Veranstaltung anlegen und Buchungen verwalten

Ein Seminar, ein Vortragsabend oder ein Webinar: Mit dem Modul „Veranstaltungen" legst du so etwas in wenigen Schritten an und lässt Kunden online buchen. Gebucht wird die Person, nicht das Tier. Diese Anleitung ist die kurze Schrittfolge von der Vorbereitung bis zur ersten Buchung. Alle Felder und Sonderfälle erklärt die Seite Veranstaltungen.

Teil 1: Einmalig vorbereiten (Administrator)

1. Modul einschalten: System → Einstellungen, Gruppe „Module" → „Veranstaltungsmodul aktivieren".
2. Leistung anlegen: Stammdaten → Leistungen → „Leistung für Veranstaltungen hinzufügen". Der Preis gilt je Teilnehmer für die ganze Veranstaltung. Details: Leistungen anlegen.
3. Dozenten anlegen: Veranstaltungen → Dozenten → einen vorhandenen Kontakt wählen, optional die Berufsbezeichnung ergänzen, speichern. Gibt es die Person noch nicht, lege sie zuerst als Kontakt an.
4. Ort und Thema prüfen: Jeder Termin braucht einen Ort (Stammdaten → Orte; für Webinare zum Beispiel einen Ort „Online"). Beschreibung und Bilder im Kundenportal kommen aus dem Thema (Stammdaten → Themen).
5. Optional: Richtet ein anderer die Veranstaltung aus, lege ihn unter Veranstaltungen → Veranstalter an.

Fehlt die Leistung oder der Dozent, zeigt Veranstaltungen → Einzelveranstaltungen oben den Hinweis „Für Veranstaltungen brauchen Sie mindestens eine Leistung der Leistungsgruppe „Veranstaltungen" und einen Dozenten." — für Administratoren mit den Links „Leistung hinzufügen >" und „Dozenten verwalten >".

Teil 2: Veranstaltung anlegen

1. Klicke auf Veranstaltungen → Einzelveranstaltungen → „Veranstaltung hinzufügen".
2. Trag im Abschnitt „Basisdaten" ein: „Name", „Thema", optional „Veranstalter", und wähle „Leistung (Leistungsgruppe Veranstaltungen)".
3. Setze „Anmeldeschluss" und „Online-Absage möglich bis" (beides Datum mit Uhrzeit, Pflicht).
4. Lass „Die Veranstaltung ist aktiv" angehakt und trag die „Maximale Anzahl Teilnehmer" ein (Vorgabe 8).
5. Optional: Im Abschnitt „Warteschlange" „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" und „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" — siehe Warteliste: Kunden nachrücken lassen.
6. Optional: Soll eine Gruppen-Stempelkarte zahlen, setze im Abschnitt „Zahlung per Gruppen-Multipass" den Haken „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren" und wähle „Anzahl der Einheiten" und „Leistung".
7. Klicke auf „Speichern". Du bleibst im Formular — erst jetzt kannst du Termine und Teilnehmer eintragen.

Teil 3: Termine eintragen

1. Klicke im Abschnitt „Termine" auf „Termin hinzufügen".
2. Trag „Beginnt am/um", „Ort" und „Dauer (Minuten)" ein und wähle den „Dozent", bei Bedarf den „Co-Dozent".
3. Optional: „Inhalt / Programm" (steht im Kundenportal) und „Hinweise für angemeldete Teilnehmer" (nur für Teilnehmer mit aktivem Platz im Kundenbereich sichtbar, zum Beispiel der Zugangslink eines Webinars).
4. Mehrere Termine im Wochenrhythmus? Setze im Abschnitt „Terminserie" „Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen …", trag die Anzahl Wochen ein (höchstens 52) und hake die Wochentage an. Tage mit Betriebsschließung werden ausgelassen, außer du setzt „Betriebsschließungen ignorieren".
5. Klicke auf „Speichern".

So prüfst du, ob es geklappt hat: Die Termine stehen im Abschnitt „Termine" mit Datum, Ort und Dozent und im Terminplaner, wenn dort das Kästchen „Veranstaltungen" gesetzt ist.

Teil 4: Online buchbar machen (Administrator)

1. Öffne Layout → Seitenverwaltung und lege eine Seite an oder öffne eine vorhandene.
2. Wähle bei „Seitenmodul (was unter den Seitentexten erscheint)" den Eintrag „Veranstaltungen" und speichere.
3. Prüfe unter System → Einstellungen, Gruppe „Kundenbereich", dass „Tab: Veranstaltungen anzeigen" an ist. Unter der Gruppe „Veranstaltungen" legst du fest, was das Kundenportal zeigt („Auslastung anzeigen", „Dozenten anzeigen", „Termine in der Übersicht anzeigen", „Maximale Teilnehmerzahl anzeigen", „Ort im Kalender anzeigen").

Die Seite zeigt alle aktiven Veranstaltungen, deren Anmeldeschluss noch nicht vorbei ist. Der Kunde bestätigt ggf. die Buchungsbedingungen und bucht mit „Kostenpflichtig & verbindlich buchen".

Teil 5: Teilnehmer selbst eintragen

1. Öffne die Veranstaltung (Stift) oder in der Übersicht „Teilnehmer & Termine".
2. Klicke im Abschnitt „Teilnehmer" auf „Teilnehmer hinzufügen".
3. Wähle unter „Teilnehmer" den Kontakt. Setze „Buchungsbestätigung per E-Mail senden", wenn der Kunde eine Bestätigung bekommen soll.
4. Klicke auf „Speichern".

Oben steht danach, wie bezahlt wird: „Zahlung per Multipass #…" oder „Rechnungsposition #… angelegt." Die Rechnungsposition rechnest du über die Leistungsverwaltung ab. Im Backend darfst du auch nach dem Anmeldeschluss und an Kontaktgruppen-Beschränkungen vorbei eintragen. Ist die Grenze erreicht und die Warteschlange an, landet die Buchung auf der Warteliste.

Typische Meldungen:

• „Diese Buchung wurde bereits vorgenommen." — der Kontakt ist schon angemeldet. Jeder Kontakt kann je Veranstaltung nur einmal gebucht werden.
• „Die maximale Teilnehmerzahl ist erreicht." — voll, und die Warteschlange ist aus.

Teilnehmer austragen, Termin oder Veranstaltung absagen

• Teilnehmer austragen: graues Kreuz „Austragen" in der Zeile → bei Bedarf „Diesen Kunden benachrichtigen." → „Teilnahme stornieren". Eine unberechnete Position wird gelöscht, für eine schon abgerechnete entsteht automatisch eine Gutschrift, Multipass-Einheiten werden zurückgebucht.
• Einen Termin absagen: in der Terminliste „Absagen" → optional „Teilnehmer benachrichtigen." → „Termin absagen". Nur der Termin wird gelöscht; die Buchungen bleiben bestehen.
• Die ganze Veranstaltung absagen: in der Übersicht „Einzelveranstaltungen" das Symbol „Absagen" → optional „Teilnehmer benachrichtigen." → „Veranstaltung absagen". Alle Buchungen werden storniert (mit Gutschrift, wo schon abgerechnet) und alle Termine gelöscht.

Vertiefung: Veranstaltungen · Warteliste: Kunden nachrücken lassen