Finanz-Übersicht, Berichte, Auswertungen und Buchhaltung

Einleitung
In diesem Video geht es um deine Zahlen. Alles dazu findest du im Menü „Finanzen“. Ich zeige dir die „Übersicht“, die „Berichte“, die „Auswertungen“ und die „Buchhaltung“. So weißt du jederzeit, wie dein Betrieb dasteht.

Die Finanzübersicht
Klicke unter „Finanzen“ auf „Übersicht“. Diese Seite sehen Administratoren und das Büro mit Buchhaltungsrechten. Oben steht der Hinweis „Keine Steuerberatung“. Die Zahlen kommen aus deinen Belegen und ersetzen keine Prüfung durch dein Steuerbüro. Hast du ihn noch nicht bestätigt, steht hier ein gelber Kasten. Setze den Haken und klicke auf „Bestätigen“. Erst danach funktionieren die Exporte. Klappe den Kasten „Filter“ auf. Wähle das Jahr und klicke auf „Filter anwenden“. Mit „Excel“ oder „CSV“ lädst du die Monatswerte des Jahres herunter, zum Beispiel für dein Steuerbüro. Der Kasten „Verlauf“ zeigt dein Jahr als Linien. Grün sind die Einnahmen, rot die Ausgaben, blau der Saldo. Der Saldo ist das, was nach Abzug der Ausgaben übrig bleibt. Fährst du mit der Maus auf einen Punkt, siehst du den Betrag des Monats. Mit den Haken darunter blendest du Linien ein und aus. Mit „Vorjahressaldo“ vergleichst du zum Beispiel mit dem letzten Jahr. Mit „Brutto“ und „Netto“ wechselst du zwischen den Beträgen mit und ohne Umsatzsteuer. Der blaue Kasten zeigt die offenen Posten. Das ist der Betrag, den deine Kunden insgesamt noch nicht bezahlt haben. Darunter stehen die Zahlen je Monat. „RV“ heißt Rechnungsvolumen, also die Summe deiner abgeschlossenen Rechnungen. Einnahmen und Ausgaben sind die gebuchten Zahlungen. Bargeld aus dem Kassenbuch ohne Rechnung zählt hier nicht mit.

Berichte
Klicke jetzt auf „Berichte“. Berichte sind Listen zum Arbeiten und Weitergeben. Es gibt drei Berichte. Mit dem Pfeil rechts öffnest du einen davon. „SEPA-Mandate“ listet alle Lastschriftmandate deiner Kunden mit Bank und IBAN auf. „Offene Positionen“ zeigt Leistungen, die noch auf keiner Rechnung stehen. Abrechnen solltest du sie aber in der Leistungsverwaltung. Dorthin bringt dich der Knopf „Zur Leistungsverwaltung wechseln“. „Abonnements“ zeigt jedes Abo mit Kunde, Tier, Abo-Art, Limit und Preis. Unten rechts steht der Link „CSV“ mit der Zahl der Einträge. Damit lädst du die Liste herunter und öffnest sie zum Beispiel in Excel.

Auswertungen
Klicke auf „Auswertungen“. Hier stehen Zahlen zum Nachdenken: Wer bringt Umsatz, und welches Angebot läuft gut? Jede Zeile ist eine Auswertung. Rechts wählst du den Zeitraum. „Gesamtumsätze“ zeigt den Umsatz je Kunde. Du wählst „letzte 3 Monate“, „letzte 12 Monate“ oder „Gesamt“. Die besten Kunden stehen oben. Gezählt werden alle erbrachten Leistungen, auch die noch nicht abgerechneten. „Meist verkaufte Leistungen“ gibt es als Quartals- und als Jahresbericht. Gemeint sind die letzten 3 oder 12 Monate ab heute. Du siehst je Leistung die Zahl der Buchungen und den Umsatz. So erkennst du deine Renner. Genauso funktionieren die Gruppen- und Kursthemen. „Kundenentwicklung“ zeigt, wie viele Kontakte je Quartal dazukommen.

Die Buchhaltung
Zum Schluss die „Buchhaltung“. Sie ist noch als Beta gekennzeichnet, also eine neue Funktion, die noch ausgebaut wird. Sie zeigt die Kontobewegungen deiner verbundenen Bankkonten wie einen Kontoauszug. Wie du ein Konto verbindest, zeige ich im Video zu den Bankkonten. Wähle oben Monat und Jahr. Mit „Status“ zeigst du zum Beispiel nur Bewegungen, bei denen der Beleg fehlt. Dann klicke auf „Anzeigen“. Darunter siehst du Eingänge, Ausgänge und wie viele Bewegungen ohne Beleg, zugeordnet oder privat sind. Im Kontoauszug steht neben jeder Bewegung der passende Beleg. Grün „zugeordnet“ heißt: alles erledigt. Steht rot „Beleg fehlt“, klickst du auf „Zuordnen“. Dort buchst du einen Eingang auf eine Rechnung oder legst für eine Abbuchung einen Eingangsbeleg an. Eine private Abbuchung markierst du als „Privat“. Sie braucht dann keinen Beleg.

Export und Steuerhinweis
Ganz unten steht der Kasten „Export für die Steuerberatung“. Wähle Monat, Quartal oder Jahr. Dann lädst du ein ZIP mit allen Belegen, wahlweise mit CSV, mit DATEV-Daten für Deutschland oder mit BMD für Österreich. Wer den Hinweis „Keine Steuerberatung“ bestätigt hat, sehen Administratoren unter „System“, „Steuerhinweis“. Jede Bestätigung steht hier mit Zeitpunkt, Benutzer und Textfassung. Ändert sich der Text, bestätigt jeder ihn neu.

Zusammenfassung
Die „Übersicht“ zeigt dein Jahr, die „Berichte“ liefern Listen, die „Auswertungen“ zeigen deine besten Kunden und Angebote. In der „Buchhaltung“ ordnest du jeder Kontobewegung ihren Beleg zu. Im nächsten Video zeige ich dir das Fahrtenbuch.