Das Fahrtenbuch
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So entsteht dein Fahrtenbuch aus deinen Terminen. Fahrzeug und Kilometer am Termin eintragen, Fahrten für einen Zeitraum anzeigen, nach Fahrzeug oder Mitarbeiter filtern und als Excel oder CSV herunterladen.
Kapitel im Video
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Das Fahrtenbuch
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Einleitung
In diesem Video geht es um das Fahrtenbuch. Es zeigt dir, wie viele Kilometer du für deine Termine gefahren bist. Das brauchst du zum Beispiel für die Steuer oder um Fahrtkosten nachzuweisen. Das Fahrtenbuch ist noch als Beta gekennzeichnet, also eine neue Funktion. Du musst es nicht extra führen. Es entsteht aus deinen Einzel-, Gruppen- und Kursterminen. Als Beispiel trage ich die Fahrt zu einem Hausbesuch bei Lena Vorlage ein.
Kilometer am Termin eintragen
Öffne unter „Terminverwaltung“ die „Einzeltermine“. Hier steht der Termin bei Lena Vorlage am 19. November. Treffpunkt ist ihre Adresse, rund 8 Kilometer entfernt. Klicke rechts auf den Stift, um den Termin zu bearbeiten. Oben stehen die Abschnitte des Formulars. Ein Klick auf „Fahrtenbuch“ bringt dich direkt dorthin. Wähle bei „Fahrzeug“, womit du gefahren bist. Zur Auswahl stehen „Firmenfahrzeug“ und „Privatfahrzeug“. Wir nehmen das Firmenfahrzeug. Die beiden Fahrzeuge sind fest vorgegeben. Lässt du das Feld leer und trägst nur Kilometer ein, steht die Fahrt als „ohne Fahrzeug“ im Fahrtenbuch. Trage die Kilometer für den Hinweg und für den Rückweg ein. Hier jeweils 8 Kilometer. Ein Termin kommt ins Fahrtenbuch, sobald ein Fahrzeug oder eine Entfernung eingetragen ist. Tipp: Du kannst die Kilometer auch nachträglich eintragen, zum Beispiel einmal im Monat für alle Termine. Achte beim Speichern auf diesen Haken. Ist er gesetzt, bekommen Kunde und Mitarbeiter eine E-Mail zum Termin. Für die Kilometer lässt du ihn leer. Klicke unten auf „Änderungen speichern“. Genauso trägst du Kilometer bei Gruppen- und Kursterminen ein. Dort heißt der Abschnitt ebenfalls „Fahrtenbuch“. Für ein zweites Beispiel habe ich bei einem Termin von Jana Probe das Privatfahrzeug eingetragen.
Das Fahrtenbuch ansehen
Jetzt öffnest du unter „Finanzen“ das „Fahrtenbuch“. Wähle bei „Von“ und „Bis“ den Zeitraum. Voreingestellt ist das laufende Jahr bis heute. Unsere Termine liegen in der Zukunft, also stellen wir den ganzen November ein. Klicke auf „Anzeigen“. Oben stehen die Kilometer gesamt und die Zahl der Fahrten. Daneben siehst du die Kilometer je Fahrzeug. Jede Zeile ist eine Fahrt: Datum, Zeit, Terminart, Kunde oder Gruppe, Ort, Mitarbeiter und Fahrzeug. Als Mitarbeiter steht dort die Person, die am Termin als Trainer eingetragen ist. Rechts stehen die Kilometer für Hin- und Rückfahrt und die Summe.
Filtern und herunterladen
Willst du nur ein Fahrzeug sehen, wählst du es bei „Fahrzeug“ aus und klickst wieder auf „Anzeigen“. Jetzt stehen nur noch die Fahrten mit dem Firmenfahrzeug da. Genauso grenzt du bei „Mitarbeiter“ auf eine Person aus deinem Team ein. Mit „Excel“ oder „CSV“ lädst du genau die angezeigte Liste herunter, zum Beispiel für dein Steuerbüro. Gut zu wissen: Gelöschte Termine und Veranstaltungstermine erscheinen nicht im Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch sehen Administratoren und das Büro mit Buchhaltungsrechten.
Zusammenfassung
Trage am Termin im Abschnitt „Fahrtenbuch“ Fahrzeug und Kilometer ein. Unter „Finanzen“, „Fahrtenbuch“ siehst du alle Fahrten eines Zeitraums und lädst sie herunter. Damit ist der Bereich Finanzen geschafft. Weiter geht es mit Team und Organisation: Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Aufgaben anlegst und erledigst.