Pensionsanfrage einbuchen oder ablehnen
Kunden und Gäste fragen einen Pensionsaufenthalt über das Anfrageformular an. Gebucht ist damit noch nichts: Du prüfst die Anfrage, legst bei Bedarf Kontakt und Tier an, buchst sie ein und vervollständigst die Buchung. Oder du lehnst ab. Diese Anleitung führt Klick für Klick durch alle Fälle.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — bearbeiten die Anfragen unter Pension → Anfragen: Kontakt und Tier anlegen, Daten übernehmen, einbuchen, ablehnen, löschen.
- Nur Administratoren — ändern unter System → Einstellungen, Gruppe „Pension", die Texte der Eingangsbestätigung und der Absage.
- Deine Kunden und Gäste — stellen die Anfrage über das Anfrageformular auf deiner Website oder im Kundenbereich. Ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Pension", „Pensionsanfragen nur nach Anmeldung" an, können nur angemeldete Kunden anfragen.
- Voraussetzung: „Pensionsmodul aktivieren" ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Module", eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- „Neue Buchungsanfrage für Pension" — an dich (Firmenadresse), sobald eine Anfrage eingeht. Automatisch.
- Eingangsbestätigung — an den Anfragenden, sofort nach dem Absenden, mit „Standardbetreff für Bestätigungsemails" und „Standardtext für Bestätigungsemails" aus System → Einstellungen, Gruppe „Pension". Automatisch.
- „Pension: Buchungsbestätigung" — an den Kunden, nur wenn du beim Speichern der Buchung „Beim Speichern Buchungsbestätigung per Mail versenden" ankreuzt.
- Absage — an den Anfragenden, nur über „Ablehnen & Nachricht erstellen": Das Nachrichtenfenster öffnet sich mit dem „Standardtext für Absagemails", verschickt wird erst mit deinem Klick auf „Jetzt versenden".
Einbuchen, „Tier aus Anfrage anlegen", „Tierdaten übernehmen", „Kundendaten mit Anfragedaten aktualisieren", „Kontakt und Tiere automatisch aus Anfrage erstellen" und „Löschen (ohne Nachricht)" verschicken nichts.
Schritt 1: Anfrage öffnen
- Klicke im Menü auf Pension → Anfragen.
- Im Kasten „Buchungsanfragen" steht jede Anfrage eines bekannten Kontakts mit Nummer, „Von / Bis" (darunter der Eingang), Kontakt und der Nachricht des Kunden. Darunter steht je angefragtem Tier eine eigene Zeile.
- Anfragen von Gästen, deren E-Mail-Adresse PetWorkers nicht kennt, stehen darüber im Kasten „Nicht zugeordnete Anfragen" (weiter mit Schritt 2).
PetWorkers ordnet eine Anfrage über die E-Mail-Adresse einem vorhandenen Kontakt zu und erkennt ein Tier, wenn der Kunde schon ein Tier mit genau diesem Namen hat. Kunden- und Tierdaten ändert das Öffnen der Seite nicht.
Ist der angefragte Zeitraum inzwischen an einem Tag voll, steht über der Anfrage eine gelbe Warnung, zum Beispiel „Im angefragten Zeitraum ist der … ausgebucht: …". Die Warnung wird bei jedem Öffnen neu geprüft; eine Anfrage reserviert noch keinen Platz.
Schritt 2: Gastanfrage — Kontakt anlegen
Im Kasten „Nicht zugeordnete Anfragen" steht die Gastanfrage mit den Kontaktdaten und den Tieren, die der Gast angegeben hat.
- Prüfe die Angaben. Gibt es den Kunden schon unter einer anderen E-Mail-Adresse, trag bei ihm die neue Adresse nach, statt einen zweiten Kontakt anzulegen. Beim nächsten Öffnen der Seite ordnet PetWorkers die Anfrage dann zu.
- Sonst klicke auf „Kontakt und Tiere automatisch aus Anfrage erstellen". PetWorkers legt den Kontakt als „Kunden / Lieferanten" an, aktiv, freigeschaltet und mit eingeschalteten Benachrichtigungen, dazu alle Tiere aus der Anfrage.
- Die Anfrage wandert in den Kasten „Buchungsanfragen". Weiter mit Schritt 4.
Tipp: Der neue Kontakt hat noch kein Kennwort und kann sich nicht anmelden. Soll er in den Kundenbereich, schick ihm die Zugangsdaten (siehe Probleme bei der Anmeldung).
Willst du die Gastanfrage gar nicht bearbeiten, klicke auf „Anfrage ohne Antwort löschen". Der Gast bekommt keine Nachricht. „Ablehnen & Nachricht erstellen" gibt es erst, wenn die Anfrage einem Kontakt zugeordnet ist.
Schritt 3: Abweichende Daten übernehmen (nur bei Bedarf)
- Kontaktdaten: Weichen Name, Adresse oder Mobilnummer aus der Anfrage vom gespeicherten Kontakt ab, steht die Anfrage oben im Kasten „Nicht zugeordnete Anfragen" mit „Gespeichert" und „Übermittelt" nebeneinander. Mit „Kundendaten mit Anfragedaten aktualisieren" übernimmst du die übermittelten Daten in den Kontakt. Stimmen die gespeicherten Daten, lass den Hinweis einfach stehen.
- Neues Tier: Steht beim Tier „Noch nicht zugeordnet: …", kennt PetWorkers das Tier beim Kunden noch nicht. Klicke auf „Tier aus Anfrage anlegen". Oben steht dann „Tier … wurde aus Anfrage #… angelegt.", und in der Zeile erscheint „Einbuchen". Heißt das Tier in der Kartei nur etwas anders (etwa „Bella" statt „Bella II"), gleiche den Namen in der Tierkartei an, statt ein zweites Tier anzulegen.
- Neue Tierdaten: Hat der Kunde zu einem bekannten Tier andere Angaben gemacht, erscheint „Tierdaten übernehmen". Damit wandern Rasse, Geburtsdatum, Gewicht, Geschlecht, Kastration, Verträglichkeit und die Angabe zur Aggressivität gegen Menschen in die Tierkartei; oben steht dann „Tierdaten von … aus Anfrage #… übernommen (… Angabe(n))." Der Name des Tieres bleibt immer stehen, und leere Angaben der Anfrage überschreiben nie einen gepflegten Wert. Gab es nichts zu übernehmen, meldet PetWorkers „Es gab keine abweichenden Angaben zu übernehmen."
Schritt 4: Einbuchen
- Prüfe unter Pension → Belegung, ob im Zeitraum ein passender Platz frei ist.
- Klicke in der Zeile des Tieres auf „Einbuchen".
- PetWorkers legt die Buchung an und öffnet sofort das Buchungsformular. Übernommen sind Tier, Zeitraum, die Nachricht des Kunden als Bemerkung und die gewünschten Bring- und Holzeiten als „Ankunft (geplant)" und „Abholung (geplant)".
- Wähle die „Unterbringung" und die „Leistung für die restlichen Unterbringungstage". Beides ist Pflicht. Optional: „Leistung für Bringtag", „Leistung für Abholtag", Anzahlung und die Reiter „Besondere Bedürfnisse" und „Sonstige Leistungen".
- Soll der Kunde eine Bestätigung bekommen, kreuze „Beim Speichern Buchungsbestätigung per Mail versenden" an.
- Klicke auf „Speichern".
- Hat die Anfrage mehrere Tiere, wiederhole Schritt 2 bis 6 für jedes Tier. Jedes Tier bekommt eine eigene Buchung.
So prüfst du, ob es geklappt hat: In der Anfrage steht beim Tier statt „Einbuchen" jetzt „Bearbeiten". Sind alle Tiere eingebucht, verschwindet die Anfrage aus der Liste. Die Buchung steht unter Pension → Buchungen und im Belegungsplan.
Achtung: Verlässt du das Formular nach „Einbuchen", ohne Unterbringung und Leistung zu wählen, besteht die Buchung trotzdem. Unter Pension → Buchungen ist sie dann rot mit „Nicht vollständig konfiguriert" markiert und hat kein Rechnungssymbol. Öffne sie über den Stift oder über „Bearbeiten" in der Anfrage und ergänze die Angaben.
Anfrage ablehnen oder löschen
- „Ablehnen & Nachricht erstellen" — PetWorkers fragt nach („Buchungsanfrage #… ablehnen und eine Nachricht verfassen?"). Nach „Ablehnen und Nachricht verfassen" geht die Anfrage in den Papierkorb, und das Nachrichtenfenster öffnet sich mit dem Betreff „Ihre Anfrage für einen Pensionsaufenthalt von … bis …" und dem „Standardtext für Absagemails". Passe den Text an und klicke auf „Jetzt versenden". Erst dann geht die Absage raus.
- „Löschen (ohne Nachricht)" — die Anfrage geht ohne Rückfrage in den Papierkorb, der Kunde erfährt nichts. Oben steht „Buchungsanfrage erfolgreich in den Papierkorb verschoben."
Löschst du eine Anfrage, bei der schon ein Tier eingebucht ist, bleibt diese Buchung bestehen. Das steht auch als Hinweis über der Liste: „Das Löschen von Buchungsanfragen hat keine Auswirkung auf ggf. davon abgeleitete Buchungen."
Typische Meldungen
- „Die Anfrage ist noch keinem Kontakt zugeordnet. Bitte zuerst Kontakt und Tiere aus der Anfrage erstellen." — lege zuerst den Kontakt an (Schritt 2).
- „Für diesen Tierplatz ist bereits ein Tier hinterlegt." — das Tier wurde inzwischen angelegt oder zugeordnet. Lade die Seite neu.
- „Fehler: Tier wurde nicht gefunden (bereits gelöscht)." — das zugeordnete Tier wurde in der Kartei gelöscht. Lege es neu an oder lösche die Anfrage.
- „Es liegen keine Buchungsanfragen vor." — alles erledigt.
Stornoanfragen zu bestehenden Buchungen stehen auf derselben Seite ganz unten im Kasten „Stornoanfragen". Wie du darüber entscheidest, steht in Tagesbetreuung & Pension.
Vertiefung: Tagesbetreuung & Pension: Anfragen bearbeiten · Pension: eine Buchung anlegen