SEPA-Lastschrift: Mandat und Lastschriftdatei

Einleitung
Mit einer SEPA-Lastschrift ziehst du offene Rechnungen direkt vom Konto deiner Kunden ein. Dafür brauchst du ein Mandat, also die Erlaubnis des Kunden. Wir tragen für Fenja Beispiel ein Mandat ein. Danach erstellen wir die Lastschriftdatei für ihre offenen Rechnungen. Kläre vorher mit deiner Bank zwei Dinge: ein Geschäftskonto, das Lastschriften einziehen darf, und deine Gläubiger-Identifikationsnummer.

Das Mandat im Büro eintragen
Hat dein Kunde das Mandat auf Papier unterschrieben, trägst du es selbst ein. In Fenjas Kartei steht noch: „Kein SEPA-Lastschriftmandat vorhanden“. Klicke rechts oben auf den Stift. Das Kontaktformular öffnet sich. Im Abschnitt „Konditionen & Zahlungseinstellungen“ stellst du die Standardzahlungsart auf „Lastschrift“. Darunter folgt die „Bankverbindung“: Kontoinhaber, Name der Bank, IBAN und BIC. Wir nehmen eine Beispiel-IBAN. Übernimm die Angaben genau so, wie sie auf dem unterschriebenen Mandat stehen. Im Abschnitt „SEPA-Mandat“ setzt du den Haken „Mandat für SEPA-Abbuchungen erteilt“. Erst mit diesem Haken zählt das Mandat. Trag ein, wann das Mandat erteilt wurde, und die Mandatsreferenz. Wir nehmen PW-248-20261102, also Kontaktnummer und Datum. Die Mandatsreferenz ist für jede Lastschrift Pflicht. Sie steht später in der Lastschriftdatei. Bei „Scan/Bild SEPA-Mandat“ kannst du das unterschriebene Mandat hochladen. So hast du es immer griffbereit. Klicke auf „Speichern“. In der Kartei steht jetzt in Grün: „SEPA-Lastschriftmandat vorhanden“. Daran siehst du, dass es geklappt hat.

So erteilt dein Kunde das Mandat selbst
Deine Kunden können das Mandat auch selbst erteilen. Im Kundenbereich steht bei „Persönliche Daten“ der Knopf „Lastschriftmandat erteilen“. Oben steht dein Einleitungstext, darunter das Formular und der Text des Mandats. Der Kunde trägt Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC ein. Mit „Mandat verbindlich erteilen“ ist es fertig. PetWorkers setzt dann das Mandat, das Datum und die Zahlart „Lastschrift“. Fehlt eine Mandatsreferenz, vergibt PetWorkers sie selbst. Du und dein Kunde bekommen eine Bestätigung per Mail. Auf der Startseite seines Kundenbereichs sieht der Kunde danach: „Sie haben uns ein Lastschriftmandat erteilt.“ Die IBAN ist dabei teilweise verdeckt. Die Texte auf dieser Seite änderst du unter „System“, „Einstellungen“, Bereich „Kundenbereich“. Dort stehen „SEPA-Lastschriftmandat: Kundentext“ und „SEPA-Lastschriftmandat: Mandat“.

Die Lastschriftdatei erstellen
Jetzt ziehst du das Geld ein. Öffne links „Finanzen“ und dann „Rechnungen“. Wähle oben den Zeitraum und setze den Haken „Nur Datensätze mit Mandat“. Klicke auf „Auswahl anzeigen“. Jetzt stehen nur noch Rechnungen von Kunden mit Mandat da. Du erkennst sie am grünen Zusatz SEPA unter dem Namen. Öffne den Kasten „Export“ und klicke auf „SEPA-Transfer-Datei exportieren (CSV)“. Die Datei wird heruntergeladen. So sieht die Datei aus. Je Rechnung eine Zeile mit Name, Mandatsreferenz, IBAN, Verwendungszweck und Betrag. Als Betrag steht der noch offene Betrag. Ausführungsdatum ist heute plus zwei Tage. Nur offene und teilweise bezahlte Rechnungen kommen in die Datei. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen nicht. Diese Datei lädst du in dein Banking-Programm und reichst die Lastschriften dort ein. Wenn das Geld da ist, buchst du die Zahlungen mit der Zahlart „Lastschrift“. Platzt eine Lastschrift, stornierst du die Zahlung wieder.

Tipp: alle Mandate prüfen
Eine Liste aller Mandate findest du unter „Finanzen“, „Berichte“. Klicke beim Bericht „SEPA-Mandate“ auf den Pfeil. Prüfe hier, ob bei jedem Kunden eine Mandatsreferenz steht. Fehlt eine, trag sie im Kontakt nach, bevor du die erste Lastschrift einziehst. Das gilt besonders für Mandate, die Kunden früher online erteilt haben. Dort fehlt die Referenz oft.

Zusammenfassung
Erst das Mandat mit Mandatsreferenz, dann die Lastschriftdatei aus der Rechnungsliste. Danach buchst du die Zahlungen. Im nächsten Video zeige ich dir die Bankkonten und den automatischen Zahlungsabgleich.