Überblick: ein Tag in der Tagesbetreuung
In der Tagesbetreuung verwaltest du die Hunde (und andere Tiere), die tagsüber bei dir sind und abends wieder nach Hause gehen. Jeder Betreuungstag eines Tieres ist eine Reservierung (ein fest eingeplanter Tag für ein Tier). Eine Reservierung sagt: dieses Tier, an diesem Tag, in dieser Betreuungsgruppe, mit dieser Leistung. Bezahlt wird sie über ein Abo, eine Stempelkarte oder einzeln per Rechnung.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen und bearbeiten Anfragen, Reservierungen, Belegung, Check-in, Check-out, Fahrdienst, Quick-in und Tagesübersicht.
- Das Bestandsbuch sehen nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Verfügbarkeiten, Leistungen, Betreuungsgruppen und Einstellungen pflegen nur Administratoren.
- Deine Kunden — sehen im Kundenbereich unter „Tagesbetreuung" ihre Betreuungstage, wenn die Einstellung „Tab: Tagesbetreuung anzeigen" an ist. Neue Tage buchen oder anfragen sie über deine Website-Seite mit dem Block „Tagesbetreuung (Anfrage)".
- Voraussetzung: Das Modul „Tagesbetreuung aktivieren" ist unter System → Einstellungen im Bereich Module eingeschaltet. Sonst fehlt der Menüpunkt Tagesbetreuung.
- Mehr dazu: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Welche Mails wann hinausgehen, steht auf jeder Unterseite. Kurz: Reservierungen mit Benachrichtigung, Anfragen, Stornierungen und Quick-ins können Mails an den Kunden oder an dich auslösen. Check-in und Check-out schreiben dem Kunden nur, wenn du das an seiner Kontaktgruppe eingeschaltet hast. Belegung, Tagesübersicht und Bestandsbuch verschicken nichts.
Kurz gesagt: Morgens öffnest du Tagesbetreuung → Tagesübersicht. Beim Bringen tippst du unter Check-in auf das Tier, beim Abholen unter Check-out. Neue Tage legst du unter Reservierungen an oder bestätigst sie unter Anfragen.
Die Menüpunkte
Unter Tagesbetreuung findest du:
- Anfragen — Wünsche deiner Kunden, die du bestätigst oder ablehnst, dazu Abo-Kündigungen und Abo-Anfragen. Die Zahl neben dem Menüpunkt zeigt, wie viele offen sind. Zur Seite
- Belegung — wer an welchem Tag in welcher Betreuungsgruppe ist. Zur Seite
- Belegung plus — derselbe Plan als Balken, auf Wunsch zusammen mit der Pension und der Hausbetreuung.
- Bestandsbuch — die Liste aller Betreuungstage mit Übergabe-Angaben, zum Ausdrucken oder Exportieren. Zur Seite
- Check-in und Check-out — die Kachel-Ansicht für die Übergabe am Morgen und am Abend. Zur Seite
- Fahrdienst — die Touren „Abholung zu Hause“ und „Heimbringen“ mit Reihenfolge, Route und Übergabe an der Haustür. Zur Seite
- Quick-in — Tiere, die ohne Reservierung gekommen sind.
- Reservierungen — die Liste zum Anlegen, Umbuchen und Löschen. Zur Seite
- Tagesübersicht — alle Tiere eines Tages auf einen Blick, auch als PDF. Zur Seite
- Verfügbarkeiten — die Zeiträume, in denen die Tagesbetreuung geöffnet hat (nur für Administratoren). Zur Seite
So läuft ein typischer Tag
- Vorher: Die Reservierungen stehen fest — von dir angelegt, von einem Abo erzeugt oder aus einer Kundenanfrage bestätigt. Offene Anfragen siehst du unter Tagesbetreuung → Anfragen.
- Morgens: Öffne Tagesbetreuung → Tagesübersicht. Dort steht jedes Tier des Tages mit Halter, Betreuungsgruppe, Leistung, Fahrdienst, Zusatzleistungen, geplanter Bringzeit und Bemerkungen.
- Fährst du Hunde ab? Öffne Tagesbetreuung → Fahrdienst. Dort steht die Tour „Abholung zu Hause“. Beim Abholen klickst du auf Abgeholt (Check-In).
- Beim Bringen: Öffne Tagesbetreuung → Check-in und tippe auf die Kachel des Tieres. Damit ist es mit Uhrzeit und deinem Namen eingecheckt.
- Tagsüber: Belegung oder Belegung plus zeigen dir, wie voll die Gruppen in den nächsten Tagen sind.
- Beim Abholen: Öffne Tagesbetreuung → Check-out und tippe auf die Kachel. Das Tier ist ausgecheckt. Hunde mit „Heimbringen“ checkst du auf der Heimtour unter Fahrdienst aus.
- Danach: Einzelbuchungen landen als offene Positionen (noch nicht abgerechnete Beträge) beim Kunden und kommen auf die nächste Rechnung. Abo- und Stempelkarten-Tage sind schon verrechnet.
So fängst du an
- Lege die Betreuungsgruppen an (Stammdaten → Betreuungsgruppen).
- Lege die Leistungen an (Leistungen → Tagesbetreuung).
- Prüfe die Einstellungen (System → Einstellungen, Bereich Tagesbetreuung).
Ohne Betreuungsgruppe und Leistung lässt sich keine Reservierung speichern. Wie das geht, steht auf der Seite Einrichten. Sollen deine Kunden online buchen, lies danach Online-Buchung.
Wenn etwas nicht klappt
- Der Menüpunkt Tagesbetreuung fehlt — das Modul ist aus. Schalte unter System → Einstellungen, Bereich Module, „Tagesbetreuung aktivieren" ein.
- Ein Mitarbeiter sieht das Bestandsbuch oder die Verfügbarkeiten nicht — das ist so gewollt. Diese Seiten brauchen eine höhere Rolle (siehe oben).
- Ein Tier fehlt beim Check-in — es hat heute keine bestätigte Reservierung, oder es ist für „Abholung zu Hause“ eingeplant. Prüfe Anfragen und Fahrdienst.
- Kunden finden keine Buchungsmöglichkeit — es fehlt eine veröffentlichte Website-Seite mit dem Block „Tagesbetreuung (Anfrage)". Details unter Online-Buchung.