Mitarbeiter anlegen und Rollen vergeben

Einleitung
Arbeiten mehrere Menschen in deinem Betrieb, bekommt jeder einen eigenen Zugang. So sieht jeder nur, was er für seine Arbeit braucht. Dafür brauchst du drei Dinge: einen Kontakt mit Zugang, eine Rolle und einen Mitarbeiter-Eintrag. Als Beispiel legen wir die neue Trainerin Jana Probe an.

Wo du es findest
Deine Mitarbeiter findest du unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“. Diesen Bereich sehen Administratoren und das BackOffice für Büro und Buchhaltung.

Schritt 1: Kontakt, Zugang und Rolle
Jeder Mitarbeiter ist in PetWorkers zuerst ein Kontakt. Öffne unter „Basisdaten“ die „Kontakte“ und klicke auf „Kontakt hinzufügen“. Trag Vor- und Nachnamen ein, hier Jana Probe. Trag bei „Telefon (mobil)“ ihre Handynummer ein. Sie steht später in den Terminmails an deine Kunden. Unter „Zugangsdaten“ steht zunächst eine erfundene Platzhalter-Adresse. Ersetze sie durch Janas echte E-Mail-Adresse. Mit ihr meldet sich Jana später an, deshalb braucht jeder seine eigene Adresse. Beim „Kennwort“ schlägt PetWorkers ein zufälliges Kennwort vor. Du kannst auch ein eigenes eintragen. Achte beim Kopieren und Einfügen auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Mit dem Haken „Beim Speichern Kontoinformation an den Kontakt senden“ bekommt Jana ihre Zugangsdaten per E-Mail. Ohne Haken geht keine Mail hinaus. Was Jana sehen darf, bestimmt die „Sicherheitsgruppe“, also ihre Rolle. Für Mitarbeiter gibt es vier Rollen, von oben nach unten mit immer weniger Rechten. „Administratoren“ dürfen alles. Das BackOffice für Büro und Buchhaltung sieht alle Finanzen und den Bereich „Unternehmen“. Das BackOffice für Sach- und Rechnungsbearbeitung schreibt Rechnungen, ohne Auswertungen und Exporte. „Beratung, Training & Betreuung“ ist für Trainer und Betreuer. Die wählen wir für Jana. Mit „Keine / Gäste / Inaktiv“ kann sich jemand gar nicht anmelden. Unter „Accountverwaltung“ ist „Account ist aktiv“ schon angehakt. Lass ihn so, sonst ist keine Anmeldung möglich. Klicke ganz unten auf „Kontakte hinzufügen“. Der Kontakt ist gespeichert und öffnet sich gleich zum Bearbeiten. Jana kann sich ab jetzt anmelden.

Schritt 2: Der Mitarbeiter-Eintrag
Damit Jana Termine, Gruppen und Kurse übernehmen kann, braucht sie einen Mitarbeiter-Eintrag. Klicke unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“ auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Wähle unter „Kontakt“ den eben angelegten Kontakt, hier „Probe, Jana“. Die Liste zeigt nur Kontakte, die noch kein Mitarbeiter sind. Die „Berufsbezeichnung“ ist Pflicht, zum Beispiel Hundetrainerin. Profilbild, Kurzbeschreibung, Beschreibung und interne Vermerke sind freiwillig. Der Haken unter „Sicherheitseinstellungen“ betrifft nur die alte 3G-Erfassung. Lass ihn frei. Klicke auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Jana steht jetzt in der Liste. Ab sofort kannst du sie in Terminen, Gruppen, Kursen und im Terminplaner auswählen. So siehst du, dass es geklappt hat. Im Eintrag kannst du danach „Leistungssätze“ und monatliche Zahlungen hinterlegen, etwa ihr Honorar je Einzelstunde. Das dient nur deiner Übersicht, abgerechnet wird damit nichts.

So sieht es Jana
So sieht es Jana nach ihrer Anmeldung. Im Menü fehlen Finanzen, Unternehmen, Stammdaten und Layout, weil ihre Rolle das nicht vorsieht.

Die BackOffice-Rolle feinjustieren
Für das BackOffice der Sach- und Rechnungsbearbeitung legst du fest, was es unter Finanzen sieht: unter „System“, „Einstellungen“, „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle“. Steht zum Beispiel das Kassenbuch auf „Nein“, fehlt dieser Menüpunkt für die Rolle.

Zugang sperren und Lizenz
Verlässt dich jemand, übertrage zuerst seine künftigen Termine, Gruppen und Kurse auf Kollegen. Dann öffnest du seinen Kontakt und nimmst unter „Accountverwaltung“ den Haken „Account ist aktiv“ heraus. Klicke auf „Änderungen speichern“. Ab jetzt ist keine Anmeldung mehr möglich, und alle Daten bleiben erhalten. In der Mitarbeiterliste steht bei „Aktiv“ dann „Nein“. Dein Tarif enthält eine feste Zahl an Accounts, also Zugängen für dein Team. Wie viele belegt sind, siehst du unter „System“, „Ihr Tarif“. Bei „Genutzte Accounts“ steht belegt und enthalten. Kunden zählen nicht mit, ein deaktivierter Zugang gibt seinen Platz frei. Sind alle Accounts belegt, speichert PetWorkers keinen weiteren Zugang und meldet, dass das Lizenz-Kontingent erreicht ist. Wie du dann mehr Platz bekommst, zeige ich dir im Video zu deinem Tarif.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Ein Mitarbeiter ist ein Kontakt mit Zugang, einer Rolle und einem Eintrag unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“. Wer geht, verliert den Haken „Account ist aktiv“. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Einstellungen findest und änderst und Module ein- und ausschaltest.