„Versandkonten“: Absender einrichten und testen (Mailtestmodus)

Einleitung
Über das Versandkonto gehen alle E-Mails deines Betriebs hinaus: Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Newsletter. In diesem Video zeige ich dir, wie du den Absender einrichtest und testest. Wir öffnen das vorhandene Konto, prüfen die Verbindung und schicken eine Testnachricht. Zum Schluss kommt der Mailtestmodus.

Wo du es findest
Klicke im Menü auf „Stammdaten“ und dann ganz unten auf „Versandkonten“. Diese Seite sehen nur Administratoren. Du kommst auch über „System“, „Einstellungen“ hierher. Klicke dort oben auf den Knopf „E-Mail-Einstellungen“.

Das Versandkonto ansehen
Im Kasten „Konten“ steht dein Postfach schon als Standard. Du musst also nichts einrichten, damit PetWorkers Mails verschickt. Die Liste zeigt je Konto die Bezeichnung, den Absendernamen, die Absenderadresse, den SMTP-Server, die Verschlüsselung und den Status. Mit dem Stift rechts öffnest du das Konto. Unter „Absender“ steht zuerst die „Bezeichnung“. Sie dient nur dir zur Unterscheidung in der Liste. Der „Absendername“ ist das, was dein Kunde im Postfach sieht, hier „Hundezentrum DogWorkers“. Er gilt für alle Mails über dieses Konto. Bei „Absenderadresse“ steht die Adresse, von der deine Mails kommen. Nimm eine Adresse deiner Firma, dann landen Antworten deiner Kunden bei dir.

Ein eigenes Postfach eintragen
Willst du über dein eigenes Postfach versenden, trägst du unter „Postausgang (SMTP)“ den „SMTP-Server“, den „Port“ und den „Benutzernamen“ ein. Die Angaben bekommst du von deinem E-Mail-Anbieter. Bei „Verschlüsselung“ ist „STARTTLS (üblich, Port 587)“ der Normalfall. Dann folgt das „Kennwort“ des Postfachs. Kopierst du es hinein, achte auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Beim Bearbeiten lässt du das Feld leer, wenn das gespeicherte Kennwort bleiben soll. Klicke auf „Verbindung prüfen“. Steht daneben in Grün „Anmeldung am Mailserver erfolgreich.“, stimmen Server und Zugangsdaten. Neue oder geänderte Zugangsdaten speichert PetWorkers erst mit einem Bestätigungscode. Klicke dazu auf „Bestätigungscode senden“. Der 6-stellige Code geht an die Absenderadresse. So steht fest, dass Postfach und Absender zusammenpassen. Trag den Code bei „Bestätigungscode“ ein und klicke auf „Speichern“. Der Code gilt 15 Minuten. Änderst du nur die Bezeichnung oder den Absendernamen, brauchst du keinen Code.

Welches Konto wofür?
Du kannst auch mehrere Postfächer nutzen. Ein weiteres legst du mit „Versandkonto hinzufügen“ an, genauso wie eben gezeigt. Im Kasten „Welches Konto wofür?“ wählst du je Zweck ein Konto: für Information und Buchungen, für Rechnungen und für den Newsletter. So gehen zum Beispiel Rechnungen über buchhaltung@ und alles andere über info@. Klicke danach auf „Zuordnung speichern“. Das letzte Versandkonto lässt sich nicht löschen. Löschst du ein zugeordnetes Konto, geht dieser Zweck wieder über das Standardkonto.

Den Versand testen
Getestet wird in den Einstellungen. Öffne unter „System“, „Einstellungen“ die Gruppe „E-Mail-Versand“. Bei „a) Absendername (Rechnungen)“ legst du fest, wie der Absender von Rechnungsmails heißt, zum Beispiel mit dem Zusatz „Buchhaltung“. „Kundenmails sofort versenden“ stellst du am besten mit dem Stift auf „Ja“. Dann gehen Mails, auf die ein Kunde wartet, sofort hinaus, etwa ein Anmeldecode. Rechnungen, Newsletter und Mitteilungen laufen immer über die Warteschlange und gehen in kleinen Schüben hinaus. Klicke jetzt auf „E-Mail-Versand testen“. Die Testnachricht geht an die E-Mail-Adresse in deinen Firmendaten, nie an einen Kunden. Kommt sie nach ein paar Minuten an, ist der Versand eingerichtet. Kommt nichts, prüfe dein Versandkonto mit „Verbindung prüfen“.

Der Mailtestmodus
Willst du etwas ausprobieren, ohne dass ein Kunde Post bekommt? Dafür gibt es auf der Seite „Versandkonten“ den Mailtestmodus. Setze den Haken „Mailtestmodus aktivieren“ und trag bei „Empfängeradressen für Testmails“ deine eigene Adresse ein. Mehrere Adressen trennst du mit einem Semikolon. Klicke auf „Mailtestmodus speichern“. Ab jetzt gehen alle neuen Mails nur an deine Testadressen, genau so, wie dein Kunde sie bekäme. Mails, die vorher schon in der Warteschlange standen, bleiben liegen, solange der Modus an ist. Nimm den Haken nach dem Test wieder heraus und speichere. In einer Testversion ist die Umleitung immer an. Dort kannst du sie nicht ausschalten, und alle Mails gehen an die festgelegte Testadresse.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Unter „Versandkonten“ steht dein Postfach. Neue Zugangsdaten bestätigst du mit einem Code, und mit „E-Mail-Versand testen“ prüfst du, ob alles ankommt. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einem Kunden eine Nachricht schreibst und mit einer Mitteilung viele Kunden auf einmal erreichst.