Rollen und Rechte: wer was sehen und tun darf
In PetWorkers arbeiten oft mehrere Menschen: die Inhaberin, eine Bürokraft, Trainer, Betreuer — und dazu kommen deine Kunden, die sich im Kundenbereich anmelden. Nicht jeder soll alles sehen. Deshalb hat jeder Kontakt eine Rolle. In der Software heißt sie „Sicherheitsgruppe". Die Rolle entscheidet, ob sich jemand überhaupt anmelden kann, ob er ins Backend oder in den Kundenbereich kommt und welche Menüpunkte und Seiten er öffnen darf.
Auf dieser Seite steht alles dazu an einem Ort. Die übrigen Seiten der Anleitung verweisen in ihrem Kasten „Wer hat Zugriff?" hierher.
Wer hat Zugriff?
- Rollen vergeben (im Kontaktformular) — alle Mitarbeiterrollen, aber nur Rollen unterhalb der eigenen. Nur Administratoren können jede Rolle vergeben, auch „Administratoren".
- Mitarbeiter-Datensätze (Unternehmen → Mitarbeiter) und Ihr Tarif (System → Ihr Tarif) — Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Module ein- und ausschalten, Freigaben für die Sach- und Rechnungsbearbeitung, API-Schlüssel und MCP — nur Administratoren.
- Deine Kunden — sehen und ändern ihre Rolle nie.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Kontoinformation — an die Person selbst, nur wenn du beim Speichern des Kontakts den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden" bzw. „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden" setzt.
- Eine Rolle ändern, einen Mitarbeiter anlegen oder ein Modul umschalten verschickt keine E-Mail.
- Lizenz-Übernutzung — an den PetWorkers-Support (nicht an dich), automatisch, sobald mehr Accounts genutzt werden, als dein Tarif enthält, und wieder, wenn das nicht mehr so ist.
Welche E-Mails es in PetWorkers grundsätzlich gibt, steht unten auf dieser Seite im Abschnitt „Welche E-Mails bekommt wer grundsätzlich?“.
Das Prinzip: je kleiner die Nummer, desto mehr Rechte
Die Rollen sind durchnummeriert. Nummer 1 hat die meisten Rechte, jede weitere Nummer weniger. Und: Eine höhere Stufe sieht immer alles, was die niedrigere sieht. Ist eine Seite zum Beispiel für „BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung)" (Nummer 3) freigegeben, dann öffnen sie auch „BackOffice (Büro & Buchhaltung)" (2) und „Administratoren" (1) — aber nicht „Beratung, Training & Betreuung" (4).
Es gibt also keine Rolle, die zwar Finanzen, aber keine Kontakte sehen darf. Wer weiter oben steht, darf alles darunter mit.
Die Rollen im Überblick
| Nr. | Rolle | Gedacht für | Anmeldung |
|---|---|---|---|
| 1 | Administratoren | Inhaber und Geschäftsführung. Dürfen alles, auch Einstellungen, Leistungen, Stammdaten, Layout, Schnittstellen und den Einrichtungsassistenten. | Backend |
| 2 | BackOffice (Büro & Buchhaltung) | Büro mit vollem Einblick in die Firmenzahlen: alle Finanzen (auch Übersicht, Finanzbuchungen, DATEV-Export, Berichte und Auswertungen), dazu Unternehmen (Mitarbeiter, Bankkonten, Firmendaten, Impressum, Urlaube) und der Tarif. | Backend |
| 3 | BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) | Bürokraft, die Rechnungen schreibt oder Abos verwaltet, die Firmenzahlen aber nicht sehen soll. Alles, was Mitarbeiter dürfen, dazu der Newsletter und genau die Finanzen-Punkte, die ein Administrator freigibt (siehe unten). Keine Exporte. | Backend |
| 4 | Beratung, Training & Betreuung | Trainer, Betreuer, Therapeuten: Kontakte und Tiere, Termine, Aufgaben und CRM, alle eingeschalteten Fachbereiche (Hundeschule, Pension …), Kommunikation, Marketing ohne Newsletter und die Hilfsmittel unter System (Duplikatfinder, Mailwarteschlange, Nachrichtenarchiv, Papierkorb). | Backend |
| 5 | Kunden / Lieferanten | Deine Kunden. Sie melden sich im Kundenbereich an, sehen dort ihre Tiere, Buchungen, Rechnungen usw. — je nachdem, was du für den Kundenbereich freigegeben hast. | Kundenbereich |
| 6 | Keine / Gäste / Inaktiv | Kontakte, die du behalten willst, die sich aber nicht anmelden sollen — zum Beispiel ein ehemaliger Kunde oder ein Geschäftskontakt. | keine |
| 7 | Interessenten | Menschen, die (noch) keine Kunden sind — etwa für den Newsletter. Die Verteilerliste „Interessenten" im Newsletter fasst genau diese Kontakte zusammen. | keine |
| 8 | Gäste (Website-Anfragen) | Entstehen von selbst, wenn jemand ohne Kundenkonto auf deiner Website bucht oder anfragt — zum Beispiel einen Termin, eine Pensions- oder Stundenbetreuungsanfrage oder eine Platzbuchung. Sie haben kein Kennwort. Registriert sich die Person später mit derselben E-Mail-Adresse, bekommt sie ganz normal ein Kundenkonto. | keine |
Die Rollen 1 bis 4 heißen in dieser Anleitung kurz Mitarbeiterrollen.
Backend und Kundenbereich
PetWorkers hat zwei Seiten, auf denen man sich anmeldet — mit derselben Anmeldung:
- Das Backend ist der Arbeitsbereich für dich und dein Team: Menü links, Dashboard, Kontakte, Termine, Finanzen. Hierher kommt nur, wer eine Mitarbeiterrolle (1 bis 4) hat. Nach der Anmeldung öffnet sich das Dashboard oder die persönliche Startseite.
- Der Kundenbereich ist Teil deiner Website. Dort sehen Kunden ihre eigenen Daten und buchen. Kunden (Rolle 5) landen nach der Anmeldung dort. Welche Seiten der Kundenbereich zeigt, stellst du unter System → Einstellungen, Abschnitt „Kundenbereich", ein.
Anmelden kann sich nur, wer beide Bedingungen erfüllt: eine Rolle von 1 bis 5 und im Kontakt den Haken „Account ist aktiv". Ist unter System → Einstellungen, Abschnitt „Kundenportal", die Einstellung „Kundenlogin aktivieren" aus, können sich nur noch Mitarbeiterrollen anmelden — Kunden bekommen den Hinweis „Der Kundenlogin ist derzeit deaktiviert.".
Tipp: Als Mitarbeiter kannst du auch den Kundenbereich öffnen. In der Leiste oben steht dann zusätzlich ein Link „Dashboard", der dich zurück ins Backend bringt.
Welche Menügruppe ab welcher Rolle erscheint
Die Tabelle zeigt, ab welcher Rolle eine Menügruppe in der Seitenleiste steht und welche Punkte darin strenger sind. „ab 4" heißt: sichtbar für Beratung, Training & Betreuung und alle Rollen darüber (3, 2, 1).
| Menügruppe | sichtbar ab | Ausnahmen in der Gruppe |
|---|---|---|
| Dashboard | ab 4 | — |
| Einrichtungsassistent | nur 1 | — |
| Basisdaten | ab 4 | — |
| Aktivitäten | ab 4 | — |
| Terminverwaltung | ab 4 | — |
| Platzvermietung* | ab 4 | — |
| Hundeschule* | ab 4 | — |
| Veranstaltungen* | ab 4 | — |
| Tagesbetreuung* | ab 4 | „Bestandsbuch" erst ab 2 |
| DogWalk* | ab 4 | — |
| Stundenbetreuung* | ab 4 | — |
| Pension* | ab 4 | „Bestandsbuch" erst ab 2 |
| Kommunikation | ab 4 | — |
| Marketing | ab 4 | „Newsletter" erst ab 3; „Link in Bio" nur für Administratoren |
| Finanzen | ab 3 | „Übersicht", „Finanzbuchungen", „Kundenkonten", „Shop-Verkäufe", „DATEV Export", „Berichte" und „Auswertungen" erst ab 2. „Kassenbuch", „Leistungsverwaltung", „Rechnungen", „Tierzahlungen", „Ausgangsbelege", „Eingangsbelege", „Stempelkarten (Multipässe)" und „Abonnements" sieht Rolle 3 nur, wenn ein Administrator sie freigegeben hat. |
| Unternehmen | ab 2 | „Standorte" und „Firmendaten" nur 1 |
| Leistungen | nur 1 | — |
| Stammdaten | nur 1 | — |
| Layout | nur 1 | — |
| System | ab 4 | „Duplikatfinder", „Mailwarteschlange", „Nachrichtenarchiv", „Papierkorb" ab 4; „Ihr Tarif" ab 2; „Einstellungen", „API-Schlüssel", „Einbindungen", „MCP", „Hosting" nur 1 |
* Diese Gruppen erscheinen nur, wenn das Modul eingeschaltet ist — dann aber für alle Rollen ab 4. Auch innerhalb der Gruppe „Leistungen" stehen die Listen für Einzeltermine, Gruppenstunden, Kurse, Pension usw. nur, wenn der passende Bereich eingeschaltet ist.
Das Menü ist nur die sichtbare Seite. Jede Seite prüft beim Öffnen selbst, ob deine Rolle reicht. Wer über einen alten Link oder ein Lesezeichen eine Seite aufruft, für die seine Rolle nicht reicht, wird abgewiesen.
Einem Kontakt eine Rolle geben
Die Rolle gehört zum Kontakt. Du vergibst sie im Kontaktformular — für Kunden genauso wie für Mitarbeiter.
- Klicke im Menü auf Basisdaten → Kontakte und öffne den Kontakt zum Bearbeiten (oder lege mit „Neuen Kontakt anlegen" einen neuen an).
- Bleib im ersten Reiter „Basisdaten" und scrolle zum Abschnitt „Zugangsdaten". Trag die „E-Mail-Adresse" ein — sie ist der Benutzername für die Anmeldung. Beim Anlegen vergibst du hier auch das „Kennwort". Beim Bearbeiten lässt du das Feld leer oder bei „********", wenn das Kennwort bleiben soll.
- Im Abschnitt „Zugriffskontrolle" wählst du bei „Sicherheitsgruppe" die Rolle, zum Beispiel „Beratung, Training & Betreuung" für einen neuen Trainer.
- Im Abschnitt „Accountverwaltung" muss „Account ist aktiv" angehakt sein, damit sich die Person anmelden kann. „Für Buchungen freigeschaltet" betrifft nur Kunden: Erst damit dürfen sie über die Website buchen.
- Soll die Person ihre Zugangsdaten per E-Mail bekommen, setz den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden" (beim Anlegen) bzw. „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden" (beim Bearbeiten — dann würfelt PetWorkers ein neues Kennwort aus und schickt es mit). Der Haken heißt „an Kunden", gilt aber genauso für Mitarbeiter.
- Klicke auf „Speichern".
Gut zu wissen
- Nur nach unten. Wer kein Administrator ist, sieht in der Auswahl nur Rollen unterhalb der eigenen. Ein Mitarbeiter mit Rolle 4 kann also Kunden, Interessenten und Gäste anlegen, aber niemanden zum Mitarbeiter machen. Kontakte mit gleicher oder höherer Rolle kann er gar nicht erst öffnen oder bearbeiten.
- Die neue Rolle gilt ab der nächsten Anmeldung. Wer gerade angemeldet ist, arbeitet bis zum Abmelden mit der Rolle weiter, mit der er sich angemeldet hat.
- Jemanden aussperren: Haken „Account ist aktiv" entfernen oder die Rolle „Keine / Gäste / Inaktiv" wählen. Der Kontakt mit allen Daten bleibt erhalten.
- Adressen auf „@nomail.local" sind Platzhalter für Kontakte ohne echte E-Mail-Adresse. Sie bekommen nie eine E-Mail, auch nicht mit Haken.
- Automatisch inaktiv: Ist unter System → Einstellungen im Abschnitt „CRM / Kundenbeziehungsmanagement" eine Frist in Monaten gepflegt, setzt PetWorkers Kunden ohne Umsatz in dieser Zeit jede Nacht auf inaktiv und vermerkt das in den internen Vermerken. Die Rolle bleibt dabei unverändert.
Mitarbeiterrollen und dein Tarif
Dein Tarif enthält eine bestimmte Zahl an Accounts — so viele Menschen dürfen im Backend arbeiten. PetWorkers zählt dafür zwei Zahlen und nimmt die höhere:
- die aktiven Mitarbeiter unter Unternehmen → Mitarbeiter (Haken „Mitarbeiter aktiv" gesetzt und der zugehörige Kontakt aktiv) und
- die aktiven Kontakte mit einer Mitarbeiterrolle (Sicherheitsgruppe 1 bis 4).
Ist eine Person beides, zählt sie nur einmal. Kunden, Interessenten und Gäste zählen nie.
Liegt die Nutzung bereits über dem Kontingent, lässt PetWorkers keinen weiteren Kontakt mit Mitarbeiterrolle zu: Beim Anlegen erscheint eine Fehlermeldung, beim Hochstufen eines vorhandenen Kontakts „Hochstufung zum Mitarbeiter nicht möglich: Lizenz-Kontingent erreicht" — die übrigen Änderungen am Kontakt werden trotzdem gespeichert. Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen auf dem Dashboard dann den Hinweis „Lizenz-Übernutzung" mit dem Knopf „Tarif anzeigen". Einen größeren Tarif forderst du auf derselben Seite mit „Anfordern" an. Mehr dazu: Ihr Tarif.
Tipp: Verlässt jemand dein Team, nimm unter Unternehmen → Mitarbeiter den Haken „Mitarbeiter aktiv" heraus und setze im Kontakt die Rolle herunter (oder entferne „Account ist aktiv"). Erst dann ist der Account wieder frei.
Der Mitarbeiter-Datensatz
Rolle und Mitarbeiter-Datensatz sind zwei verschiedene Dinge:
- Die Rolle (am Kontakt) entscheidet, ob und wo sich jemand anmeldet und was er sehen darf.
- Der Mitarbeiter-Datensatz (unter Unternehmen → Mitarbeiter) macht die Person zum Mitarbeiter deines Betriebs: Sie erscheint in den Mitarbeiter-Auswahlen (etwa als Trainer eines Termins oder im Terminplaner), bekommt Berufsbezeichnung, Profilbild und Leistungssätze, und nur Mitarbeiter bekommen einen Zugang für den Sprachassistenten (MCP).
Für einen neuen Trainer brauchst du deshalb in der Regel beides: erst den Kontakt mit Rolle anlegen (siehe oben), dann den Mitarbeiter.
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Mitarbeiter und lege einen neuen Mitarbeiter an.
- Wähle bei „Kontakt" die Person aus. Angeboten werden nur Kontakte, die noch kein Mitarbeiter sind.
- Trag die „Berufsbezeichnung" ein (Pflichtfeld), zum Beispiel „Hundetrainer".
- Lass im Abschnitt „Status" den Haken „Mitarbeiter aktiv" gesetzt.
- Im Abschnitt „Sicherheitseinstellungen" gibt „Zugriff auf Gesundheitsdaten" der Person Einblick in die COVID-19-3G-Angaben der Kunden (Reiter „COVID-19: 3G-Erfassung" im Kontakt und der 3G-Status in Teilnehmerlisten). Das gilt nur, wenn die 3G-Erfassung in den Einstellungen überhaupt eingeschaltet ist; Administratoren sehen die Angaben immer.
- Speichern.
Ein deaktivierter Mitarbeiter bleibt mit allen Daten erhalten, belegt keinen Account mehr und wird in keiner Mitarbeiter-Auswahl mehr angeboten. In alten Terminen bleibt sein Name lesbar. Willst du einen solchen Termin ändern und speichern, musst du vorher einen aktiven Mitarbeiter auswählen.
BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) fein einstellen
Für Rolle 3 legst du als Administrator selbst fest, welche Finanzen-Bereiche sie bekommt. So kann eine Bürokraft zum Beispiel Rechnungen schreiben, ohne die Finanzübersicht zu sehen.
- Klicke im Menü auf System → Einstellungen.
- Klicke oben in der Linkliste auf „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle".
- Klicke in der Zeile des Bereichs rechts auf das Stiftsymbol, stelle den Wert auf „Ja" (freigegeben) oder „Nein" und speichere.
So gehören die Einstellungen zu den Menüpunkten unter Finanzen:
| Einstellung | Menüpunkt |
|---|---|
| Finanzen: Abonnements | Abonnements |
| Finanzen: Kassenbuch | Kassenbuch |
| Finanzen: Multipässe | Stempelkarten (Multipässe) |
| Finanzen: Tierzahlungen | Tierzahlungen |
| Rechnungswesen: Ausgangsbelege | Ausgangsbelege |
| Rechnungswesen: Eingangsbelege | Eingangsbelege |
| Rechnungswesen: Leistungsverwaltung | Leistungsverwaltung |
| Rechnungswesen: Rechnungen | Rechnungen |
Steht ein Bereich auf „Nein", fehlt er nicht nur im Menü — die Seite lässt sich für Rolle 3 auch über einen Link nicht öffnen. Für die Rollen 1 und 2 gelten diese Einstellungen nicht; sie sehen die Bereiche immer.
Module ein- und ausschalten
Die Fachbereiche von PetWorkers sind Module. Was du nicht anbietest, schaltest du aus — dann verschwindet die Menügruppe für alle, und das Menü bleibt übersichtlich. Die Daten bleiben erhalten; schaltest du das Modul wieder ein, ist alles wieder da. Module schalten nur Administratoren.
- Klicke im Menü auf System → Einstellungen.
- Klicke oben in der Linkliste auf „Module".
- Klicke in der Zeile des Moduls rechts auf das Stiftsymbol, stelle den Wert auf „Ja" oder „Nein" und speichere.
Was die Schalter bewirken:
- „Hundeschulmodul aktivieren" — Menügruppe Hundeschule, Leistungen für Gruppenstunden und Kurse.
- „Veranstaltungsmodul aktivieren" — Menügruppe Veranstaltungen, Leistungen für Veranstaltungen.
- „Tagesbetreuung aktivieren" — Menügruppe Tagesbetreuung, Kacheln auf dem Dashboard, Leistungen für die Tagesbetreuung.
- „Pensionsmodul aktivieren" — Menügruppe Pension, Kacheln auf dem Dashboard, Leistungen für die Pension.
- „Modul: DogWalk", „Modul: Stundenbetreuung", „Platzvermietung aktivieren" — die gleichnamige Menügruppe und Leistungsliste.
- Beratung, Ernährungsberatung, Hundesalon, Katzencoaching, Naturheilkunde, Pferdecoaching, Physiotherapie — diese Geschäftszweige arbeiten mit Einzelterminen. Ist einer davon an, erscheint unter Leistungen die Liste „Einzeltermine".
Terminverwaltung, Basisdaten, Aktivitäten, Kommunikation, Marketing, Finanzen und System sind keine Module — sie sind immer da. Auch der Einrichtungsassistent schaltet im Schritt „Geschäftszweige" die passenden Module ein.
Menüeinstellungen: ausblenden ist nicht verbieten
Jeder Mitarbeiter kann unter Profil-Menü → „Menüeinstellungen" Menüpunkte für sich aus- und einblenden (so geht es). Das ist reine Ordnung am eigenen Arbeitsplatz:
- Es gilt nur für die Person selbst, nicht für das Team.
- Es nimmt kein Recht weg: Eine ausgeblendete Seite lässt sich über einen Link, ein Lesezeichen oder die Kacheln des Dashboards weiter öffnen.
- Es gibt kein Recht dazu: In den Menüeinstellungen können auch Punkte stehen, die deine Rolle gar nicht öffnen darf. Ein Häkchen dort ändert daran nichts.
Soll jemand etwas wirklich nicht sehen, ist die Rolle der richtige Weg.
API- und MCP-Schlüssel tragen dieselbe Stufe
PetWorkers lässt sich an andere Programme anschließen — über die Schnittstelle (API) oder über einen Sprachassistenten (MCP). Auch diese Zugänge folgen den Rollen, es gibt keine eigenen Sonderrechte:
- Unter System → API-Schlüssel (nur Administratoren) bekommt jeder Schlüssel eine Berechtigungsstufe — dieselben Rollen wie oben. Ist dem Schlüssel ein Kontakt zugeordnet, gilt die strengere der beiden Stufen.
- Unter System → MCP (nur Administratoren) richtest du einen Sprachassistenten für einen Mitarbeiter ein. Das geht nur für aktive Kontakte mit Mitarbeiterrolle, und der Assistent darf genau das, was die Rolle des Mitarbeiters darf. Setzt du die Rolle später herunter, gilt die niedrigere Stufe auch für den Assistenten.
Mehr dazu: API-Schlüssel, Einbindungen und MCP und Berechtigungen und Firewall.
Welche E-Mails bekommt wer grundsätzlich?
Hier der Überblick. Was ein bestimmtes Modul verschickt, steht jeweils im Kasten „Welche E-Mails werden verschickt?" oben auf der Seite des Moduls.
Zugang und Anmeldung
- Kontoinformation — an die Person selbst (Kunde oder Mitarbeiter), mit Anmeldeadresse, Kennwort und Link. Nur, wenn du beim Speichern des Kontakts den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden" (Anlegen) oder „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden" (Bearbeiten) setzt. Ohne Haken geht nichts raus.
- Kennwort zurücksetzen — an die Person selbst, wenn sie auf der Anmeldeseite über „Kennwort zurücksetzen?" einen Link anfordert. Wird sofort verschickt.
- Anmeldecode — an die Person selbst, wenn sie sich über „Mit Code einloggen" anmelden will. Der Code gilt 10 Minuten und geht nur an aktive Kontakte mit den Rollen 1 bis 5. Wird sofort verschickt.
Registrierung über die Website
Nur, wenn die Registrierung in den Einstellungen eingeschaltet ist:
- Link „Registrierung fortsetzen" — an die angegebene Adresse, sobald jemand die Registrierung beginnt. Der Link gilt 24 Stunden. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, bekommt die Person stattdessen eine E-Mail mit dem Link zur Anmeldung und zum Zurücksetzen des Kennworts.
- Datenschutzauskunft — an den neuen Kunden, sobald die Registrierung abgeschlossen ist.
- „Neue Benutzerregistrierung" — an dich (Firmenadresse), mit den Daten des Kunden und dem Hinweis, ob du ihn noch freischalten musst.
- Das Freischalten selbst (Haken „Für Buchungen freigeschaltet") verschickt keine E-Mail.
Buchungen, Termine und Rechnungen
- Buchungsbestätigungen, Terminänderungen, Absagen und Erinnerungen — an den Kunden, je nach Modul automatisch oder nur mit Haken. Welche genau: auf den Seiten der Module (Terminverwaltung, Hundeschule, Pension …).
- Rechnungen — an den Kunden, wenn du eine Rechnung versendest oder ein Ablauf (etwa ein Abo oder die Abrechnung eines Termins) sie versendet. Siehe die Seiten im Kapitel Finanzen.
- Aufgaben — an den zuständigen Kontakt, nur wenn im Aufgabenformular „Zuständigen Kontakt per E-Mail benachrichtigen" angehakt ist. Aufgaben, die du auf dem Dashboard schnell eintippst, verschicken nichts.
Newsletter
- Newsletter — nur an Kontakte, die eingewilligt haben und sich nicht abgemeldet haben. Die Rolle allein reicht dafür nie. Siehe Newsletter.
Meldungen an dich als Betreiber
Neue Registrierungen, Anfragen von der Website (Kontakt, Tagesbetreuung, Pension), Terminbuchungen und Abo-Buchungen oder -Kündigungen meldet PetWorkers an dich. Wohin, stellst du unter System → Einstellungen mit dem Knopf „E-Mail-Einstellungen" im Abschnitt „Empfänger für Anfragen" ein. Mehrere Adressen trennst du mit Semikolon. Ist ein Feld leer, geht die Meldung an die E-Mail-Adresse deines Firmenkontakts. Neue Registrierungen gehen immer an die Firmenadresse.
Die Mailwarteschlange
Fast alle E-Mails landen zuerst in der Mailwarteschlange und werden im Hintergrund alle fünf Minuten verschickt. Kennwort-Links und Anmeldecodes gehen sofort raus, weil die Person darauf wartet. Unter System → Mailwarteschlange (ab Rolle 4) siehst du, was noch wartet und was nicht zugestellt werden konnte, und kannst es mit „Erneut senden" nachschicken. Mehr dazu: E-Mail: Versandkonten, Warteschlange und Archiv.
Den Wortlaut der Vorlagen-E-Mails änderst du als Administrator unter Layout → Vorlagen.