Eine Rechnung schreiben

Einleitung
In diesem Video schreibst du eine Rechnung von Hand. Das brauchst du zum Beispiel, wenn du etwas verkaufst oder eine Stunde abrechnest, die nicht gebucht war. Als Beispiel bekommt Fenja Beispiel eine Rechnung mit zwei Positionen: eine Einzelstunde aus dem Katalog und eine Hundepfeife als freie Position.

Wo du Rechnungen findest
Öffne links „Finanzen“ und klicke auf „Rechnungen“. Hier stehen alle Rechnungen des aktuellen Monats. Oben filterst du nach Zeitraum, Status oder Kunde. Eine neue Rechnung beginnst du mit „Neue Rechnung“. Es geht auch aus der Kundenkartei: Reiter „Rechnungen“, dann „Rechnung erstellen“. Dann ist der Kunde schon eingetragen.

Den Entwurf anlegen
Die neue Rechnung ist noch leer. Zuerst wählst du den Kunden. Wähle im Feld „Kontakt“ den Kunden aus, hier „Beispiel, Fenja“. Bei vielen Kunden klickst du auf die Lupe daneben und tippst den Namen ein. Das geht schneller als Blättern. Jetzt klickst du oben auf „Speichern“. Erst danach kannst du weiterarbeiten. Das sagt dir auch der gelbe Hinweis. Oben rechts steht jetzt „Rechnung Entwurf“. Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Du kannst ihn beliebig ändern, und Fenja sieht ihn nicht.

Betreff, Zeitraum und Datum
Ganz oben steht der Einleitungssatz. Er erscheint auf der Rechnung über den Positionen. Du kannst ihn für diese Rechnung ändern. Der „Betreff“ ist schon vorbelegt mit „Leistungsabrechnung“. Schreib hier hinein, worum es geht, wenn du magst. Im „Leistungszeitraum“ steht, wann du die Leistung erbracht hast. Wir schreiben „November 2026“. „Datum“ ist das Rechnungsdatum, vorbelegt mit heute. Das Zahlungsziel rechnet PetWorkers selbst aus. Unten stehen die Zahlungsbedingungen. Den Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt PetWorkers durch das Zahlungsziel. Lass ihn einfach stehen. Klicke wieder auf „Speichern“. Die Vorbelegungen änderst du übrigens dauerhaft in den Rechnungseinstellungen.

Eine Leistung aus dem Katalog
Unter der Positionstabelle steht diese Zeile. Damit kommen die Positionen auf die Rechnung. Wähle im Feld „Leistungen“ die Leistung aus deinem Katalog, hier „Einzelstunde 60 Minuten“. Preis und Steuersatz kommen von dort. Daneben trägst du die Anzahl ein. Fenja hatte eine Stunde, also bleibt die 1 stehen. Klicke auf das Plus, „Gewählte Leistung hinzufügen“. Die Einzelstunde steht jetzt auf der Rechnung, mit 65 Euro.

Eine freie Position
Die Hundepfeife gibt es nicht im Katalog. Dafür klickst du auf die Lupe, „Position hinzufügen (erweitert)“. Diese Seite hat drei Bereiche: oben die „Freie Position“, darunter Fenjas nicht berechnete Positionen und deinen Leistungskatalog. Bei „Leistung“ schreibst du die Bezeichnung, hier „Hundepfeife mit Band“. Die Beschreibung darunter ist freiwillig. Wähle den Mehrwertsteuersatz, die Einheit und die Art. Für die Pfeife nehmen wir 19 Prozent, „Stück“ und „Ware“. Dann Anzahl 1 und bei „Preis / Einheit“ den Bruttopreis: 8,50 Euro. Klicke im Kasten auf das Speichern-Symbol. Übrigens: Offene Leistungen von Fenja hakst du hier unter „Nicht berechnete Positionen“ an. Wie das genau geht, zeigt das Video zum Abrechnungssystem. PetWorkers bringt dich zurück zur Rechnung. Jetzt stehen beide Positionen darauf. Unten siehst du Nettosumme, Mehrwertsteuer und den Gesamtpreis von 73,50 Euro.

Den Entwurf korrigieren
Unter jeder Position stehen kleine Symbole. Das Kreuz nimmt die Position von der Rechnung. Sie bleibt beim Kunden als offene Leistung. Mit dem Stift änderst du Bezeichnung, Anzahl oder Preis einer Position. Es öffnet sich ein Formular wie bei der freien Position. Nach dem Speichern bist du wieder auf der Rechnung. Vorsicht mit den zwei Haken: Sie holen alle offenen Leistungen des Kunden auf die Rechnung, auch Termine in der Zukunft. Mit „PDF“ siehst du vorab, wie die Rechnung aussieht. Brauchst du den Entwurf nicht, löschst du ihn mit „Entwurf löschen“. Seine Positionen stehen danach wieder offen beim Kunden. Für unser Beispiel klicken wir auf „Speichern“. Der Entwurf bleibt erhalten, du kannst später weitermachen. So siehst du, dass es geklappt hat: In der Rechnungsliste steht die Rechnung mit dem Status „Entwurf“. Statt einer Nummer steht dort noch „ENTWURF“.

So sieht es deine Kundin
Und bei Fenja? In ihrem Kundenbereich unter „Rechnungen“ ist der Entwurf nicht zu sehen. Dort stehen nur abgeschlossene Rechnungen. Erst wenn du die Rechnung abschließt, erscheint sie hier mit Nummer und PDF zum Herunterladen.

Zusammenfassung
Neue Rechnung, Kunde wählen, speichern. Dann Leistungen aus dem Katalog mit dem Plus und alles andere als freie Position über die Lupe. Im nächsten Video schließt du die Rechnung ab und schickst sie an Fenja, als PDF und als E-Rechnung.