Bankkonten: Zahlungseingänge automatisch zuordnen

Unter Unternehmen → Bankkonten verbindest du dein Geschäftskonto mit PetWorkers. Die Software holt dann die Umsätze deines Kontos ab und gleicht sie mit deinen offenen Rechnungen ab.

Kommt eine Überweisung mit der richtigen Rechnungsnummer, bucht die Software sie als Zahlung auf die Rechnung. Das geht für den vollen Betrag oder einen Teilbetrag, solange er den offenen Betrag nicht übersteigt. Die Verbindung zur Bank läuft über den Dienstleister finAPI GmbH.

So schaltest du die Bankschnittstelle ein

1. Klicke im Menü auf Unternehmen → Bankkonten.
2. Steht dort der Kasten Aktivierung mit dem Hinweis „Die Bankschnittstelle ist nicht aktiv“, klicke auf „Bankingschnittstelle aktivieren“. Das geht nur, wenn in deinen Firmendaten Deutschland oder Österreich als Land eingetragen ist; sonst steht dort „Die Bankschnittstelle ist nur für Betriebe in Deutschland und Österreich verfügbar. …“.
3. Die Software meldet „Banking erfolgreich aktiviert.“ Danach steht auf der Seite der Kasten Bankverbindungen.

So fügst du eine Bankverbindung hinzu

1. Klicke im Kasten Bankverbindungen auf „Bankverbindung hinzufügen“.
2. Es öffnet sich die Anmeldestrecke von finAPI. Folge den Schritten dort und bestätige die Freigabe so, wie deine Bank es verlangt.
3. Danach kommst du zurück zu PetWorkers. Die Software meldet „Autorisierung abgeschlossen“ oder „Importvorgang abgeschlossen“. Hast du abgebrochen, steht dort „Importvorgang abgebrochen“.
4. Die Bankverbindung erscheint nun mit ihrem Status auf der Seite.

So bestätigst du die Freigabe neu, wenn die Bank es verlangt

Banken verlangen in Abständen eine erneute Bestätigung. Steht bei einer Bankverbindung der Knopf „Verbindung neu Autorisieren“, klicke ihn an und bestätige die Freigabe wie beim ersten Mal. Mit „Aktualisierung anfordern“ stößt du einen Abruf der Umsätze von Hand an.

Was der Abgleich kann — und was nicht

• Berücksichtigt werden Überweisungen mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck, die nicht vor dem Rechnungsdatum eingegangen sind. Der Betrag darf den offenen Betrag der Rechnung nicht übersteigen: Ein Teilbetrag macht die Rechnung „Teilweise bezahlt“, der Rest bleibt offen. Gutschriften werden nie zugeordnet.
• Hast du dieselbe Zahlung schon von Hand gebucht — mit dem gleichen Betrag und einem Buchungsdatum, das höchstens drei Tage vor dem Eingang bei der Bank liegt (ein späteres Datum ist immer in Ordnung) —, bucht der Abgleich sie nicht ein zweites Mal. Die Zahlart spielt dabei keine Rolle: Auch eine Buchung mit „Bar“, „Karte“, „Gutschein“ oder „Sonstiges“ zählt, zum Beispiel wenn beim Buchen die vorausgewählte Zahlart des Kunden stehen geblieben ist. Nicht als deine Buchung gelten Online-Zahlungen über Stripe und Zahlungen aus dem Kassenbuch oder aus einem Kundenkonto — hat ein Kunde zum Beispiel die Hälfte online bezahlt und überweist den Rest in gleicher Höhe, wird die Überweisung ganz normal gebucht.
• Die tägliche Bericht-E-Mail an dich nennt solche Eingänge unter „Vermutlich bereits von Hand gebucht“. In der Spalte „Zahlung vom“ stehen Datum, Nummer und Zahlart deiner Buchung, zum Beispiel „15.09.2026 (#123, Bar)“. Prüfe, ob das stimmt. Diese Erkennung greift, solange auf der Rechnung nach deiner Buchung noch ein Betrag offen ist. Ist sie durch deine Buchung schon ganz bezahlt, ordnet der Abgleich ihr die Überweisung gar nicht mehr zu; der Bericht führt sie dann unter „Neue Eingänge ohne Zuordnung“.
• Der Abgleich sucht deine Buchung auf jeder Rechnung, deren Nummer im Verwendungszweck steht. Hast du einen Eingang, den der Bericht unter „Unklar“ geführt hat, von Hand auf eine dieser Rechnungen gebucht, bucht der nächste Lauf ihn nicht zusätzlich auf eine andere Rechnung mit ähnlicher Nummer. Im Bericht steht dann die Rechnung mit deiner Buchung und dahinter die Rechnung, auf die der Eingang sonst gebucht worden wäre, zum Beispiel „R260916167 (passte auch zu R26091616)“.
• Hast du auf eine Rechnung wirklich zwei Zahlungen gleicher Höhe bekommen — zum Beispiel die Hälfte bar an der Theke und die andere Hälfte per Überweisung, und deine Barbuchung ist höchstens drei Tage älter als der Eingang bei der Bank —, hält der Abgleich die Barzahlung für deine Buchung dieser Überweisung. Die Überweisung steht dann mit „Bar“ unter „Vermutlich bereits von Hand gebucht“, und auf der Rechnung bleibt der Rest sichtbar offen. Buche die Überweisung in diesem Fall nach dem Prüfen selbst unter Finanzen → Ausgangsbelege.
• Veranstaltungs-Rechnungen, bei denen die Anzahlung erreicht ist und nur noch der Rest fehlt, listet der Bericht unter „Offene Rechnungen nach dem Lauf“ eigens auf — mit Rechnung, Kunde, Fällig am, Bezahlt und Offen.
• Passen mehrere Eingänge zu einer Rechnung oder ein Eingang zu mehreren Rechnungen, bucht der Abgleich nichts. Der Bericht führt den Fall unter „Unklar“ — die Zahlung trägst du von Hand ein.
• Der Abgleich läuft täglich um 12 Uhr mit den Kontobewegungen des Tages. Danach kommt der Bericht per E-Mail.
• Eine Überweisung, die mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt, wird nicht zugeordnet — die trägst du von Hand ein.
• Zurückgerufene Lastschriften musst du von Hand stornieren.
• Oben im Kasten steht, wann die Umsätze zuletzt automatisch abgeholt wurden.
• Der Hinweistext auf der Seite spricht noch von „exaktem Betrag“. Tatsächlich bucht der Abgleich auch Teilbeträge, wie oben beschrieben.

Bankabgleich nach Rückkehr fortsetzen

Nach der Rückkehr vom Bankanbieter kann PetWorkers die Aktion zunächst abweisen. Dann steht dort „Diese Aktion wurde abgewiesen, weil sie von einer fremden Seite aus aufgerufen wurde.“ Das ist ein Schutz und kein Fehler. Klicke auf „Bankabgleich in PetWorkers fortsetzen“, um den Vorgang innerhalb von PetWorkers abzuschließen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die Bankschnittstelle ist nur für Betriebe in Deutschland und Österreich verfügbar. …“ — in den Firmendaten steht ein anderes Land. Banking gibt es nur für Deutschland und Österreich.
• Roter Hinweis „eine zusätzliche Konfiguration“ — der Support muss das Banking erst freischalten. Nutze den Link im Hinweis.
• Eine Überweisung wurde nicht gebucht — die Rechnungsnummer fehlt im Verwendungszweck, der Betrag ist höher als der offene Rest, oder sie bezahlt mehrere Rechnungen. Buche sie selbst unter Finanzen → Ausgangsbelege.
• Es kommen keine neuen Umsätze mehr — die Bank will eine neue Freigabe. Klicke bei der Bankverbindung auf „Verbindung neu Autorisieren“.
• Du siehst den Menüpunkt „Bankkonten“ nicht — er ist nur für Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) da.