Einrichten: Betreuungsgruppen, Leistungen und feste Zeiten

Hier richtest du die Tagesbetreuung einmal ein. Sie braucht drei Dinge: Betreuungsgruppen (wo die Tiere den Tag verbringen), Leistungen (was ein Tag kostet und wann gebucht werden kann) und ein paar Einstellungen (Platzgrenzen, Standardzeiten, Stornofrist).

So legst du eine Betreuungsgruppe an

Eine Betreuungsgruppe ist ein Bereich, in dem Tiere gemeinsam betreut werden, zum Beispiel „Welpen bis 6 Monate" oder „Verträgliche Junghunde und erwachsene Hunde". In manchen Masken heißt sie „Betreuungsbereich".

1. Klicke im Menü auf Stammdaten → Betreuungsgruppen.
2. Klicke auf Betreuungsgruppe hinzufügen.
3. Trag den Name ein und bei Bedarf eine Beschreibung.
4. Trag bei Optimale Belegung ein, wie viele Tiere gut passen, und bei Maximale Belegung, wie viele höchstens gehen.
5. Klicke auf Speichern. Die Gruppe steht jetzt in der Liste.

So legst du eine Leistung an

Die Preise legst du unter Leistungen → Tagesbetreuung an, zum Beispiel „Ganztagsbetreuung" und „Halbtagsbetreuung". Wie Leistungen grundsätzlich funktionieren, steht im Kapitel Leistungen.

1. Klicke im Menü auf Leistungen → Tagesbetreuung.
2. Klicke auf Leistung Tagesbetreuung (mit dem Plus-Zeichen).
3. Fülle die Basisangaben aus: Bezeichnung, Endkundenpreis (inkl. MwSt.), Steuersatz und Abrechnungseinheit.
4. Wechsle auf den Reiter Tagesbetreuung und trag die Zeiten je Wochentag ein (siehe unten).
5. Klicke auf Speichern & zurück. Die Leistung steht jetzt in der Liste.

Eine Tagesbetreuungs-Leistung hat zusätzlich diese Reiter:

• Tagesbetreuung — Zeiten, Fahrdienst, Zusatzleistungen und Buchbarkeit je Wochentag.
• Freigabe — welche Kunden diesen Tarif online sehen.
• Zahlung Standard-Stempelkarte / Abo — Anzahl der Einheiten: wie viel ein Betreuungstag von Abo oder Stempelkarte abzieht.
• Zahlung Stempelkarte für Gruppen — mit Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren darf ein Betreuungstag auch von einer Stempelkarte der Gruppenstunden abgebucht werden (Anzahl der Einheiten, Stempelkarten-Leistung).

Reiter „Tagesbetreuung": Zeiten je Wochentag

Für jeden Wochentag gibt es einen eigenen Abschnitt:

• Reservierungen/Anfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich — nur angehakte Tage kann der Kunde online wählen.
• Reservierung für diesen Tag beim Zuweisen/Erneuern von Abos anlegen — an diesen Tagen legt ein Abo die Reservierungen selbst an (siehe Abrechnung).
• Betreuungszeit (von) und (bis), Check-In (von) und (bis), Check-Out (von) und (bis).
• Fahrdienst: Abholung zu Hause und Fahrdienst: Heimbringen — an diesen Tagen bietest du den Fahrdienst an; beide Fahrten sind unabhängig. Der Kunde wählt ihn bei der Buchung je Tag und Hund, im Büro setzt du ihn in der Reservierung. Hast du unten im Abschnitt Anfahrt (Fahrdienst) eine Anfahrt eingerichtet, wird je gewählter Fahrt einmal berechnet (siehe Fahrtkosten). Die Touren stehen unter Fahrdienst.
• Fahrdienst: Abholung zu Hause (von) / (bis) und Fahrdienst: Heimbringen (von) / (bis) — das Zeitfenster, in dem du fährst. Der Kunde kann dann nur Zeiten in diesem Fenster wählen.

Damit du nicht sieben Mal dasselbe tippst, steht oben der Abschnitt Zeiten für alle Wochentage: Zeiten eintragen, auf Für alle übernehmen klicken, dann speichern. Leere Felder bleiben dabei unangetastet.

Im Abschnitt Fahrdienst: Zeiten steht der Haken Fahrdienst: keine Zeiten abfragen. Ist er gesetzt, gibt der Kunde für Abholung zu Hause und Heimbringen keine Uhrzeit an. Hast du ein Fahrdienst-Zeitfenster gepflegt, sieht er stattdessen dieses Fenster.

So legst du feste Check-in- und Check-out-Zeiten fest

Willst du, dass Kunden ihr Tier nur in bestimmten Fenstern bringen und holen, gehst du so vor:

1. Öffne die Leistung und wechsle auf den Reiter Tagesbetreuung.
2. Setze im Abschnitt Feste Check-In- und Check-Out-Zeiten den Haken Check-In und Check-Out Zeiten fixieren.
3. Prüfe je Wochentag Check-In (von/bis) und Check-Out (von/bis).
4. Klicke auf Speichern.

Was dann passiert:

• Bei der Onlinereservierung erscheinen die Felder „Bringzeit“ und „Abholung“ immer. Der Kunde wählt die Zeiten aus einer Liste im Viertelstunden-Takt, die nur Zeiten innerhalb der Fenster Check-In (von/bis) und Check-Out (von/bis) enthält.
• Über der Auswahl steht ein Hinweistext. Den Text pflegst du einmal für alle Leistungen unter System → Einstellungen, Bereich Tagesbetreuung, Feld „Hinweis zu festen Check-In-/Check-Out-Zeiten". Ist er leer, zeigt PetWorkers einen Standardtext.
• Wählt der Kunde mehrere Wochentage, gilt die Zeit, die in alle Fenster passt.
• Wenn du im Büro eine Reservierung anlegst, kannst du weiterhin jede Zeit eintragen.

So legst du Zusatzleistungen an

Zusatzleistungen sind Extras, die der Kunde je Betreuungstag und Hund dazubucht, zum Beispiel „Baden" oder „Extra-Gassirunde". Sie werden immer einzeln berechnet, auch wenn der Tag über ein Abo oder eine Stempelkarte läuft.

1. Klicke im Menü auf Leistungen → Tagesbetreuung.
2. Klicke auf Zusatzleistung Tagesbetreuung und fülle Bezeichnung und Preis aus. Speichere.
3. Öffne die Leistung (zum Beispiel „Ganztagsbetreuung"), Reiter Tagesbetreuung.
4. Hake im Abschnitt Zusatzleistungen unter Zubuchbare Zusatzleistungen die passenden Extras an.
5. Klicke auf Speichern. Ab jetzt kann der Kunde sie online dazubuchen; im Büro erscheinen sie im Reservierungsformular.

So legst du fest, welche Kunden einen Tarif sehen

1. Öffne die Leistung und wechsle auf den Reiter Freigabe.
2. Hake die Kontaktgruppen an, die diesen Tarif buchen dürfen.
3. Klicke auf Speichern & zurück.

Ohne Haken sehen alle angemeldeten Kunden den Tarif. Sobald eine Gruppe angehakt ist, sehen ihn nur noch deren Mitglieder. Eine Tagesgrenze je Kontaktgruppe stellst du unter Kontaktgruppen ein.

So stellst du die Tagesbetreuung ein

Klicke im Menü auf System → Einstellungen und öffne den Bereich Tagesbetreuung. Dort findest du unter anderem:

• Betreuungszeit, Check-In und Check-Out (jeweils von/bis) — die Vorgaben für neue Leistungen. Mit Zeiten für bestehende Leistungen übernehmen (Knopf Ausführen) schreibst du sie in alle Wochentage aller bestehenden Tagesbetreuungs-Leistungen.
• Maximale Tiere Tagesbetreuung — höchstens so viele Tiere je Tag bei der Online-Buchung.
• Maximale Tiere Tagesbetreuung + Pension — dieselbe Grenze, aber Pensionstiere zählen mit.
• Vorausbuchungen (in Tagen) — wie weit im Voraus Kunden online buchen können. Leer heißt: bis zu sechs Monate.
• Stornofrist Tagesbetreuung (Stunden vor dem Betreuungstag) — bis wann Kunden selbst online stornieren. 0 heißt: keine Online-Stornierung.
• Standardtext für äußeres Erscheinungsbild beim Ein- und Ausbuchen — wird beim Check-in und Check-out vorgeschlagen.
• Fahrdienst: Plätze je Tag und Fahrt — wie viele Hunde der Fahrdienst je Tag und Richtung höchstens mitnimmt, über alle Leistungen; Anfragen zählen mit. 0 = unbegrenzt.
• Verfügbarkeiten: allgemeine Sperrzeiten gelten zusätzlich — siehe Verfügbarkeiten.
• Texte der Buchungsseite: Buchungsseite: Hinweis über den Bedingungen, Buchungsseite: Datenschutz-Bestätigung, Zustimmungserklärung für Buchungen – Tagesbetreuung und Buchungsknopf – Tagesbetreuung (siehe Online-Buchung).

Wohin die Anfrage-Mails gehen

Die Adresse für Meldungen über neue Buchungsanfragen pflegst du unter System → Einstellungen: Klicke oben auf E-Mail-Einstellungen und trag sie bei „Empfänger: Buchungsanfragen Tagesbetreuung" ein. Ist dort nichts eingetragen, gehen die Meldungen an die Firmenadresse.

Wenn etwas nicht klappt

• Beim Anlegen einer Reservierung ist die Liste „Betreuungsbereich" leer — es gibt noch keine Betreuungsgruppe. Lege sie unter Stammdaten → Betreuungsgruppen an.
• Kunden sehen einen Wochentag nicht — der Haken „Reservierungen/Anfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich" fehlt an der Leistung.
• Kunden sehen einen Tarif nicht — im Reiter Freigabe sind Kontaktgruppen angehakt, zu denen der Kunde nicht gehört.
• Eine Zusatzleistung erscheint nicht — sie ist an der Leistung unter „Zubuchbare Zusatzleistungen" nicht angehakt.
• Kunden können nicht online stornieren — die „Stornofrist Tagesbetreuung" steht auf 0.