Bankkonten: Zahlungseingänge automatisch zuordnen
Unter Unternehmen → Bankkonten verbindest du dein Geschäftskonto mit PetWorkers. Die Software holt dann die Umsätze deines Kontos ab und gleicht sie mit deinen offenen Rechnungen ab: Kommt eine Überweisung mit der richtigen Rechnungsnummer und dem genauen Betrag, gilt die Rechnung als bezahlt. Die Verbindung zur Bank läuft über den Dienstleister finAPI GmbH.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — schalten die Bankschnittstelle ein, fügen Bankverbindungen hinzu und autorisieren sie neu.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen den Menüpunkt nicht.
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff.
- Voraussetzung: Deine Installation hat eine Kundennummer (Testversionen haben keine) und dein Konto liegt bei einer Bank in Deutschland oder Österreich. Mehr zu den Rollen unter Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Diese Seite verschickt keine E-Mails. Beim Einschalten der Schnittstelle gibt PetWorkers die E-Mail-Adresse und die Mobilnummer aus deinen Firmendaten an finAPI weiter, damit dort dein Zugang angelegt wird.
Die Bankschnittstelle einschalten
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Bankkonten.
- Steht dort der Kasten Aktivierung mit dem Hinweis „Die Bankschnittstelle ist nicht aktiv“, klicke auf „Bankingschnittstelle aktivieren“.
- Die Software meldet „Banking erfolgreich aktiviert.“ Danach steht auf der Seite der Kasten Bankverbindungen.
Tipp: Siehst du stattdessen einen roten Hinweis, dass deine Installation „eine zusätzliche Konfiguration“ braucht, dann muss der Support das Banking erst freischalten. Der Link im Hinweis öffnet eine vorformulierte E-Mail in deinem eigenen Mailprogramm — du schickst sie selbst ab. Die Freischaltung kostet nichts.
Eine Bankverbindung hinzufügen
- Klicke im Kasten Bankverbindungen auf „Bankverbindung hinzufügen“.
- Es öffnet sich die Anmeldestrecke von finAPI. Folge den Schritten dort und bestätige die Freigabe so, wie deine Bank es verlangt.
- Danach kommst du zurück zu PetWorkers. Die Software meldet „Autorisierung abgeschlossen“ oder „Importvorgang abgeschlossen“. Hast du abgebrochen, steht dort „Importvorgang abgebrochen“.
- Die Bankverbindung erscheint nun mit ihrem Status auf der Seite.
Wenn die Bank eine neue Freigabe will
Banken verlangen in Abständen eine erneute Bestätigung. Steht bei einer Bankverbindung der Knopf „Verbindung neu Autorisieren“, klicke ihn an und bestätige die Freigabe wie beim ersten Mal. Mit „Aktualisierung anfordern“ stößt du einen Abruf der Umsätze von Hand an.
Was der Abgleich kann — und was nicht
- Berücksichtigt werden nur Zahlungen mit genauer Rechnungsnummer und exaktem Betrag.
- Laut Hinweis auf der Seite läuft der Abgleich täglich um 12 Uhr mit den Kontobewegungen des Tages.
- Eine Überweisung, die mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt, wird nicht zugeordnet — die trägst du von Hand ein.
- Zurückgerufene Lastschriften musst du von Hand stornieren.
- Oben im Kasten steht, wann die Umsätze zuletzt automatisch abgeholt wurden.
Achtung: Die Freigabe in PetWorkers kann die Freigabe anderer Programme für dasselbe Konto zurücksetzen, zum Beispiel die deines Buchhaltungsprogramms. Prüfe danach, ob dort noch alles abgeholt wird.