Belegung und Belegung plus: der Plan deiner Plätze

Zwei Pläne zeigen dir, welcher Platz an welchem Tag belegt ist. Belegung ist die ausführliche Tabelle mit Tierangaben je Tag, Belegung plus ist der kompakte Balkenplan über bis zu mehrere Wochen, in dem du Buchungen direkt verschieben kannst.

So siehst du die Belegung als Tabelle

1. Klicke auf Pension → Belegung.
2. Trage bei Von und Bis den Zeitraum ein.
3. Wähle aus, was der Plan zeigen soll: Pensionsbuchungen anzeigen, Tagesreservierungen anzeigen (Tagesbetreuung), Free-Busy-Ansicht (nur frei/belegt, ohne Namen) und, wenn das Modul an ist, Hausbetreuung anzeigen (Betreuungsbesuche als Terminstreifen über dem Plan).
4. Klicke auf „Filter anwenden".

Rötlich hinterlegte Zellen sind Hündinnen, bläuliche Rüden. Liegen zwei Tiere auf einem Platz, ist die Zelle orange — dann stimmt etwas nicht. Die Tabelle ist breit: Blende das Menü aus und scrolle mit den Pfeiltasten oder der Leiste unter der Tabelle.

So arbeitest du mit Belegung plus

Pension → Belegung plus zeigt beim Öffnen die nächsten sechs Wochen. Jede Buchung ist ein Balken über ihre Tage, gruppiert nach Areal, Unterbringung und Platz. Die Zeile Belegt (Pension / Tagesbetreuung) zählt die Tiere je Tag.

• Tierart — nur eine Tierart zeigen.
• Pension anzeigen, Tagesbetreuung anzeigen, Hausbetreuung anzeigen — was im Plan steht.
• Reduzierte Zeilenhöhe und Reduzierte Spaltenbreite — mehr auf einen Bildschirm.

So verschiebst du eine Buchung im Plan

1. Klicke auf den Balken.
2. Im Fenster änderst du Von, Bis, Uhrzeit Ankunft, Uhrzeit Abholung und den Platz.
3. Speichere. Die Änderung steht in der Änderungshistorie der Buchung und als Vermerk im CRM des Kunden.

Buchungen aus Pension pro siehst du hier nur. Verschieben kannst du sie im Belegungsplan von Pension pro (siehe Der Belegungsplan).

Die Farben der Balken stellst du unter Layout → Farbkodierung ein (Anleitung). Schulferien und Feiertage erscheinen, wenn du sie unter Stammdaten → Schulferien und Feiertage importiert hast.

Ein Tier mehrfach eingeplant

Die Zählung in der Belegung zählt Buchungen, nicht Tiere. Ist ein Tier an einem Tag mehrfach eingeplant, belegt es dort mehrere Plätze, zum Beispiel bei zwei Pensionsbuchungen (auch Pension pro), die sich überschneiden, bei Pension und Tagesbetreuung am selben Tag oder bei zwei Reservierungen der Tagesbetreuung am selben Tag.

Dann erscheint unter Status im Kasten „Doppelbelegungen" der Hinweis „Folgende Tiere sind an denselben Tagen mehrfach eingeplant …“ mit Tier, Halter, den beteiligten Buchungen und den Tagen. Zusätzlich zeigt die Glocke oben rechts einen Eintrag. In den Buchungslisten, Tagesübersichten und Belegungsplänen steht dieser Hinweis nicht mehr. Geprüft werden Tage ab heute; gelöschte und stornierte Buchungen zählen nicht.

Gehört der Eintrag nicht dorthin, lösch oder storniere die doppelte Buchung bzw. Reservierung. Danach verschwindet der Hinweis. Willst du die Hinweise gar nicht sehen, schalte unter System → Einstellungen → Pension „Hinweise auf Doppelbelegungen anzeigen" aus. Die Zählung in der Belegung ändert sich dadurch nicht.

Wenn etwas nicht klappt

• Eine Zelle ist orange — Zwei Tiere liegen auf einem Platz. Prüfe die beiden Buchungen und verlege eine davon. Auf einem Platz mit „Wechsel am selben Tag" ist das am Wechseltag kein Fehler (siehe unten).
• Der Balken lässt sich nicht verschieben — Es ist eine Buchung aus Pension pro. Verschiebe sie im Belegungsplan von Pension pro.
• Das Verschieben wird abgewiesen — Der neue Platz ist im Zeitraum belegt. Beim Verschieben im Plan prüft PetWorkers immer, auch wenn Doppelbelegungen sonst erlaubt sind.
• Die Haken für Hausbetreuung fehlen — Das Modul Hausbetreuung ist aus.
• Unter Status steht keine Meldung, obwohl ein Platz doppelt belegt ist — „Hinweise auf Doppelbelegungen anzeigen" ist aus, oder die Überschneidung liegt in der Vergangenheit. Geprüft werden nur Tage ab heute.

Für Fortgeschrittene

Doppelbelegung zulassen

Ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Pension“, „Nur freie Plätze in der Buchungsmaske anzeigen“ aus, kannst du in der Buchungsmaske jeden Platz wählen, auch einen belegten. PetWorkers speichert die Buchung und meldet die Doppelbelegung im Kasten „Doppelbelegungen" unter Status (Einstellung „Hinweise auf Doppelbelegungen anzeigen“). Ist die Einstellung an (Standard), zeigt die Maske nur freie Plätze und weist eine Doppelbelegung ab. Beim Verschieben im Belegungsplan und in Pension pro prüft PetWorkers immer.

Platzwechsel am selben Tag

Normalerweise belegt eine Buchung ihren Bring- und ihren Abholtag ganztägig: Reist ein Hund am 14. ab, kann der nächste frühestens am 15. auf diesen Platz. Soll ein Tier vormittags abreisen und ein anderes am Nachmittag desselben Tages einziehen, erlaubst du das am Platz:

1. Öffne Stammdaten → Pensionsplätze und bearbeite den Platz.
2. Setze den Haken „Wechsel am selben Tag erlaubt (Abreise vor Anreise nach Uhrzeit)" und speichere. In der Liste der Pensionsplätze zeigt die Spalte Wechsel am Tag, welche Plätze das dürfen.
3. Trage in beiden Buchungen die Uhrzeiten ein: bei der abreisenden Abholung (geplant), zum Beispiel 10:00, bei der ankommenden Ankunft (geplant), zum Beispiel 16:00.

Dann ist der Platz am 14. bis 10:00 Uhr belegt und ab 16:00 Uhr wieder — beide Buchungen passen. Käme das neue Tier schon um 09:00, also vor der Abreise, weist PetWorkers die Buchung ab. Fehlt eine der Uhrzeiten, belegt die Buchung ihren Tag wie bisher ganztägig. Das gilt für die Pension und für Pension pro gleichermaßen — der Haken hängt am Platz. Änderst du bei einer bestehenden Buchung auf so einem Platz nur die Uhrzeit, prüft PetWorkers die Belegung ebenfalls neu.

• In Belegung plus stehen am Wechseltag beide Balken untereinander.
• Die Tabelle Belegung zeigt einen Wechseltag zwischen zwei Pensionsbuchungen wie zwei Tiere auf einem Platz (orange). Das ist hier kein Fehler.
• Der Hinweis auf Doppelbelegungen unter Status zählt einen solchen Wechseltag nicht mit.
• Im Frei/Belegt-Kalender des Buchungsformulars gilt der Tag weiter als belegt; darunter steht beim Platz, ab bzw. bis wann er frei ist, zum Beispiel „#4: frei ab 10:00".

Pension pro nimmt nur Uhrzeiten an, die in deine Bring- und Holzeiten fallen. In der Werkseinstellung wird vormittags gebracht und nachmittags geholt — dann liegt jede Abholung nach jeder Ankunft, und zwei Buchungen aus Pension pro können nie am selben Tag auf einem Platz wechseln. Dafür brauchst du ein Zeitfenster zum Holen, das vor dem Zeitfenster zum Bringen liegt. Seit es je Tag ein zweites Zeitfenster gibt, kannst du zum Beispiel ein zweites Holfenster am Vormittag einrichten.

Übergabetag ohne Uhrzeiten

Soll am Übergabetag — ein Tier reist ab, das nächste kommt auf denselben Platz — auf jedem Platz gewechselt werden, auch ohne Haken am Platz und ohne Uhrzeiten, schalte unter System → Einstellungen, Gruppe „Pension“, „Überschneidende Doppelbelegungen (Abholung Tier A, Ankunft Tier B am selben Platz) nicht melden“ ein. Der Übergabetag zählt dann nicht als Doppelbelegung: beim Speichern, beim Verschieben im Belegungsplan, bei der Auswahl freier Plätze und beim Hinweis unter Status. Überschneiden sich zwei Aufenthalte um mehr als diesen Tag, bleibt es eine Doppelbelegung. Zwei Buchungen mit genau demselben Zeitraum (zum Beispiel zwei Ein-Tages-Buchungen am selben Tag) sind nie eine Übergabe, sondern immer eine Doppelbelegung. Für Buchungen aus Pension pro gilt die Einstellung nicht.