Arbeiten mit Stempelkarten und Einzelterminen
So richtest du 5er- oder 10er-Karten für Einzeltermine ein und rechnest Trainings, Behandlungen oder Beratungen darüber ab.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — alles, auch die Kartenvorlagen im Menü Leistungen, Reiter Stempelkarten (das Menü sehen nur Administratoren).
- BackOffice (Büro & Buchhaltung) — Karten in der Kundenkartei und die Übersicht unter Finanzen → Multipässe.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — Karten in der Kundenkartei; Finanzen → Multipässe nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" der Schalter „Finanzen: Multipässe" an ist.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — der Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)" in der Kundenkartei: Karte ausgeben, einsehen, bearbeiten, Leerbuchungen. Nicht: Finanzen → Multipässe.
- Deine Kunden — sehen ihre Karten im Kundenbereich unter „Stempelkarten (Multipässe)", wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „Tab: Stempelkarten (Multipässe) anzeigen" an ist. Selbst kaufen können sie nur Karten mit dem Haken „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten".
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- „Es wurde ein neuer Multipass gebucht" — an dich (Firmenadresse), jedes Mal, wenn eine Karte angelegt wird — egal ob du sie ausgibst oder der Kunde sie kauft. Automatisch.
- „Ihrem Konto wurde ein neuer Multipass hinzugefügt" — an den Kunden, wenn er die Karte im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" selbst kauft. Automatisch. Gibst du die Karte in der Kundenkartei aus, bekommt der Kunde keine Mail.
- Rechnung — an den Kunden, wenn er eine Karte selbst kauft: im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" oder direkt beim Anmelden zu einem Gruppentermin. Nur, wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „[Onlinebuchung digitale Stempelkarten (Multipässe)]: Automatische Rechnung" an ist.
Karte bearbeiten, Leerbuchung, archivieren und löschen verschicken nichts. Die beiden Hinweis-Mails nutzen die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)" unter Layout → Vorlagen.
Einrichten in drei Schritten
- Einzelleistung prüfen: Unter Leistungen → Einzeltermine gibt es die Leistung, mit der du Termine anlegst, zum Beispiel „Einzelstunde".
- Karte anlegen: im selben Kasten „Leistung für Einzelstunden hinzufügen" → „Multipass", zum Beispiel 5 Einheiten, Multipass-Leistung = „Einzelstunde", Kartenpreis. Details: Wie erstelle ich eine Stempelkarte?
- Karte ausgeben: Kunde → Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)" → „Multipass hinzufügen" — oder der Kunde kauft sie online, wenn sie für die Direktbuchung freigeschaltet ist.
Wie die Abrechnung dann läuft
Wenn du einen Einzeltermin mit dieser Leistung anlegst, sucht PetWorkers:
- Gruppen-Karte — nur, wenn du am Termin „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren" gesetzt hast. Dann gelten die dort eingestellte „Anzahl der Einheiten" (Vorgabe 3) und „Leistung". Diese Angaben lassen sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.
- Einzeltermin-Karte des Kunden mit genau der Leistung des Termins und genug Resteinheiten. Wie viel abgezogen wird, bestimmt die Einheitenzahl des Termins.
- Rechnung — sonst eine unberechnete Position für die Leistungsverwaltung.
So prüfst du, ob es geklappt hat: In den Multipass-Details (Kunde → Reiter → Lupe) steht der Termin im Kasten „Buchungen Einzeltermine". Der Kunde sieht ihn im Kundenbereich bei der Karte.
Worauf du achten musst
- Genau die Leistung: Eine Karte für „Einzelstunde" zahlt keine „Behandlung".
- Abgezogen wird beim Anlegen des Termins. Löschst du den Termin, bekommt die Karte die Einheiten zurück.
- Kein Abo bei Einzelterminen — nur Karte oder Rechnung.
- Fahrtkosten sind immer eigene Rechnungspositionen, nie Teil der Karte.
- Terminanfragen aus der Terminfreigabe werden erst abgerechnet, wenn du sie als echten Termin anlegst.
Vertiefung: Stempelkarten (Multipässe) · Die Zahlweiche