Mitarbeiter verwalten
Unter Unternehmen → Mitarbeiter legst du fest, wer in deinem Betrieb Termine übernimmt: Trainer, Betreuer, Therapeuten, auch du selbst. Nur wer hier eingetragen ist, steht in Terminen, Terminfreigaben, Gruppen, Kursen, Sperrzeiten und im Terminplaner zur Auswahl. Die Anmeldung und die Rechte hängen dagegen am Kontakt der Person. Diese Seite zeigt, wie du einen Mitarbeiter anlegst, was die einzelnen Abschnitte bedeuten und wie du ihn wieder entfernst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen Unternehmen → Mitarbeiter, legen Mitarbeiter an, bearbeiten und löschen sie.
- Einträge unter Basisgehalt / Zulagen / Prämien legen nur Administratoren an.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen den Menüpunkt nicht. Sie wählen Mitarbeiter aber in Terminen und Sperrzeiten aus.
- Deine Kunden — sehen die Mitarbeiterliste nicht. Sie lesen den Namen des Mitarbeiters bei Terminen und Freigaben im Portal.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Einen Mitarbeiter anlegen, bearbeiten oder löschen verschickt nichts — auch keine Zugangsdaten.
- Zugangsdaten verschickst du über den Kontakt der Person, siehe Kontakte, Tierakte & CRM.
- Als Mitarbeiter eines Termins bekommt die Person die Terminmails, die du im Termin auslöst, zum Beispiel „Einzelstunde: Benachrichtigung für Einzeltermin", und die Meldungen zu Terminanfragen ihrer Freigaben.
Kontakt, Rolle und Mitarbeiter — drei Dinge
| Was | Wo | Wofür |
|---|---|---|
| Kontakt | Basisdaten → Kontakte | Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Zugangsdaten |
| Rolle (Sicherheitsgruppe) | im Kontakt, Abschnitt „Zugriffskontrolle" | was die Person im Verwaltungsbereich sieht |
| Mitarbeiter | Unternehmen → Mitarbeiter | ob die Person Termine übernehmen kann |
Eine Trainerin braucht alle drei: einen Kontakt, die Rolle „Beratung, Training & Betreuung" und einen Mitarbeiter-Eintrag. Eine Bürokraft, die keine Termine übernimmt, braucht keinen Mitarbeiter-Eintrag. Umgekehrt kann auch ein Kontakt ohne Anmeldung Mitarbeiter sein, etwa eine Aushilfe, die du nur in Terminen einträgst.
Einen Mitarbeiter anlegen: Schritt für Schritt
- Lege die Person zuerst unter Basisdaten → Kontakte als Kontakt an, falls es sie noch nicht gibt. Trage E-Mail-Adresse und Mobilnummer ein — beides steht später in den Terminmails an deine Kunden.
- Soll sich die Person anmelden, vergib im Kontakt die passende Rolle und setze „Account ist aktiv". Die Schritte stehen unter Rollen und Rechte.
- Öffne Unternehmen → Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter hinzufügen.
- Wähle unter Kontakt die Person. Die Auswahl zeigt nur Kontakte, die noch kein Mitarbeiter sind.
- Trage die Berufsbezeichnung ein, zum Beispiel „Hundetrainerin". Das Feld ist Pflicht.
- Füge auf Wunsch Profilbild, Kurzbeschreibung, Beschreibung und Interne Vermerke hinzu.
- Speichere.
Ab jetzt steht die Person in allen Auswahlfeldern „Mitarbeiter", „Co-Mitarbeiter", „Trainer" und „Mitarbeiter / Platz". Den Kontakt kannst du nach dem Speichern nicht mehr austauschen.
Die Abschnitte des Formulars
Mitarbeiter
Kontakt, Profilbild, Berufsbezeichnung, Kurzbeschreibung, Beschreibung und Interne Vermerke. Die Liste unter Unternehmen → Mitarbeiter zeigt Kontakt, Berufsbezeichnung und „Aktiv".
Sicherheitseinstellungen
Zugriff auf Gesundheitsdaten — erlaubt der Person, den 3G-Status (COVID-19) der Kunden in Teilnehmerlisten, Tagesübersichten und im Kontakt zu sehen. Das wirkt nur, wenn die 3G-Erfassung in den Einstellungen eingeschaltet ist. Administratoren sehen diese Angaben immer. Impfungen und andere Angaben in der Tierakte regelt der Haken nicht.
Leistungssätze
Hier hinterlegst du je Leistung einen eigenen Satz für diesen Mitarbeiter, zum Beispiel das Honorar einer freien Trainerin pro Einzelstunde. Die Liste zeigt Leistung und „Satz / €". Den Abschnitt kannst du erst nach dem ersten Speichern füllen.
MwSt wird nicht ausgewiesen (Brutto = Netto, z.B. für Kleinunternehmer oder falls keine UstID vorhanden ist) — ein Vermerk für Mitarbeiter, die ohne Umsatzsteuer abrechnen.
Basisgehalt / Zulagen / Prämien (monatliche Zahlungen)
Mit Hinzufügen trägst du monatliche Zahlungen ein: je Eintrag Kurzbeschreibung, Betrag (monatlich) und Beschreibung. Auch das geht erst nach dem ersten Speichern.
Achtung: Leistungssätze und Gehaltsangaben dienen deiner eigenen Übersicht. PetWorkers rechnet damit nichts ab: Sie erscheinen nicht in Rechnungen, Berichten, Auswertungen oder im DATEV-Export, und eine Lohnabrechnung gibt es in Classic nicht.
Wo der Mitarbeiter überall auftaucht
- als Mitarbeiter oder Co-Mitarbeiter in Einzelterminen, als „Mitarbeiter / Platz" in Terminfreigaben, in Standardterminen und Sperrzeiten,
- als Trainer in Gruppen- und Kursterminen (Gruppen & Kurse),
- im Filter „Mitarbeiter" des Terminplaners und der Druckübersicht,
- im Kontakt eines Kunden im Feld „Betreut von",
- in der Terminmail an deine Kunden („Einzelstunde: Benachrichtigung für Einzeltermin", Platzhalter
{employee_info}) mit Name, E-Mail-Adresse und Mobilnummer aus seinem Kontakt, - beim Cloudzugang mit einem persönlichen Kalender, siehe Werkzeuge & Hintergrundfunktionen,
- bei der Zählung der Accounts unter System → Ihr Tarif, siehe Rollen und Rechte.
Einen Mitarbeiter entfernen
Verlässt jemand deinen Betrieb, geh so vor:
- Übertrage seine künftigen Termine, Gruppen und Kurse auf Kollegen und lösche seine offenen Terminfreigaben.
- Sperre die Anmeldung: Setze im Kontakt die Sicherheitsgruppe auf „Keine / Gäste / Inaktiv" oder nimm den Haken „Account ist aktiv" heraus.
- Klicke unter Unternehmen → Mitarbeiter beim Mitarbeiter auf das Löschen-Symbol. Der Eintrag wandert in den Papierkorb und steht in keiner Auswahl mehr.
Endgültig löschen lässt sich ein Mitarbeiter im Papierkorb nur, wenn nichts mehr an ihm hängt: keine Einzel-, Gruppen- oder Kurstermine, keine Standardtermine, Terminfreigaben oder Serien, keine Sperrzeiten, Leistungssätze oder Gehaltseinträge und kein Kontakt, der von ihm „Betreut von" wird. Sonst bleibt er im Papierkorb liegen — so bleiben vergangene Termine vollständig. Mehr zum Papierkorb: Werkzeuge & Hintergrundfunktionen.
Wenn etwas nicht klappt
- Eine Kollegin fehlt in der Auswahl „Mitarbeiter". Sie hat keinen Eintrag unter Unternehmen → Mitarbeiter, oder der Eintrag liegt im Papierkorb.
- Beim Anlegen fehlt der Kontakt in der Auswahl. Der Kontakt ist schon Mitarbeiter — auch wenn der Eintrag im Papierkorb liegt. Stelle ihn dort wieder her.
- Die Mitarbeiterin kann sich nicht anmelden. Das regelt nicht der Mitarbeiter-Eintrag, sondern der Kontakt: Rolle, „Account ist aktiv" und Kennwort. Siehe Probleme bei der Anmeldung.
- In der Terminmail steht eine falsche Telefonnummer. Korrigiere E-Mail-Adresse oder Mobilnummer im Kontakt des Mitarbeiters.