Liste → ☰ → Kartei. Im Kasten Termin stehen unter Anmeldungen alle Gebuchten mit der Spalte Teilnahmebestätigung. Dort findest du die Knöpfe Teilnehmerliste (PDF) (Liste zum Abhaken) und Bestätigungen erstellen. Vorgemerkte bekommen keine Bestätigung. Schritt für Schritt: Teilnahmebestätigungen.

Absagen

• Der Kunde storniert selbst: im Kundenbereich über „Stornierungsoptionen >", bis „Online-Absage möglich bis" und höchstens bis zum Beginn seines ersten gebuchten Blocks. Storniert wird die ganze Buchung.
• Einen Teilnehmer austragen: Menü der Buchung → Austragen (gesamte Buchung). Die Buchung verschwindet aus allen Blöcken.
• Einen Block entfernen: Alle Buchungen, deren Tarif diesen Block enthält, werden komplett storniert — nicht nur der eine Block.
• Einen einzelnen Termin löschen: Die Buchungen bleiben bestehen, die Teilnehmer werden nicht informiert.
• Die ganze Veranstaltung absagen: in der Liste auf Löschen; auf Wunsch mit E-Mail an alle Teilnehmer. Vorher zählt die Seite Löschung bestätigen die betroffenen Buchungen auf. Gibt es Buchungen, tippst du zur Bestätigung genau „Ich habe das verstanden.“ ein – wie bei Einzel- und Serienveranstaltungen.

Entfernst du einen Block oder sagst du die Veranstaltung ab, ist das eine Absage durch dich: Von einer Anzahlung wird nichts einbehalten, sie ist voll zu erstatten (siehe Anmeldung und Buchung).

Rechnung

Jede Buchung legt eine Rechnungsposition an. Die Rechnung erstellst und verschickst du unter Finanzen → Rechnungen. Abo und Stempelkarte gibt es bei Blockveranstaltungen nicht. Mit „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden" an der Veranstaltung wird die Rechnung einer Online-Anmeldung auf Rechnung gleich festgeschrieben und verschickt.

Wenn etwas nicht klappt

• „Noch keine Tarife angelegt. Mindestens ein Tarif (mit Block-Zuordnung) wird zum Einbuchen benötigt." — lege erst einen Tarif an und hake dort mindestens einen Block an.
• Ein Kunde landet auf der Warteliste, obwohl noch Plätze frei sind — einer der Blöcke seines Tarifs ist voll, oder der Tarif hat seine „Max. Plätze" erreicht. Prüfe „Belegt / Max." und die Belegung je Block.
• Ein Termin taucht bei keinem Block auf — er wurde über das Plus im Monatskalender angelegt. Lösche ihn und lege ihn über den Block neu an.
• Der Kunde kann online nicht buchen — er ist nicht angemeldet, gehört nicht zu den freigegebenen Kontaktgruppen, oder der Anmeldeschluss ist vorbei.

Für Fortgeschrittene

Warteliste bearbeiten und freie Plätze auffüllen

Von Warteliste übernehmen öffnet eine Bestätigung. Du wählst Mit Benachrichtigung übernehmen, Ohne Benachrichtigung übernehmen oder Vorgang abbrechen. Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist.

Ohne Benachrichtigung wird auch kein Kursmaterial per E-Mail zugestellt.

Mit Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung oder Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung füllst du alle freien Plätze aus der Warteliste auf. Nutze diese Knöpfe auch, nachdem du die Teilnehmergrenze erhöht hast. Vor dem Ausführen bestätigst du deine Auswahl. Nach Beginn des ersten zugehörigen Termins rückt niemand mehr von selbst nach; von Hand übernimmst du Wartende weiterhin, dann immer ohne Benachrichtigung.

Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail.

Wartelistenplätze werden weiterhin über Abo, Stempelkarte oder Rechnung belastet. Die Übernahme erzeugt keine zweite Belastung. Die rote Glocke und Systemstatus warnen, wenn nach Ende des letzten zugehörigen Termins noch jemand auf der Warteliste steht. Öffne die verlinkte Teilnehmerliste und prüfe, ob die Buchung auszutragen ist. Es wird nichts automatisch storniert oder erstattet.

Beim automatischen Nachrücken bleibt die Buchungsregel der Veranstaltung wirksam: Wartende ohne erforderliche Zahlung oder mit manueller Umwandlung werden nicht automatisch gebucht. Bei einer gezielten manuellen Übernahme bestätigst du die Buchung unabhängig von dieser Regel. Bei Blockveranstaltungen müssen alle Blöcke des gewählten Tarifs Platz haben; ein passender späterer Tarif kann nachrücken, wenn ein früherer noch nicht passt.

Tarife: Belegung und Reihenfolge

In „Belegt / Max.“ siehst du aktive Buchungen und die Tarifgrenze. „ohne Grenze“ heißt, dass der Tarif keine eigene Grenze hat; das Gesamtlimit des Angebots gilt weiterhin. Bei Gruppen bezieht sich die Belegung auf den nächsten anstehenden Termin.

Mit der Position bestimmst du die Reihenfolge. Der gespeicherte Tarif erhält diese Position, die anderen rücken nach. Beim Entfernen werden Lücken geschlossen. Position 1 ist der Standardtarif. Eine Position hinter dem Listenende hängt den Tarif an.