Mitarbeiter: anlegen, deaktivieren und Accounts im Blick behalten
Unter Unternehmen → Mitarbeiter führst du dein Team: dich selbst, Trainerinnen, Betreuer, Aushilfen. Wer hier als Mitarbeiter steht, kann Terminen, Gruppen, Kursen und Buchungen zugeordnet werden. Ein Mitarbeiter ist dabei immer mit einem Kontakt verbunden — der Kontakt trägt Name, E-Mail-Adresse und Anmeldedaten, der Mitarbeiter-Datensatz die Angaben zur Arbeit.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen die Liste und legen Mitarbeiter an, ändern und löschen sie.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen den Menüpunkt nicht.
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff.
- Welche Rolle ein Mitarbeiter selbst in der Software hat, legt die Sicherheitsgruppe in seinem Kontakt fest. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Das Anlegen, Ändern oder Deaktivieren eines Mitarbeiters verschickt keine E-Mail.
- Kontakt: Zugangsdaten für das Kundenportal — an den Mitarbeiter, nur wenn du im Kontakt beim Speichern den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden“ (neuer Kontakt) oder „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden“ (bestehender Kontakt) setzt. Adressen, die auf
@nomail.localenden, bekommen keine Mail.
Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
Einen neuen Mitarbeiter anlegen
Der Mitarbeiter braucht zuerst einen Kontakt. Hat die Person schon einen (zum Beispiel, weil sie früher Kundin war), überspringst du die Schritte 1 bis 5.
- Klicke im Menü auf Basisdaten → Kontakte und lege einen neuen Kontakt an.
- Trage Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse ein. Mit dieser Adresse meldet sich der Mitarbeiter später an.
- Wähle unter Sicherheitsgruppe die passende Rolle, zum Beispiel „Beratung, Training & Betreuung“ für eine Trainerin oder „BackOffice (Büro & Buchhaltung)“ für die Bürokraft.
- Soll die Person ihre Zugangsdaten per E-Mail bekommen, setze den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden“. Ohne Haken geht nichts raus.
- Speichere den Kontakt.
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Mitarbeiter und dann oben rechts auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
- Wähle unter Kontakt die Person aus. In der Auswahl stehen nur Kontakte, die noch kein Mitarbeiter sind.
- Fülle die Berufsbezeichnung aus (Pflichtfeld), zum Beispiel „Hundetrainerin“. Profilbild, Kurzbeschreibung, Beschreibung und Interne Vermerke sind freiwillig.
- Lass den Haken „Mitarbeiter aktiv“ gesetzt.
- Setze „Zugriff auf Gesundheitsdaten“ nur, wenn der Mitarbeiter die Gesundheitsangaben der Tiere sehen soll.
- Klicke auf „Speichern“. Erst danach lassen sich die Reiter Leistungssätze und Basisgehalt / Zulagen / Prämien befüllen.
Achtung: Ist das Account-Kontingent deines Tarifs erreicht, lehnt die Software einen neuen Mitarbeiter ab („Lizenz-Kontingent erreicht“). Dasselbe gilt, wenn du einen Kontakt in eine Mitarbeiter-Rolle hochstufen willst. Unter System → Ihr Tarif siehst du, wie viele Accounts belegt sind.
Die weiteren Reiter
- Leistungssätze — eine Liste von Leistungen mit einem Satz in Euro je Leistung für diesen Mitarbeiter. Über „Verwalten“ ordnest du Leistungen zu. Darunter steht der Haken „MwSt wird nicht ausgewiesen (Brutto = Netto, z.B. für Kleinunternehmer oder falls keine UstID vorhanden ist)“.
- Basisgehalt / Zulagen / Prämien — monatliche Zahlungen an den Mitarbeiter, je Eintrag mit Kurzbeschreibung und Betrag.
Einen Mitarbeiter deaktivieren
Wenn jemand nicht mehr bei dir arbeitet, deaktiviere ihn, statt ihn zu löschen:
- Öffne Unternehmen → Mitarbeiter.
- Klicke in der Zeile des Mitarbeiters auf ≡ und dann auf Bearbeiten.
- Nimm im Kasten Status den Haken „Mitarbeiter aktiv“ heraus.
- Klicke auf „Speichern“.
Was dann passiert:
- Der Mitarbeiter belegt keinen Account mehr in deinem Tarif.
- Er erscheint in keiner Mitarbeiterauswahl mehr — weder bei neuen Terminen noch bei Gruppen, Kursen oder Urlauben.
- Alte Termine und Buchungen zeigen ihn weiterhin an. Ein solcher alter Datensatz lässt sich aber erst wieder speichern, wenn du dort einen aktiven Mitarbeiter auswählst oder den alten wieder aktivierst.
Soll der Mitarbeiter sich auch nicht mehr anmelden können, nimm zusätzlich im Kontakt den Haken „Account ist aktiv“ heraus.
Wieder aktivieren geht genauso: Haken setzen, speichern. Ist das Kontingent voll, speichert die Software die übrigen Änderungen, lässt den Mitarbeiter aber inaktiv und sagt dir das.
Wie Accounts gezählt werden
Ein Mitarbeiter zählt nur, wenn er aktiv ist und sein Kontakt aktiv und nicht gelöscht ist. Die Software vergleicht diese Zahl mit der Zahl der aktiven Kontakte, die eine Mitarbeiter-Rolle haben, und nimmt die höhere von beiden. Überschneidungen zählen nicht doppelt.
Löschen
Über ≡ → Löschen verschwindet der Mitarbeiter aus der Liste. Gelöschte Mitarbeiter stehen nicht unter System → Papierkorb und lassen sich dort nicht zurückholen. Nimm deshalb im Zweifel lieber den Haken „Mitarbeiter aktiv“ heraus.