Teilnehmerliste und Teilnahmebestätigung

Einleitung
In diesem Video geht es um zwei Ausdrucke für deine Gruppenstunden: die Teilnehmerliste und die Teilnahmebestätigung. Die Teilnehmerliste nimmst du mit auf den Platz und hakst ab, wer da ist. Die Teilnahmebestätigung bekommt dein Kunde nach der Stunde, zum Beispiel für den Hundeführerschein oder die Versicherung. Als Beispiel nehmen wir die „Welpengruppe Samstag“ am 7. November. Danach stellen wir Mia Beispiel eine Bestätigung aus.

Die Teilnehmerliste drucken
Öffne „Hundeschule“, „Gruppen“. Klicke bei der Gruppe auf den Termin, hier den 7. November um 10 Uhr. Jetzt bist du in der Termin-Kartei. Oben siehst du, wie viele Plätze belegt sind: 6 von 6. Die Pille „1. Besuch“ zeigt, wer zum ersten Mal in einer deiner Gruppen ist. Weiter unten steht der Kasten „Teilnahmebestätigungen“ mit allen Anmeldungen dieses Termins. Klicke auf „Teilnehmerliste (PDF)“. PetWorkers erstellt eine Liste zum Ausdrucken. Oben stehen Gruppe, Datum, Uhrzeit, Ort und die Leitung, also Trainer und Co-Trainer. Darunter jeder Teilnehmer mit Tier, Tarif und Telefonnummer. Rechts ist ein Kästchen „Anwesend“ zum Abhaken. Interne Notizen und E-Mail-Adressen stehen nicht drauf. Wer auf der Warteliste steht, kommt in einen eigenen Abschnitt. Die Liste zeigt immer den aktuellen Stand. Drucke sie also erst kurz vor der Stunde aus.

Der schnelle Weg über die Gruppe
Du musst nicht jeden Termin einzeln öffnen. In der Gruppe selbst findest du Kurzwege zur Teilnehmerliste des letzten und der nächsten Termine. Ein Klick auf das Datum öffnet direkt die Liste dieses Termins.

Eine Teilnahmebestätigung ausstellen
Jetzt die Teilnahmebestätigung. Die stellst du nach der Stunde aus. Mia war mit Lotte am 26. Oktober in der Welpengruppe. Öffne die Termin-Kartei und scrolle zum Kasten „Teilnahmebestätigungen“. Wer noch keine hat, bei dem steht „noch nicht erstellt“. Mit „Bestätigungen erstellen“ erzeugst du die Bestätigungen für alle Teilnehmer auf einmal. Die Warteliste lässt PetWorkers dabei aus. Wir machen es nur für Mia. Such dir ihre Zeile. Klicke rechts auf das Symbol „Bestätigung erstellen“. So siehst du, dass es geklappt hat: Statt „noch nicht erstellt“ steht jetzt „Nr. 2026-0012 erstellt“. Jede Bestätigung hat ihre eigene Nummer. Mit dem Symbol „PDF ansehen“ öffnest du die Bestätigung. Darauf steht: Mia Beispiel mit Lotte hat am 26. Oktober an der Gruppenstunde Welpengruppe teilgenommen. Dazu Uhrzeit, Ort und Trainer. Unten stehen Ort, Datum, ein Feld für deine Unterschrift und ein QR-Code. Damit kann jeder prüfen, ob die Bestätigung echt ist.

Neu erstellen und verschicken
Hat sich etwas geändert, zum Beispiel der Ort, klickst du auf „Neu erstellen“. Nummer und QR-Code bleiben gleich. Mit dem Briefsymbol „Per E-Mail schicken“ geht die Bestätigung als PDF an Mia. Vorher fragt PetWorkers: „Bestätigung jetzt per E-Mail an den Kunden schicken?“ Danach steht in der Zeile, wann du sie verschickt hast. Fehlt beim Kunden die E-Mail-Adresse, ist das rot markiert. Mit „Alle verschicken“ schickst du alle erstellten Bestätigungen des Termins auf einmal. Bei Kursen, FlexKursen und Veranstaltungen gibt es zusätzlich eine Bestätigung über alle Termine. Du findest sie im Angebot selbst, unter den Teilnehmern. Alle Bestätigungen eines Kunden findest du auch in seiner Kartei, im Reiter „Dokumente“ unter „Teilnahmebestätigungen“.

So sieht es dein Kunde
Scannt jemand den QR-Code mit dem Handy, öffnet sich diese Seite: „Diese Bestätigung ist echt.“ Sie zeigt nur das Nötigste: Nummer, Vorname mit Anfangsbuchstaben, Anlass, Datum und Ort. Die E-Mail-Adresse und der volle Name bleiben geschützt.

Zusammenfassung
Die Teilnehmerliste druckst du vor der Stunde aus der Termin-Kartei oder über die Kurzwege der Gruppe. Die Teilnahmebestätigung stellst du danach aus und schickst sie per E-Mail. Im nächsten Video zeige ich dir Schnupperstunden und Gastbuchungen.