Hundeschule im Überblick: Gruppen, Kurse und FlexKurse
Im Menü Hundeschule verwaltest du alles, was regelmäßig mit mehreren Hunden gleichzeitig stattfindet: die offene Welpengruppe am Samstag, den Grundkurs mit festem Anfang und Ende und den FlexKurs, in den man jederzeit einsteigen kann. Diese Seite zeigt dir, welche Angebotsart wofür gedacht ist und was du vorbereiten musst, bevor du loslegst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen und bearbeiten alles im Menü Hundeschule. Details: Rollen und Rechte.
- Die Preise pflegen nur Administratoren unter Leistungen → Gruppenstunden und Leistungen → Kurse.
- Deine Kunden — sehen ihre gebuchten Gruppentermine im Kundenbereich, wenn unter System → Einstellungen (Gruppe „Kundenbereich") „Tab: Gruppen anzeigen" an ist.
- Voraussetzung: Unter System → Einstellungen → Module ist „Hundeschulmodul aktivieren" eingeschaltet.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Welche E-Mails bei Gruppen, Kursen und FlexKursen verschickt werden, steht oben auf der jeweiligen Seite dieses Kapitels. Das Wichtigste vorab: Buchungsbestätigungen gehen nur raus, wenn du beim Einbuchen den Haken „Benachrichtigung versenden" setzt — bucht der Kunde selbst über deine Website, immer.
- Bucht oder storniert ein Kunde selbst, bekommst du einen Hinweis an deine Firmenadresse. Automatisch.
- Erinnerungen vor einem Termin verschickt PetWorkers für Gruppen, Kurse und FlexKurse nicht.
Den Wortlaut der Vorlagen änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Lege zuerst Leistungen und Themen an, dann das Angebot unter Hundeschule → Gruppen, Kurse oder FlexKurse. Danach legst du Termine an und buchst Teilnehmer ein. Den Knopf zum Anlegen findest du oben rechts in jeder Liste.
So findest du das Menü Hundeschule
- Klicke links im Menü auf Hundeschule. Das Menü klappt auf.
- Klicke auf den Unterpunkt, den du brauchst.
Das findest du dort:
- Anfragen — Kündigungen und Buchungswünsche deiner Kunden zu Abonnements (Abo = fester Monatsvertrag). Die Zahl hinter dem Menüpunkt zeigt, wie viele noch offen sind. Mehr dazu: Anfragen: Abo-Kündigungen und Abo-Anfragen.
- Gruppen — laufende Angebote mit einzelnen Terminen, die der Kunde Termin für Termin bucht.
- Kurse — ein Paket aus mehreren Terminen, das der Kunde einmal für alle Termine bucht.
- FlexKurse — eine feste Anzahl Termine, Einstieg jederzeit, verpasste Termine lassen sich tauschen.
Fehlt der Punkt Hundeschule im Menü, ist das Modul ausgeschaltet (siehe Kasten „Wer hat Zugriff?").
Welche Angebotsart passt?
| Gruppe | Kurs | FlexKurs | |
|---|---|---|---|
| Beispiel | Welpengruppe jeden Samstag | Grundkurs Alltag, 8 Abende ab 1. Oktober | Alltagstraining: 6 Einheiten, Start an jedem Samstag |
| Was bucht der Kunde? | einzelne Termine | den ganzen Kurs | ein Paket aus X Terminen ab einem Starttermin |
| Einstieg | jederzeit | vor Kursbeginn | jederzeit |
| Teilnehmergrenze | je Termin | je Kurs | je Termin |
| Bezahlen | Abo, Stempelkarte oder Rechnung | Stempelkarte oder Rechnung | Rechnung |
| Warteliste | ja, je Termin | ja, je Kurs | nein |
Gebucht wird in allen drei Fällen mit einem Tier. Hat ein Kunde zwei Hunde in der Gruppe, sind das zwei Buchungen. Bucht der Kunde online, hakt er ein oder mehrere Tiere an. Für jedes angehakte Tier entsteht eine eigene Buchung. Mehr dazu: Online buchen lassen.
So bereitest du alles vor
- Lege Leistungen an. Jede Gruppe, jeder Kurs und jeder FlexKurs braucht mindestens einen Tarif (eine Leistung mit Preis, die der Kunde je Buchung zahlt). Gruppenstunden legst du unter Leistungen → Gruppenstunden an, Kurse und FlexKurse nutzen Leistungen → Kurse. Ohne Tarif lässt sich niemand einbuchen.
- Lege Themen an. Jedes Angebot gehört zu einem Thema, zum Beispiel „Leinenführigkeit". Themen pflegst du unter Stammdaten → Themen. Der Titel des Themas erscheint in der Liste neben dem Namen und auf der Website.
- Prüfe Orte und Standorte. Der Ort steht an jedem Termin (Hundewiese, Halle). Der Standort (dein Betriebsstandort) steht am Angebot selbst.
- Richte Stempelkarten und Abos ein — nur, wenn Kunden damit bezahlen sollen. Wie das Bezahlen funktioniert, erklärt die Seite Bezahlen: Abo, Stempelkarte oder Rechnung.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Lege das Angebot an (Gruppe, Kurs oder FlexKurs) und hinterlege einen Tarif. Für Gruppen: Gruppe anlegen.
- Lege Termine an — einzeln oder als wöchentliche Serie. Für Gruppen: Gruppentermine anlegen.
- Buche Teilnehmer ein — im Büro oder der Kunde selbst über deine Website. Für Gruppen: Teilnehmer an- und abmelden.
- Führe die Termine durch. Bei Bedarf druckst du eine Teilnehmerliste zum Abhaken oder stellst Teilnahmebestätigungen aus — beides im Kasten „Teilnahmebestätigungen" der Termin-Kartei. Mehr dazu: Teilnahmebestätigungen ausstellen.
- Rechne ab: Abo und Stempelkarte laufen automatisch mit. Einzelbuchungen landen als offene Rechnungsposition (noch nicht berechneter Betrag) bei dir.
Wenn etwas nicht klappt
- Das Menü Hundeschule fehlt — das Modul ist aus. Ein Administrator schaltet unter System → Einstellungen → Module „Hundeschulmodul aktivieren" ein.
- Du kannst niemanden einbuchen — dem Angebot fehlt ein Tarif. PetWorkers meldet dann: „Für diese Gruppe ist noch kein Tarif hinterlegt. Buchung nicht möglich." Lege im Angebot unter Tarife (Leistung + Faktor) einen Tarif an.
- In der Tarif-Auswahl steht keine passende Leistung — sie fehlt unter Leistungen → Gruppenstunden bzw. Leistungen → Kurse. Das Anlegen darf nur ein Administrator.
- Kunden sehen ihre Gruppentermine nicht im Kundenbereich — „Tab: Gruppen anzeigen" ist aus (System → Einstellungen, Gruppe „Kundenbereich").