Stempelkarten (Multipässe): Einheiten auf Vorrat

Eine Stempelkarte — in PetWorkers auch Multipass genannt — ist wie die Zehnerkarte aus Papier: Der Kunde kauft einmal zum Beispiel 10 Gruppenstunden und löst sie nach und nach ein. Anders als beim Abo gibt es keine Monatsgrenze, nur optional ein Ablaufdatum. Diese Seite erklärt, wie Stempelkarten aufgebaut sind, was jedes Feld bedeutet und wie du Verbrauch und Restguthaben im Blick behältst. Die einzelnen Handgriffe findest du als Rezepte im Kapitel How-Tos.

Stempelkarte, Abo oder Einzelbuchung?

Die Stempelkarte ist der zweite Weg der Zahlweiche. Bei einer Buchung prüft PetWorkers zuerst ein passendes Abo, dann eine passende Stempelkarte, sonst wird einzeln berechnet. Hat ein Kunde also beides, wird die Karte erst angegriffen, wenn das Abo im Monat aufgebraucht ist. Mehr dazu auf der Seite Abonnements.

Stempelkarten eignen sich für Kunden, die unregelmäßig kommen, für Einsteigerpakete („5 Einzelstunden") und für Geschenke. Der Kunde bezahlt die Karte einmal — die einzelnen Termine erscheinen danach auf keiner Rechnung mehr.

Zwei Ebenen: Produkt und Karte des Kunden

1. Das Produkt ist die Stempelkarte, die du anbietest: „10er-Karte Gruppenstunden, 185 €, 10 Einheiten". Es ist eine Leistung und liegt unter Leistungen auf der Seite der Angebotsart, Reiter Stempelkarten.
2. Die Karte des Kunden entsteht, wenn du ihm das Produkt verkaufst oder er es im Kundenbereich kauft. Sie hat eine eigene Nummer, eigene Einheiten, einen Verbrauch und ein Ablaufdatum. Änderst du später das Produkt, bleiben verkaufte Karten unverändert.

Die Felder des Produkts

Das Formular heißt „Stempelkarte (Multipass) bearbeiten". Die Angebotsart legt die Seite fest, auf der du die Karte anlegst — eine Karte, die du unter Leistungen → Gruppenstunden anlegst, ist eine Gruppenstunden-Karte.

Basisangaben

• Bezeichnung — der Name, zum Beispiel „10er-Karte Gruppenstunden". Er steht auf der Rechnung und im Kundenbereich.
• Artikelbeschreibung — ein kurzer Text für den Kunden.
• Endkundenpreis (inkl. MwSt.) und Steuersatz — der Kaufpreis der ganzen Karte.
• Einzelleistung — das wichtigste Feld. Die Leistung, die mit der Karte bezahlt wird, zum Beispiel „Gruppenstunde". Eine Buchung löst die Karte nur ein, wenn sie genau diese Leistung verwendet.
• Anzahl Einheiten — wie viele Einheiten auf der Karte sind, zum Beispiel 10.

Darstellung im Shop

• Artikelbild — freiwillig. Ohne eigenes Bild zeigt der Shop das gemeinsame Bild aus Stammdaten → Shop-Bilder.

Optionen

• Direktbuchung ohne Terminvereinbarung erlauben — der Kunde kann die Karte im Kundenbereich unter „Stempelkarten online buchen" selbst kaufen.
• Unbegrenzt gültig und Gültigkeit in Tagen — wie lange eine im Kundenbereich gekaufte Karte gilt. Ist beides leer, gelten 1080 Tage. Verkaufst du die Karte in der Kontaktkartei, legst du das Ablaufdatum dort selbst fest.
• Preis-/Grundpreisangabe in Direktbuchung überschreiben und Alternative Kostenangabe — im Kundenbereich steht normalerweise „entspricht … pro Einheit". Mit dem Haken steht dort stattdessen dein eigener Text.

Paketeinstellungen

• Diese Stempelkarte ist die Haupt-Stempelkarte für ein Paket und bis zu drei zusätzliche Stempelkarten im Paket — wer die Hauptkarte kauft, bekommt die zusätzlichen Karten automatisch mit. Beispiel: „Welpenpaket" = 10 Gruppenstunden plus 2 Einzelstunden. Den Gesamtpreis trägst du bei der Hauptkarte ein, die Paketkarten legst du mit 0 € an.

Buchhaltung, Archivierung, Preisliste

Wie bei jeder Leistung: Buchungskonto (DATEV), Artikelnummern, Leistung archivieren (das Produkt wird nicht mehr angeboten, verkaufte Karten bleiben gültig) und Diese Leistung in der öffentlichen Preisliste anzeigen. Siehe Für jede Angebotsart eine eigene Liste.

Wofür es Stempelkarten gibt

Der Reiter „Stempelkarten" steht auf mehreren Leistungsseiten. Eingelöst werden Karten bei:

• Einzeltermine — Einzeltermin-Karte, beim Buchen ausdrücklich „Stempelkarte (Multipass)" wählen.
• Gruppenstunden — Gruppenstunden-Karte. Dieselbe Karte kann auch Kurse bezahlen (im Kurstarif eingestellt) sowie Tagesbetreuung und Einzeltermine, wenn dort die Zahlung per Gruppen-Stempelkarte eingerichtet ist.
• Tagesbetreuung, DogWalk, Stundenbetreuung und Veranstaltungen — jeweils mit einer Karte derselben Angebotsart.

Für die Pension und die Platzvermietung gibt es keine Stempelkarten-Zahlung. Details: Welche Buchung zieht vom Abo oder von der Stempelkarte ab?

Welche Karte wird eingelöst?

Eine Karte wird für eine Buchung genommen, wenn alles stimmt:

• gleiche Angebotsart und gleiche Einzelleistung wie die Buchung,
• genug Restguthaben für die Einheiten der Buchung,
• gültig: „Gültig bis" liegt heute oder später, oder die Karte ist unbegrenzt gültig. Geprüft wird das Datum des Buchens, nicht das des Termins,
• das Tier passt: Eine Karte mit Tierbindung gilt nur für dieses Tier, eine Karte ohne Tierbindung („Alle Tiere") für jedes Tier des Kunden.

Hat der Kunde mehrere passende Karten, bucht PetWorkers so klug wie möglich: zuerst die Karte mit Tierbindung, dann die, die am frühesten abläuft, unbegrenzt gültige zuletzt, bei Gleichstand die älteste.

Einsehen

In der Kontaktkartei

Basisdaten → Kontakte, Kunde öffnen, Reiter Stempelkarten. Die Liste zeigt jede aktive Karte mit Einheiten, Gebucht, Gültig bis, Tier und Rechnung. Im Menü am Zeilenende: Details öffnet die Karte, Archivieren legt sie ins Archiv. Archivierte Karten stehen darunter im Kasten „Archivierte Stempelkarten (Multipässe)" und lassen sich dort mit „Aus Archiv nehmen" zurückholen.

Die Detailseite einer Karte

Die Überschrift zeigt den Stand, zum Beispiel „Stempelkarten-Details (6,00 / 10,00)" — 6 von 10 Einheiten verbraucht. Darunter Produkt, Einzelleistung, Einheiten, Gebucht, wer die Karte wann angelegt hat, Gültig bis, Tier und die Bemerkungen. Die Knöpfe: Kontakt, Stempelkarte löschen und Stempelkarte bearbeiten. Oben rechts berechnet „Stempelkarten-Nutzung neu berechnen" den Verbrauch neu, falls er einmal nicht stimmen sollte.

Darunter stehen alle Einlösungen, getrennt nach Gruppenterminen, Kursterminen, Einzelterminen und Tagesbetreuung, und ganz unten die Leerbuchungen / Nachbuchungen.

Die Gesamtübersicht: Finanzen → Stempelkarten (Multipässe)

Hier siehst du alle verkauften Karten, gruppiert nach Einzelterminen, Gruppen und Tagesbetreuung und darin nach Produkt. Die Spalte Einheiten/Verbucht ist farbig: schwarz bis zur Hälfte, orange ab mehr als der Hälfte, rot bei aufgebraucht. Gültig bis ist rot, wenn die Karte abgelaufen ist, orange bei weniger als drei Monaten Restlaufzeit, türkis „unbegrenzt". Das Personen-Symbol öffnet den Kontakt, das Karten-Symbol die Detailseite.

Im Kasten Verwaltungswerkzeuge:

• Aufgebrauchte Stempelkarten automatisch archivieren und Abgelaufene Stempelkarten automatisch archivieren — räumt die Liste auf.
• Mit „Alle wählen" oder den Häkchen einzelner Zeilen: Gewählte Einträge archivieren, Gewählte Einträge auf unbegrenzt setzen und Gewählte Einträge auf Datum setzen: (Datum rechts daneben) — so verlängerst du viele Karten auf einmal.
• Oben rechts „Archiv" zeigt die archivierten Karten; dort holst du sie mit „Gewählte aus Archiv nehmen" zurück.

Archivieren ändert an der Karte nichts außer ihrer Sichtbarkeit — eine archivierte Karte mit Restguthaben kann weiter eingelöst werden.

Lebenszyklus: verkaufen, einlösen, verlängern, korrigieren

1. Verkaufen. In der Kontaktkartei oder durch den Kunden im Kundenbereich. Siehe Einem Kunden eine Stempelkarte verkaufen.
2. Einlösen. Passiert bei jeder passenden Buchung von selbst. Wird eine Buchung storniert, werden die Einheiten wieder gutgeschrieben.
3. Nachtragen. Hat der Kunde etwas genutzt, das nicht gebucht wurde, trägst du eine Leerbuchung ein.
4. Verlängern. Das Ablaufdatum änderst du über „Stempelkarte bearbeiten" oder für viele Karten in der Gesamtübersicht.
5. Aufgebraucht. Die Karte bleibt sichtbar, bis du sie archivierst. Der Kunde kauft eine neue.

Schritt für Schritt: Stempelkarte einsehen und Stempelkarte verlängern, nachkaufen oder korrigieren.

Rechnung

Die Karte selbst ist eine Rechnungsposition mit dem Kaufpreis. Die Termine, die mit ihr bezahlt werden, kommen auf keine Rechnung mehr.

• Verkaufst du die Karte in der Kontaktkartei, entsteht keine Rechnung. Die Spalte „Rechnung" bleibt leer, bis du die Karte abrechnest — unberechnete Positionen findest du unter Finanzen → Leistungsverwaltung. Hat der Kunde bar bezahlt, notiere es unter „Interne Bemerkungen".
• Kauft der Kunde im Kundenbereich „Per Rechnung" und ist die automatische Rechnung eingeschaltet, bekommt er sie sofort per E-Mail.

Eine Karte, die schon auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht mehr löschen.

Was dein Kunde sieht

Im Kundenbereich unter Stempelkarten (Multipässe) steht jede Karte mit Status (Aktiv, Abgelaufen, Inaktiv), Kontingent, Verbraucht, Restguthaben, Ausstellungsdatum, Gültig bis, Tierbindung und Rechnungsstand. Aufgeklappt stehen die eingelösten Termine. Gibt es Karten mit Online-Kauf, erscheint der Knopf „Stempelkarten online buchen".

Im Shop

Unter System → Einstellungen, Bereich „Shop", zeigt „Stempelkarten im Shop anzeigen" alle Stempelkarten mit einem Preis über 0 € als eigene Kategorie im Web-Shop.

Fehlersuche: Warum wurde die Karte nicht eingelöst?

1. Hatte der Kunde ein passendes Abo mit freiem Kontingent? Dann geht das Abo vor — die Karte bleibt unberührt. Das ist gewollt.
2. Passt die Einzelleistung? Die Buchung muss genau die Einzelleistung der Karte verwenden. Eine Gruppe mit einem Tarif „Gruppenstunde Premium" löst keine Karte für „Gruppenstunde" ein.
3. Passt die Angebotsart? Eine Einzeltermin-Karte zieht nie bei Gruppenstunden ab.
4. Reicht das Restguthaben? Kostet eine Buchung 2 Einheiten und sind nur noch 1,5 übrig, wird die Karte nicht genommen.
5. Ist die Karte abgelaufen? Prüfe „Gültig bis".
6. Passt das Tier? Eine Karte mit Tierbindung gilt nur für dieses Tier. Bei Einzelveranstaltungen gelten nur Karten ohne Tierbindung.
7. Ist der Zahlweg erlaubt? An der Gruppe muss unter „Zahlungsmethoden" „Stempelkarte (Multipass)" angehakt sein. Bei Einzelterminen musst du unter „Abrechnung" ausdrücklich „Stempelkarte (Multipass)" wählen. Bei Kursen muss der Tarif eine Stempelkarten-Zahlung haben.
8. Stimmt der Zähler? Öffne die Karte und klicke oben rechts „Stempelkarten-Nutzung neu berechnen".

Im Buchungsformular zeigt „Abrechnung" vorher an, ob eine Karte passt. „Der Kunde besitzt keine passende Stempelkarte (kein ausreichendes Restguthaben)." heißt: Einer der Punkte 2 bis 6 trifft zu.