Kündigung eines Kunden bestätigen oder ablehnen
Kündigt ein Kunde sein Abo im Kundenbereich, ist das zunächst nur eine Bitte. Das Abo läuft unverändert weiter, bis du entscheidest. So findest und bearbeitest du die Kündigung.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Anfragen-Seiten und entscheiden.
- Deine Kunden — kündigen im Kundenbereich unter „Abonnements", wenn unter System → Einstellungen (Bereich „Kundenbereich") „Kündigung von Abonnements im Kundenbereich erlauben" an ist. Sie können die Kündigung dort auch wieder zurückziehen, solange du nicht entschieden hast.
Welche E-Mails werden verschickt?
- [Abo][Kündigung] … — an deine Firmenadresse, wenn der Kunde die Kündigung einreicht. Der Kunde selbst bekommt dabei keine E-Mail.
- Kündigung bestätigen → Abonnement: Kündigungsbestätigung an den Kunden und Abo-Kündigung an dich. Automatisch.
- Ablehnen → Nachricht: Kündigung eines Abonnements abgelehnt an den Kunden, sofort und unverändert, sofern er Benachrichtigungen erhält.
- Ablehnen & Nachricht → der Text öffnet sich im Nachrichtenfenster; er geht erst raus, wenn du dort auf Senden klickst.
Den Wortlaut der Kunden-E-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen. Jede gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung; welche verschickt wird, richtet sich nach der Anrede im Kontakt. Die Meldungen an dich gehen an die Adresse unter System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen, Feld „Empfänger: Abonnement-Buchungen/-Kündigungen" — ist dort nichts eingetragen, an die E-Mail-Adresse deiner Firma.
Voraussetzungen
- Ein Kunde hat im Kundenbereich unter „Abonnements" auf „Abo kündigen" geklickt.
- Die Menüzahl hinter Anfragen zeigt offene Vorgänge an.
Schritt für Schritt
- Öffne die richtige Anfragen-Seite: Hundeschule → Anfragen für Gruppenstunden- und Veranstaltungs-Abos, Tagesbetreuung → Anfragen für Tagesbetreuung, Terminverwaltung → Anfragen für Einzeltermine, DogWalk und Stundenbetreuung.
- Such den Kasten Abo-Kündigungen. Jede Zeile zeigt Abonnement, Kunde und Tier, wann eingereicht und die Begründung.
- Entscheide:
- Kündigung bestätigen — das Abo wird fristgerecht gekündigt, wie im Rezept Ein Abo kündigen.
- Ablehnen — zum Beispiel wegen der Mindestlaufzeit. Das Abo läuft weiter, der Kunde bekommt die Standard-Absage.
- Ablehnen & Nachricht — wie Ablehnen, aber du passt den Text vorher an.
- Bestätige die Rückfrage.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Nach „Kündigung bestätigen" steht oben „Die Kündigung ist erfasst und wird zum … wirksam. Der Kunde hat die Bestätigung erhalten." Die Zeile ist aus dem Kasten verschwunden.
- Unter Finanzen → Abonnements steht das Abo mit „gekündigt zum …".
- Nach „Ablehnen" steht „Die Kündigung wurde abgelehnt und der Kunde benachrichtigt. Das Abonnement läuft weiter." Im Kundenbereich ist die Kündigung verschwunden, der Kunde kann erneut kündigen.
Häufige Fehler
- „Zu diesem Abonnement liegt keine Kündigung (mehr) vor …" — der Kunde hat sie zurückgezogen oder jemand anderes hat schon entschieden. Lade die Seite neu.
- „… Der Kunde wurde NICHT benachrichtigt …" — der Kunde erhält keine Benachrichtigungen, oder der Versand ging nicht. Abgelehnt ist trotzdem; sag es ihm auf anderem Weg.
- „Die Aktion wurde abgebrochen: die Seite war zu lange offen." — Seite neu laden und noch einmal klicken.
- Kündigung im falschen Menü gesucht. Sie steht immer unter der Angebotsart des Abos, nicht dort, wo der Kunde sonst bucht.