Stempelkarte verlängern, nachkaufen oder korrigieren
Eine Karte ist abgelaufen, der Kunde hat eine Stunde vergessen einzutragen, oder er kauft nach. Für jeden Fall ein kurzes Rezept.
Wer hat Zugriff?
- Bearbeiten, Leerbuchungen, Löschen, Archivieren in der Kontaktkartei — Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung.
- Viele Karten auf einmal verlängern unter Finanzen → Stempelkarten (Multipässe) — Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung); BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) mit dem Schalter „Finanzen: Multipässe".
Welche E-Mails werden verschickt?
- Bearbeiten, Verlängern, Leerbuchungen, Archivieren und Löschen verschicken keine E-Mails.
- Nachkaufen (neue Karte) → Es wurde eine neue Stempelkarte (Multipass) gebucht an deine Firmenadresse, wie beim Verkauf.
Fall 1: Karte verlängern (Ablaufdatum ändern)
- Öffne die Karte: Kontaktkartei, Reiter Stempelkarten, Menü am Zeilenende, Details.
- Klicke auf Stempelkarte bearbeiten.
- Trag bei Gültig bis: das neue Datum ein — oder setze Unbegrenzt gültig (Datum wird ignoriert).
- Klicke auf Speichern.
Viele Karten auf einmal: Unter Finanzen → Stempelkarten (Multipässe) die Häkchen vor den Karten setzen, rechts oben im Kasten „Verwaltungswerkzeuge" das Datum eintragen und Gewählte Einträge auf Datum setzen: klicken — oder Gewählte Einträge auf unbegrenzt setzen.
Fall 2: Vergessene Stunde nachtragen (Leerbuchung)
Eine Leerbuchung zieht Einheiten von der Karte ab, ohne dass es dazu eine Buchung im System gibt.
- Öffne die Detailseite der Karte und scrolle ganz nach unten zu Leerbuchungen / Nachbuchungen.
- Klicke auf Leerbuchung hinzufügen.
- Trag das Buchungsdatum ein, bei Einheiten die Anzahl (meist „1,00") und bei Bemerkungen für den Kunden, wofür — der Kunde sieht den Text im Kundenbereich.
- Klicke auf Speichern.
Tipp: Das Feld „Einheiten" prüft nichts — auch nicht, ob noch genug auf der Karte ist. Kontrolliere nach dem Speichern den Stand in der Überschrift. Eine falsche Leerbuchung löschst du im Menü ihrer Zeile mit Löschen; die Einheiten werden wieder gutgeschrieben.
Leerbuchungen gibt es genauso für Abos der Gruppenstunden und der Tagesbetreuung: auf der Detailseite des Abos im Kasten des jeweiligen Monats.
Fall 3: Nachkaufen
Ist die Karte aufgebraucht, verkaufe dem Kunden eine neue Karte (siehe Einem Kunden eine Stempelkarte verkaufen). Die alte bleibt mit ihren Buchungen stehen; archiviere sie, damit die Liste übersichtlich bleibt (Menü am Zeilenende, Archivieren).
Willst du stattdessen die bestehende Karte aufstocken, erhöhe in „Stempelkarte bearbeiten" die Anzahl Einheiten. Das ändert den Preis nicht — die zusätzlichen Einheiten musst du selbst berechnen. Für eine saubere Buchhaltung ist eine neue Karte meist besser.
Fall 4: Falsche Karte verkauft
- Öffne die Detailseite der Karte.
- Klicke auf Stempelkarte löschen und bestätige.
Das geht nur, solange noch nichts eingelöst wurde (auch keine Leerbuchung) und die Karte auf keiner Rechnung steht. Sonst meldet PetWorkers „Es befinden sich Buchungen auf der Stempelkarte. Löschen nicht möglich." beziehungsweise „Die Stempelkarte befindet sich bereits auf einer Rechnung …". Dann: Buchungen umbuchen oder die Karte archivieren. Löschen funktioniert derzeit für Karten der Einzeltermine, Gruppenstunden und Tagesbetreuung.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Die Überschrift der Detailseite zeigt den neuen Stand, zum Beispiel „(7,00 / 10,00)" nach einer Leerbuchung.
- „Gültig bis" zeigt das neue Datum; in der Gesamtübersicht ist die Farbe nicht mehr rot.
- Im Kundenbereich sieht der Kunde das neue Restguthaben.
Häufige Fehler
- Abgelaufene Karte nimmt trotz Verlängerung nichts an. Prüfe, ob Einzelleistung und Tier zur Buchung passen — siehe die Fehlersuche auf der Seite Stempelkarten.
- Zähler stimmt nicht. Oben rechts „Stempelkarten-Nutzung neu berechnen".