Einem Kunden ein Abo geben
Ein Kunde möchte ab sofort das Gruppenstunden-Abo. So legst du es bei ihm an — samt Kontingent für den laufenden Monat, damit er gleich buchen kann.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — können in der Kontaktkartei Abos zuweisen.
- Deine Kunden — sehen das neue Abo sofort im Kundenbereich unter „Abonnements", wenn der Tab eingeschaltet ist.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Abonnement: Buchungsbestätigung — an den Kunden, sobald du speicherst. Automatisch, ohne Nachfrage. Hat der Kontakt keine E-Mail-Adresse, geht nichts raus.
- Eine Rechnung entsteht dabei nicht, also wird auch keine verschickt.
Den Wortlaut der Kunden-E-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen. Jede gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung; welche verschickt wird, richtet sich nach der Anrede im Kontakt. Die Meldungen an dich gehen an die Adresse unter System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen, Feld „Empfänger: Abonnement-Buchungen/-Kündigungen" — ist dort nichts eingetragen, an die E-Mail-Adresse deiner Firma.
Voraussetzungen
- Es gibt die passende Abo-Vorlage (siehe Abo-Vorlage anlegen).
- Der Kunde ist als Kontakt angelegt. Soll das Abo für ein bestimmtes Tier gelten, ist das Tier eingetragen.
- Bei der Tagesbetreuung: Es gibt eine Betreuungsgruppe (Stammdaten → Betreuungsgruppen).
Schritt für Schritt
- Klicke im Menü auf Basisdaten → Kontakte und öffne den Kunden.
- Klicke auf den Reiter Abonnements.
- Klicke auf den Knopf der Angebotsart, zum Beispiel Abonnement Gruppenstunden. Das Formular „Abo für Kunden hinzufügen" öffnet sich.
- Wähle bei Abonnement die Vorlage, zum Beispiel „Gruppenstunden-Abo 4x monatlich".
- Wähle bei Tier den Hund, für den das Abo gilt. Lässt du „Alle Tiere (keine Tierbindung)" stehen, gilt es für jedes Tier des Kunden.
- Nur Tagesbetreuung: Wähle die Betreuungsgruppe.
- Freiwillig: Interne Bemerkungen (nur für dich) und Bemerkungen für den Kunden.
- Setze den Haken Aktuellen Buchungssatz anlegen (erforderlich für Nutzung im aktuellen Monat). Ohne diesen Haken hat das Abo im laufenden Monat kein Kontingent.
- Setze Buchungssatz anteilig berechnen, wenn der Kunde mitten im Monat einsteigt und nur die restlichen Tage zahlen soll. Preis und Einheiten werden dann auf die verbleibenden Tage (ohne heute) umgerechnet und die Einheiten abgerundet.
- Nur Tagesbetreuung: Reservierungen aktuellen Monat anlegen legt die vorbelegten Betreuungstage an. Urlaube für Reservierungen ignorieren legt sie auch an Schließtagen an.
- Klicke auf Speichern.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Du bist zurück im Reiter Abonnements. Das Abo steht in der Liste mit Laufzeit ab heute.
- Öffne es über das Menü am Zeilenende, Details. Es gibt einen Kasten für den laufenden Monat, zum Beispiel „09 / 2026 (0,00 / 4,00)".
- Buche testweise eine Gruppenstunde für das Tier: Unter „Abrechnung" steht bei „Abonnement" das freie Kontingent.
Häufige Fehler
- „Aktuellen Buchungssatz anlegen" vergessen. Das Abo existiert, aber im laufenden Monat wird nichts darauf gebucht. Lege den Monat unter Finanzen → Abonnements in der Zeile des Abos mit „verlängern" an (siehe Abos jeden Monat verlängern).
- Am Monatsende anteilig angelegt. Wenige Resttage ergeben abgerundet 0 Einheiten. Leg den Monat dann ohne „anteilig" an oder beginne das Abo mit dem nächsten Monat.
- Falsches Tier. Buchungen für den anderen Hund des Kunden ziehen nicht ab. Wenn das Abo für alle Hunde gelten soll, wähle „Alle Tiere (keine Tierbindung)".
- Erster Monat nicht berechnet. Die Zuweisung erstellt keine Rechnung. Der Monat steht auf „(Unberechnet)", bis du ihn über Finanzen → Leistungsverwaltung abrechnest.