Einen Einzeltermin anlegen und „Sitzung durchführen“
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So legst du in PetWorkers einen Einzeltermin an und führst ihn danach mit „Sitzung durchführen“ durch. Am Beispiel einer Einzelstunde für Mia Beispiel zeigen wir Termin, Leistung, Abrechnung, Befund und interne Notizen – bis zur Rechnung mit einem Klick und der Ansicht im Kundenbereich.
Kapitel im Video
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Einen Einzeltermin anlegen und „Sitzung durchführen“
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Einleitung
In diesem Video legst du einen Einzeltermin an und führst ihn danach mit „Sitzung durchführen“ durch. Ein Einzeltermin ist ein Termin für einen Kunden mit einem Mitarbeiter, zum Beispiel eine Trainingsstunde. Als Beispiel bekommt Mia Beispiel eine Einzelstunde bei Trainerin Jana Probe.
Wo du die Termine findest
Klicke links auf „Terminverwaltung“ und dann auf „Termine“. Unter „Eigene Termine“ stehen deine eigenen Termine. Die Termine deines ganzen Teams findest du unter „Termine aller Mitarbeiter“.
Den Termin anlegen
Klicke oben auf „Neue Terminbuchung“. Das Formular hat mehrere Reiter. Für einen normalen Termin reicht der erste Reiter „Basisdaten“. Bei „Termin“ trägst du Datum und Uhrzeit ein, hier Dienstag, 3. November, um 10:00 Uhr. Bei „Leistung“ wählst du, was der Kunde bekommt: die „Einzelstunde 60 Minuten“. Eine Terminart wählst du nicht. Sie hängt an der Leistung und kommt von selbst mit. „Faktor“ und „Dauer (Minuten)“ füllt PetWorkers aus der Leistung vor. Für eine Doppelstunde trägst du beim Faktor eine 2 ein. Bei „Kunde“ wählst du Mia Beispiel. Danach zeigt „Tier“ nur Mias Tiere. Wir nehmen Lotte. Kommt ein zweites Tier mit, wählst du es bei „Weitere Tiere“. Bei „Abrechnung“ legst du fest, wie der Termin bezahlt wird: einzeln, mit Stempelkarte oder über ein Abo. Wir lassen „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“ stehen. Dann steht die Stunde als offene Leistung bei Mia, wie im Video zum Abrechnungssystem. Bei „Mitarbeiter“ wählst du, wer den Termin macht: Jana Probe. Beim „Treffpunkt“ nehmen wir den „Trainingsplatz Hundeschule“. Fährst du zum Kunden, wählst du „Adresse des Kunden“. Unter „Terminnotizen für den Kunden“ schreibst du, was Mia wissen soll. Der Text steht in ihrer Terminbestätigung. Dieser Haken schickt Mia und Jana eine Terminbestätigung per E-Mail. Er ist vorbelegt. In unserem Beispiel nehmen wir ihn heraus. Klicke auf „Speichern & zurück“. Der Termin steht jetzt in der Liste, mit Kundin, Tier, Mitarbeiterin und Treffpunkt. Rechts steht „Nicht berechnet“: Die Stunde ist noch offen.
Die Sitzung durchführen
Nach der Stunde öffnest du den Termin zum Durchführen. Klicke rechts in der Zeile auf die drei Striche. Klicke auf das grüne Startsymbol „Sitzung / Termin durchführen“. Oben stehen Termin, Kundin und Tier, darunter die Mitarbeiterin, die Tierdaten und die Bewertung. Ins Feld „Befund“ schreibst du, was ihr gemacht habt und was Mia üben soll. Diesen Text sieht Mia in ihrem Kundenbereich. „Interne Notizen zum Training“ und „Interne Vermerke“ sieht nur dein Team, nie der Kunde. Rechts unter „Leistungen“ steht die Einzelstunde. Kam etwas dazu, wählst du es bei „Leistung hinzufügen“ und klickst auf das Plus. Klicke oben auf „Sitzung speichern“. Es erscheint „Sitzungsdaten gespeichert.“ Deine Notizen liegen jetzt beim Termin.
Sofort abrechnen
Willst du sofort abrechnen, klickst du auf „Jetzt abrechnen (PDF+E-Mail)“. PetWorkers fragt nach. Die offenen Leistungen werden zu einer Rechnung, die abgeschlossen und per E-Mail an Mia geschickt wird. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Klicke auf „Jetzt abrechnen“. Oben steht: „Rechnung erstellt, als PDF abgeschlossen und per E-Mail versendet.“ Rechts findest du sie unter „Verknüpfte Rechnungen“. Rechnest du lieber gesammelt ab, lässt du den Knopf weg. Die Stunde bleibt dann offen bei Mia, wie in Video 20 gezeigt.
Weitere Wege und Tipps
In der Zeile findest du noch mehr: kopieren, schnell bearbeiten, stornieren, Bestätigung oder Erinnerung senden, archivieren, umbuchen, als PDF anzeigen und bearbeiten. Kommt Mia jede Woche, setzt du beim Anlegen im Reiter „Terminserie“ den Haken. PetWorkers legt dann bis zu 52 Termine an, immer am selben Wochentag zur selben Uhrzeit.
So sieht es deine Kundin
Mia sieht ihren Termin im Kundenbereich unter „Einzeltermine“, mit Datum, Uhrzeit und Treffpunkt. Mit „Protokoll & Bemerkungen zum Termin“ klappt sie deinen Befund auf. Hier steht dein Befund. So weiß Mia genau, was sie bis zum nächsten Mal üben soll. Bis zur Stornofrist kann Mia hier eine Stornierung anfragen. Die Anfrage landet bei dir unter „Anfragen“.
Zusammenfassung
Termin anlegen, Leistung, Kunde, Tier und Mitarbeiter wählen, die Terminart kommt aus der Leistung. Nach der Stunde dokumentierst du mit „Sitzung durchführen“ und rechnest auf Wunsch sofort ab. Im nächsten Video zeige ich dir den Terminplaner, den Kalender mit all deinen Terminen.