Einzeltermine: anlegen, abrechnen, absagen, archivieren

Ein Einzeltermin ist ein Termin mit genau einem Kunden: eine Trainingsstunde, eine Beratung, eine Behandlung, ein Pflegetermin. Du legst ihn unter Terminverwaltung → Einzeltermine an oder er entsteht aus einer Terminanfrage, die ein Kunde über eine Terminfreigabe gestellt hat. Diese Seite zeigt, wie du einen Einzeltermin anlegst, was jedes Feld bewirkt, wie PetWorkers ihn abrechnet, wie du ihn änderst, absagst und archivierst.

Die Seite „Einzeltermine"

Unter Terminverwaltung → Einzeltermine stehen zwei Listen:

• Anstehende Termine — alle Termine ab heute, die noch nicht archiviert sind.
• Vergangene Termine — alle Termine vor heute, die noch nicht archiviert sind.

Jede Zeile zeigt Nummer, Termin (Datum, Uhrzeit, Terminart, An- und Abfahrtszeit), Halter mit Link zur Kartei, Trainer (und Co-Trainer), Zahlweise mit der Nummer der Buchung und die Termininfo mit Anschrift des Kunden und Treffpunkt. Über das Suchfeld über jeder Liste findest du einen Termin, über CSV lädst du die Liste herunter.

Weitere Wege zu einem Einzeltermin:

• das Feld Schnellzugriff… in der Seitenleiste mit „Einzeltermin anlegen",
• das Plus neben einer Uhrzeit im Terminplaner,
• das Symbol „Neuer Einzeltermin" in der Kundenkartei — dann ist der Kunde schon ausgewählt,
• Einbuchen bei einer Terminanfrage — siehe Termin- und Stornoanfragen.

Bevor du den ersten Termin anlegst

1. Unter Stammdaten → Terminarten gibt es mindestens eine Terminart, zum Beispiel „Einzeltermin Hundeschule".
2. Unter Stammdaten → Leistungen gibt es im Bereich der Einzelstunden eine Leistung mit Preis, zum Beispiel „Einzelstunde". Für Anfahrtskosten legst du eigene Leistungen der Art „Waren & Dienstleistungen" an und setzt dort den Haken Anfahrtsleistung.
3. Unter Stammdaten → Orte stehen deine Treffpunkte. „Adresse des Kunden" und „Benutzerdefiniert" gibt es ab Werk.
4. Die Person, die den Termin übernimmt, ist unter Unternehmen → Mitarbeiter eingetragen. Siehe Mitarbeiter verwalten.

Mehr zu den Stammdaten: Stammdaten: Was du anbietest und Leistungen anlegen.

Einen Einzeltermin anlegen: Schritt für Schritt

1. Öffne Terminverwaltung → Einzeltermine und klicke auf Termin hinzufügen. Das Formular „Einzeltermin hinzufügen" öffnet sich.
2. Prüfe oben den Kasten Aktuelle Sperrzeiten. Er zeigt Urlaube und Schließtage mit Von, Bis, Betreff und Mitarbeiter. PetWorkers hindert dich nicht daran, in eine Sperrzeit zu buchen — der Kasten ist dein Hinweis.
3. Wähle die Terminart.
4. Trage Datum, Beginn und Ende ein.
5. Wähle den Kunden. Die Liste zeigt „Nachname, Vorname (Tiere)".
6. Wähle den Mitarbeiter und bei Bedarf einen Co-Mitarbeiter.
7. Schreib unter Terminnotizen für den Kunden, was der Kunde vorab wissen soll, zum Beispiel „Bitte Leckerlis mitbringen". Der Text steht in der Benachrichtigung.
8. Soll der Kunde eine Mail bekommen, setze den Haken Kunde und Mitarbeiter über den Termin benachrichtigen. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail sowie per interner Nachricht.
9. Wechsle in den Abschnitt Kosten und wähle die Leistung und den Faktor (Vorgabe 1,0). Der Faktor ist die Anzahl der Einheiten: 1,5 bei einer Stunde und 30 Minuten, wenn die Leistung pro Stunde berechnet wird.
10. Wechsle in den Abschnitt Treffpunkt und wähle den Treffpunkt. Bei „Benutzerdefiniert" beschreibst du den Ort im Feld darunter.
11. Klicke auf Einzeltermin hinzufügen.

Der Termin steht danach in der Liste, im Terminplaner und — sofern eingerichtet — im Cloud-Kalender des Mitarbeiters.

Alle Abschnitte des Formulars

Das Formular hat oben eine Leiste mit Sprungmarken: Termin | Kosten | Treffpunkt | Zahlung per Gruppen-Multipass | Fahrtenbuch | Terminnotizen für den Kunden | Onlinereservierung | Interne Vermerke. Jeder Abschnitt hat einen eigenen Knopf Speichern.

Termin

• Terminart, Datum, Beginn, Ende, Kunde, Mitarbeiter — Pflichtfelder.
• Co-Mitarbeiter — optional, zum Beispiel für eine Auszubildende.
• Terminnotizen für den Kunden — kurzer Text für die Benachrichtigungsmail.
• Kunde und Mitarbeiter über den Termin benachrichtigen. … — schickt beim Speichern die Terminmail.
• Stornoanfragen möglich vor dem Termin (in Stunden) — bis wann der Kunde im Kundenbereich eine Stornierung anfragen darf. Leer oder 0: Es gilt die Vorgabe unter System → Einstellungen → Terminfreigabe (ab Werk 48 Stunden). Steht dort ebenfalls 0, kann der Kunde für diesen Termin keine Stornierung anfragen.
• Termin archivieren — nimmt den Termin aus den beiden Listen. Siehe unten.

Kosten

• Leistung und Faktor — was der Termin kostet. Zur Auswahl stehen die Leistungen für Einzelstunden, keine Stempelkarten.
• Anfahrtspauschale mit Faktor — eine feste Fahrtkostenleistung, optional.
• Anfahrtkosten mit Anzahl — eine Fahrtkostenleistung pro Einheit, zum Beispiel pro Kilometer, optional.
• Anfahrtszeit und Abfahrtszeit in Minuten — beim Anlegen füllt PetWorkers sie aus der gemessenen Fahrzeit zum Treffpunkt vor. Sie erscheinen in der Liste und in der Druckübersicht.

Treffpunkt

• Treffpunkt — einer deiner Orte, „Adresse des Kunden" oder „Benutzerdefiniert".
• Benutzerdefinierter Treffpunkt / Zusätzliche Angaben — Beschreibung des Orts, wenn du „Benutzerdefiniert" wählst.

Zahlung per Gruppen-Multipass

Mit Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren bezahlt der Kunde den Einzeltermin mit seiner Stempelkarte für Gruppenstunden. Unter Anzahl der Einheiten (Vorgabe 3) legst du fest, wie viele Einheiten abgezogen werden, unter Leistung die Gruppenleistung, zu der die Karte passen muss.

Fahrtenbuch

Fahrzeug, Entfernung Hinweg / KM und Entfernung Rückweg / KM — freiwillige Angaben zur Fahrt. Ein Menüpunkt zur Pflege der Fahrzeuge gibt es in Classic nicht; die Auswahl zeigt nur bereits hinterlegte Fahrzeuge.

Terminnotizen für den Kunden

Terminnotizen für den Kunden (sichtbar im Kundenbereich) — ausführlicher Text, zum Beispiel Trainingsinhalte und Hausaufgaben. Der Kunde liest ihn im Kundenbereich beim Termin.

Onlinereservierung

Angaben zum Wunschtermin und Angaben zum Terminthema — was der Kunde bei einer Terminanfrage geschrieben hat. Beim Einbuchen einer Anfrage übernimmt PetWorkers die Texte.

Interne Vermerke

Notizen zum Training und Sonstige Notizen — nur für dich und dein Team. Der Kunde sieht sie nicht.

So rechnet PetWorkers den Termin ab

Beim Speichern eines neuen Termins sucht PetWorkers in dieser Reihenfolge:

1. Gruppen-Stempelkarte — nur, wenn „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren" gesetzt ist und der Kunde eine gültige Karte zur gewählten Gruppenleistung mit genug Resteinheiten hat.
2. Stempelkarte für Einzeltermine — eine gültige Karte des Kunden zu genau der Leistung des Termins mit mindestens so vielen Resteinheiten wie der Faktor.
3. Rechnung — sonst legt PetWorkers eine Position in der Leistungsverwaltung an. Die Zahlweise heißt dann „Rechnung/Bar".

Anfahrtspauschale und Anfahrtkosten werden immer als eigene Positionen in der Leistungsverwaltung angelegt, nie von einer Karte bezahlt. Ein Abo gibt es bei Einzelterminen nicht. Ändert sich später das Datum, zieht PetWorkers das Leistungsdatum der Positionen mit.

Die Einzelheiten stehen auf den Seiten Die Zahlweiche und Arbeiten mit Stempelkarten und Einzelterminen. Die Positionen rechnest du über die Leistungsverwaltung ab.

Einen Termin ändern

1. Klicke in der Liste auf den Stift („Datensatz bearbeiten") oder im Terminplaner auf „Termin bearbeiten".
2. Ändere zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Treffpunkt oder Notizen.
3. Setze den Haken Kunde und Mitarbeiter über den Termin benachrichtigen. …, wenn Kunde, Mitarbeiter und Co-Mitarbeiter die neuen Daten per Mail bekommen sollen.
4. Speichere.

Einen Termin absagen

1. Klicke in der Liste auf das Löschen-Symbol („Datensatz löschen") oder im Terminplaner auf das rote Kreuz („Termin absagen").
2. Das Fenster „Termin absagen" fragt: „Termin mit Kunde … absagen?" und warnt: „Hierbei wird die Buchung gelöscht oder ggf. storniert und eine Gutschrift erstellt."
3. Setze den Haken Den Kunden über Absage benachrichtigen., wenn der Kunde eine Absage per Mail bekommen soll.
4. Klicke auf Termin absagen — oder auf Abbrechen.

Was mit der Abrechnung passiert, hängt von der Zahlweise ab:

Die Anfahrtspositionen löscht die Absage nicht mit. Prüfe sie in der Leistungsverwaltung.

Stammt der Termin aus einer Terminfreigabe, löst die Absage die Verbindung zur Freigabe:

• Hattest du die Freigabe selbst für einen Kontakt eingebucht, ist sie danach wieder frei.
• Hatte ein Kunde die Freigabe angefragt, steht seine Anfrage danach wieder unter Terminverwaltung → Anfragen. Klicke dort auf Ablehnen, damit die Freigabe wieder frei ist. „Ablehnen" verschickt keine Mail.

Archivieren

Archivierte Termine verschwinden aus „Anstehende Termine" und „Vergangene Termine", bleiben aber mit allen Daten erhalten. Der Hinweis über der zweiten Liste empfiehlt: „Für eine verbesserte Übersicht, sollten vergangene Termine nach deren Abrechnung archiviert werden."

• Einzeln: Öffne den Termin, setze den Haken Termin archivieren und speichere.
• Alle auf einmal: Klicke oben rechts im Seitenkopf auf das zweite Symbol („Termine die länger als 7 Tage zurückliegen automatisch archivieren"). PetWorkers archiviert sofort und ohne Rückfrage alle Einzeltermine, die länger als 7 Tage zurückliegen, und meldet „Archivierung durchgeführt".
• Nachsehen: Klicke oben rechts im Seitenkopf auf das erste Symbol („Archivierte Termine anzeigen"). Die Liste „Archivierte Termine" erscheint mit dem Hinweis „Sie befinden sich im Archiv." Über das Symbol „Aktive Termine anzeigen" kommst du zurück.
• Zurückholen: Öffne im Archiv den Termin, nimm den Haken Termin archivieren heraus und speichere.

Was der Kunde sieht

• Im Kundenbereich im Reiter Einzeltermine (Bezeichnung einstellbar unter System → Einstellungen → Kundenbereich, „Tab: Einzeltermine – Bezeichnung") stehen seine Termine mit Treffpunkt und den Terminnotizen für den Kunden (sichtbar im Kundenbereich).
• Solange die Frist läuft, kann er mit Stornierung anfragen um eine Absage bitten. Der Termin bleibt bestehen, bis du entscheidest — siehe Termin- und Stornoanfragen.
• Mehr zur Kundensicht: Das Kundenportal aus Kundensicht.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Termin wurde auf Rechnung gebucht, obwohl der Kunde eine Stempelkarte hat. Die Karte passt nicht zur Leistung des Termins, ist abgelaufen oder hat weniger Resteinheiten als der Faktor. Sag den Termin ab, korrigiere die Karte und leg den Termin neu an.
• Der Kunde hat keine Mail bekommen. Der Haken zur Benachrichtigung war nicht gesetzt oder im Kontakt ist „Benachrichtigungen sind aktiv" aus. Was verschickt wurde, zeigen Mailwarteschlange und Nachrichtenarchiv unter Werkzeuge.
• Ein Mitarbeiter fehlt in der Auswahl. Er hat keinen Eintrag unter Unternehmen → Mitarbeiter.
• Ein alter Termin ist verschwunden. Er ist archiviert. Sieh über das Symbol „Archivierte Termine anzeigen" nach.

Siehe auch: Terminfreigabe · Sperrzeiten, Standardtermine und Druckübersicht · Der Terminplaner