Ausbildung im Überblick: Pläne, Akten und Prüfungen
PetWorkers Wave · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
Mit dem Modul „Ausbildung“ begleitest du Menschen, die bei dir lernen: angehende Hundetrainer, Praktikanten oder Assistenten. Du legst fest, was sie erfüllen müssen. PetWorkers zählt mit, was schon geschafft ist. Prüfungen und Übungen legen deine Auszubildenden online im Kundenbereich ab.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — schalten das Modul ein und legen unter Stammdaten die Ausbildungspläne und Prüfungsbögen an.
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung — sehen das Menü Ausbildung: Auszubildende aufnehmen, anrechnen, Prüfungen freigeben und bewerten.
- Deine Auszubildenden — sehen im Kundenbereich den Menüpunkt „Ausbildung“, sobald sie einem Plan zugeordnet sind oder einen Bogen freigegeben bekommen haben.
- Voraussetzung: Die Einstellung „Modul: Ausbildung“ ist unter System → Einstellungen → Module eingeschaltet. Ab Werk ist sie aus.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Prüfungsergebnis — an den Auszubildenden, nur wenn du beim Bewerten einer Prüfung den Haken „Ergebnis per E-Mail an den Auszubildenden schicken“ setzt. Der Haken ist immer zuerst aus.
- Sonst verschickt das Modul keine E-Mails — auch nicht beim Aufnehmen, beim Freigeben einer Prüfung, beim Üben oder beim Abschluss.
Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen (Vorlage „Prüfungsergebnis“).
Kurz gesagt: Schalte das Modul ein. Lege unter Stammdaten → Ausbildungspläne einen Plan an. Nimm unter Ausbildung → Auszubildende die Person auf — ab dann siehst du ihren Fortschritt in der Akte.
Video-Anleitung: Lieber zuschauen? Das Video „Ausbildung: Pläne, Auszubildende, Prüfungen“ zeigt das Schritt für Schritt – du findest es unten auf dieser Seite.
So hängt alles zusammen
- Ausbildungsplan — die Vorlage: Was muss jemand für diese Ausbildung schaffen? Ein Plan besteht aus Bausteinen.
- Baustein — ein Ziel im Plan, zum Beispiel „6 Termine Hospitation in der Welpengruppe“ oder „Theorieprüfung bestanden“.
- Prüfungsbogen — ein Fragebogen. Er dient entweder als echte Prüfung oder als Übungsbogen zum Üben.
- Auszubildender — ein Kontakt aus deiner Kartei, den du einem Plan zuordnest. Seine Akte zeigt, wie weit er ist.
Termine zählen von selbst mit: Vergangene, fest gebuchte Termine des Auszubildenden kommen automatisch in die passenden Bausteine. Wartelisten und abgesagte Termine zählen nicht. Was PetWorkers nicht selbst sehen kann, zum Beispiel ein Praktikumstag, rechnest du von Hand an.
In dieser Reihenfolge richtest du alles ein
- Modul einschalten (gleich hier unten).
- Prüfungsbögen und Übungsbögen anlegen, falls du Prüfungen brauchst: Prüfungsbögen und Übungsbögen erstellen.
- Ausbildungsplan mit Bausteinen anlegen: Ausbildungsplan anlegen und Bausteine festlegen.
- Auszubildende aufnehmen und anrechnen: Auszubildende aufnehmen und Fortschritt anrechnen.
- Prüfungen freigeben und bewerten: Prüfungen freigeben und bewerten.
Den Prüfungsbogen legst du vor dem Plan an. Sonst kannst du im Plan noch keinen Prüfungsbaustein auswählen.
So schaltest du das Modul ein
- Klicke im Menü auf System → Einstellungen.
- Klicke in das Suchfeld „Einstellungen durchsuchen (Name, Beschreibung, Systemname) …“ und tippe Modul: Ausbildung. Alternativ klickst du oben in der Liste der Bereiche auf Module.
Das Suchfeld (rot markiert) filtert die Einstellungen. Darunter bleibt nur die Zeile „Modul: Ausbildung“ im Bereich „Module“ stehen. - Klicke in der Zeile Modul: Ausbildung rechts auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
System → Einstellungen → Module: das Stiftsymbol in der Zeile „Modul: Ausbildung“ (rot markiert). Hier steht das Modul schon auf „Ja“. - Schalte den Schalter ein.
- Klicke auf den grünen Haken (Speichern). In der Zeile steht jetzt „Ja“.
Nach dem Klick auf den Stift: links der Schalter, rechts der grüne Haken zum Speichern (beides rot markiert). Das Kreuz daneben bricht ab. - Lade die Seite neu.
Geklappt: Im Menü steht jetzt Ausbildung mit den Punkten Auszubildende und Prüfungen. Unter Stammdaten findest du Ausbildungspläne und Prüfungsbögen.
Schaltest du das Modul später wieder aus, bleiben alle Pläne, Akten und Ergebnisse gespeichert. Das Menü und der Bereich im Kundenbereich verschwinden nur.
So zeigst du die Ausbildung im Kundenbereich
Im Kundenbereich erscheint der Menüpunkt „Ausbildung“. Dort sieht der Auszubildende seinen Plan, seine Prüfungen und die Bögen zum Üben. Ab Werk ist der Menüpunkt eingeschaltet.
- Klicke im Menü auf System → Einstellungen.
- Tippe in das Suchfeld Ausbildung anzeigen.
- Klicke in der Zeile Ausbildung anzeigen auf das Stiftsymbol.
Bereich „Kundenbereich“: die Zeile „Ausbildung anzeigen“ mit dem Stiftsymbol (rot markiert). - Stelle den Schalter auf ein oder aus.
- Klicke auf den grünen Haken.
Geklappt: In der Zeile steht „Ja“ oder „Nein“. Den Namen des Menüpunkts änderst du genauso bei Bezeichnung: Ausbildung. Auch alle anderen Texte des Ausbildungsbereichs (zum Beispiel „Prüfung jetzt ablegen“) findest du dort: Tippe im Suchfeld Ausbildung:. Jeden Text gibt es in der Sie-Form und in der Du-Form. Einzelheiten stehen auf der Seite Ausbildung im Kundenbereich.
Die Ausbildung in der Kontaktkartei
Läuft für einen Kontakt eine Ausbildung, steht in seiner Kontaktkartei oben eine Pille, zum Beispiel „Ausbildung: Hundetrainer-Ausbildung Grundstufe · 0 %“. Ein Klick darauf öffnet direkt seine Akte.
Auch der Sprachassistent (Sprachassistent) kann für Mitarbeiter den Ausbildungsstand eines Kontakts abfragen. Er ändert dabei nichts.
Was das Modul bewusst nicht macht
- Es schreibt keine Rechnungen. Kosten der Ausbildung rechnest du wie gewohnt über Leistungen ab.
- Es erstellt keine Zertifikate und keine Urkunden.
- Es verschickt keine Erinnerungen und keine automatischen Abschlussmails.
- Prüfungen haben kein Zeitlimit. Der Auszubildende kann sich Zeit lassen, bis er abgibt.
Die Seiten in diesem Kapitel
- Ausbildungsplan anlegen und Bausteine festlegen
- Prüfungsbögen und Übungsbögen erstellen
- Auszubildende aufnehmen und Fortschritt anrechnen
- Prüfungen freigeben und bewerten
- Ausbildung im Kundenbereich: so arbeiten deine Auszubildenden
- Übungsprüfungen in App und WordPress bearbeiten
Wenn etwas nicht klappt
- Das Menü „Ausbildung“ fehlt — Das Modul ist aus. Schalte „Modul: Ausbildung“ unter System → Einstellungen → Module ein.
- „Ausbildungspläne“ und „Prüfungsbögen“ fehlen unter Stammdaten — Diese Punkte sehen nur Administratoren.
- Ein Mitarbeiter landet auf dem Dashboard statt auf der Ausbildungsseite — Das Modul ist ausgeschaltet. Alle Ausbildungsseiten leiten dann auf das Dashboard um.
- Der Auszubildende sieht im Kundenbereich keinen Menüpunkt „Ausbildung“ — Prüfe „Ausbildung anzeigen“ unter System → Einstellungen → Kundenbereich. Der Menüpunkt erscheint außerdem erst, wenn die Person einem Plan zugeordnet ist oder ein Bogen für sie freigegeben ist.
Video: Ausbildung: Pläne, Auszubildende, Prüfungen
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Transkript anzeigen
Einleitung
In diesem Video geht es um das Modul Ausbildung. Damit begleitest du Kunden durch eine Ausbildung, zum Beispiel die Vorbereitung auf den Hundeführerschein. Ein Ausbildungsplan besteht aus Bausteinen. PetWorkers zählt besuchte Termine selbst mit, und Prüfungen legt der Kunde online im Kundenbereich ab. Unser Beispiel: Mia Beispiel bereitet sich mit Lotte auf den Hundeführerschein vor, mit Gruppenstunden, zwei Theorieabenden und einer Theorieprüfung.
Modul einschalten und Prüfungsbogen anlegen
Das Modul ist ab Werk aus. Öffne „Einstellungen“, „Module“ und stelle „Modul: Ausbildung“ über den Stift auf „Ja“. Wir beginnen mit der Prüfung. Öffne „Stammdaten“, „Prüfungsbögen“ und klicke auf „Prüfungsbogen hinzufügen“. Gib eine Bezeichnung ein, hier „Theorieprüfung Hundeführerschein“. Bei „Verwendung“ bleibt „Prüfungsbogen“. Für reine Übungen legst du einen eigenen Übungsbogen an. Die Hinweise darunter sieht dein Kunde über den Fragen. Die Bestehensgrenze steht auf 70 Prozent der Punkte. Mit dem Haken „Ergebnis einer Prüfung dem Kandidaten im Kundenbereich anzeigen“ sieht der Kunde sein Ergebnis. Dann speichern. Der Bogen steht jetzt in der Liste. Öffne ihn, um Fragen anzulegen. Klicke auf „Frage hinzufügen“. Wähle die Art: „Einfachauswahl“, „Mehrfachauswahl“ oder „Freitext“. Freitext bewertet ein Mitarbeiter von Hand. Schreibe die Frage und die Punkte hinein. Unsere Frage nach Stresszeichen bringt 2 Punkte. Trage die Antworten ein und setze bei den richtigen den Haken „richtig“. Weitere Antworten bekommst du mit „Antwort hinzufügen“. Klicke auf „Frage speichern“. Wichtig: Eine Auswahlfrage zählt nur, wenn alles richtig ist. Halb richtig gibt null Punkte. So legst du alle Fragen an. Mit „Vorschau“ siehst du den Bogen so, wie dein Kunde ihn sieht.
Den Ausbildungsplan anlegen
Jetzt der Plan. Öffne „Stammdaten“, „Ausbildungspläne“ und klicke auf „Ausbildungsplan hinzufügen“. Gib die Bezeichnung ein, hier „Hundeführerschein Vorbereitung“. Die Beschreibung darunter sieht später der Auszubildende. Dann speichern. Öffne den Plan und klicke auf „Baustein hinzufügen“. Es gibt vier Arten: Einzelstunden, Thema, bestandene Prüfung und von Hand bestätigt. Unser erster Baustein ist ein Thema: „Gruppenstunden Welpengruppe“, Ziel 4 Termine. Bei „Thema“ wählst du das Thema der Gruppe. Jede Gruppenstunde mit diesem Thema zählt dann von selbst mit. Der zweite Baustein ist „Theorieabend“, von Hand bestätigt, Ziel 2 Abende. Den hakst du selbst ab. Der dritte ist „Prüfung bestanden“. Dort wählst du unseren Prüfungsbogen. So siehst du, dass es geklappt hat: Der Plan hat jetzt drei Bausteine.
Auszubildende aufnehmen und Prüfung freigeben
Öffne „Ausbildung“, „Auszubildende“ und klicke auf „Auszubildenden aufnehmen“. Bei „Auszubildender“ wählst du Mia Beispiel, darunter den Ausbildungsplan. Dazu Beginn und geplantes Ende. Gezählt wird nur, was in diesem Zeitraum liegt. Mia steht jetzt bei den laufenden Auszubildenden. Klicke auf ihren Namen, um ihre Akte zu öffnen. In der Akte steht der Fortschritt je Baustein. Mia war am 26. Oktober in der Welpengruppe. Das hat PetWorkers schon gezählt: 1 von 4. Den Theorieabend trägst du über „Anrechnen / bestätigen“ ein: Einheiten, Datum und eine Notiz. Dann „Anrechnung speichern“. Jetzt steht beim Theorieabend 1 von 2. Ist Mia bereit, klickst du beim Prüfungsbaustein auf „Prüfung freigeben“. Erst dann kann sie die Prüfung ablegen.
So legt Mia die Prüfung ab
Mia sieht in ihrem Kundenbereich den neuen Punkt „Ausbildung“. Dort stehen ihr Plan, jeder Baustein mit Fortschritt und ihre Prüfungen. Sie klickt auf „Prüfung jetzt ablegen“. Sie beantwortet jede Frage. Lösungen sieht sie in der Prüfung nie. Dann klickt sie auf „Antworten abgeben“. Danach kann sie nichts mehr ändern. Auswahlfragen wertet PetWorkers sofort aus. Der Prüfungsbaustein ist erfüllt, und weiter unten steht „Bestanden“ mit 3 von 3 Punkten.
Ergebnisse im Büro
Im Büro findest du alle Versuche unter „Ausbildung“, „Prüfungen“. Mit „Ansehen“ öffnest du die Antworten. Hier schreibst du einen Kommentar und änderst bei Bedarf die Bewertung. Eine Mail mit dem Ergebnis geht nur, wenn du diesen Haken setzt. In der Akte steht jetzt 33 Prozent. Sind alle Bausteine erfüllt, klickst du auf „Als abgeschlossen markieren“. Auch in Mias Kontaktkartei siehst du oben die laufende Ausbildung.
Zusammenfassung
Zuerst legst du Prüfungsbogen und Plan mit Bausteinen an, dann nimmst du den Kunden auf. Termine zählt PetWorkers selbst, Prüfungen legt der Kunde im Kundenbereich ab. Im nächsten Video beginnt der Block Termine: Ich zeige dir, wie du einen Einzeltermin anlegst und eine Sitzung durchführst.