Sperrzeit und Betriebsferien eintragen
Betriebsferien, ein Brückentag, der Urlaub einer Trainerin: Mit einer Sperrzeit sagst du PetWorkers, an welchen Tagen nichts neu angelegt oder online gebucht werden soll. Diese Anleitung zeigt, wie du eine Sperrzeit einträgst, wo sie wirkt — und wo nicht.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen Terminverwaltung → Sperrzeiten und legen Sperrzeiten an, ändern und löschen sie.
- Nur Administratoren — sehen Stammdaten → Schulferien und Feiertage.
- Deine Kunden — sehen die Sperrzeit nicht als Eintrag. Sie merken sie nur daran, dass gesperrte Tage in der Onlinebuchung der Tagesbetreuung fehlen und im Anfragekalender der Pension als geschlossen markiert sind.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Anlegen, Ändern und Löschen einer Sperrzeit verschicken nichts — weder an Kunden noch an Mitarbeiter.
- Auch Kunden mit bestehenden Buchungen im gesperrten Zeitraum werden nicht informiert. Termine, die schon im Zeitraum liegen, bleiben unverändert stehen.
Zwei Arten von Sperrzeiten
- Für den ganzen Betrieb (Feld „Mitarbeiter" bleibt leer) — zum Beispiel Betriebsferien, Feiertage, eine Schließung wegen Umbau. Im Terminplaner steht an diesen Tagen rot „Geschlossen".
- Für einen Mitarbeiter (Feld „Mitarbeiter" ausgewählt) — zum Beispiel Urlaub oder eine Fortbildung. Im Terminplaner steht an diesen Tagen orange der Name des Mitarbeiters. Der Betrieb selbst bleibt offen.
Sperrzeit eintragen
- Klicke im Menü auf Terminverwaltung → Sperrzeiten. Du siehst die Liste aller Sperrzeiten mit Betreff, Mitarbeiter, Beginn und Ende.
- Klicke auf „Sperrzeit hinzufügen".
- Trag im Kasten „Zeitraum der Sperrung" einen Betreff ein, zum Beispiel „Betriebsferien Sommer". Der Betreff ist Pflicht.
- Mitarbeiter: Leer lassen für eine Sperrzeit des ganzen Betriebs. Für den Urlaub eines Mitarbeiters wählst du ihn hier aus.
- Beginn und Ende eintragen (Pflicht). Beide Tage gehören zur Sperrzeit dazu. Eine Sperrzeit gilt immer für ganze Tage; Uhrzeiten gibt es nicht.
- Optional: Vermerke (intern) — nur für dich und dein Team.
- Klicke auf „Speichern".
Achtung: PetWorkers prüft beim Speichern nicht, ob das Ende nach dem Beginn liegt. Liegt das Ende vor dem Beginn, sperrt die Sperrzeit keinen einzigen Tag. Kontrolliere deshalb die beiden Daten in der Liste.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Die Sperrzeit steht in der Liste. Öffne Terminverwaltung → Terminplaner und blättere zu einem gesperrten Tag: Im Kopf des Tages steht rot „Geschlossen" oder orange der Name des Mitarbeiters.
Wo eine Sperrzeit wirkt
| Bereich | Betrieb (ohne Mitarbeiter) | Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Terminserien für Gruppentermine, Kurstermine, Terminfreigaben und Standardtermine | An gesperrten Tagen entsteht kein Termin. | Kein Termin, wenn dieser Mitarbeiter als Trainer (bei Standardterminen: der gewählte Mitarbeiter) eingetragen ist. Der Co-Trainer zählt nicht. |
| Terminserien für Veranstaltungstermine | An gesperrten Tagen entsteht kein Termin. | Wirkt nicht. |
| Terminserien für Reservierungen der Tagesbetreuung | An gesperrten Tagen entsteht keine Reservierung. | Wirkt nicht. |
| Onlinebuchung der Tagesbetreuung | Gesperrte Tage werden dem Kunden nicht angeboten. | Wirkt nicht. |
| Reservierungen aus Tagesbetreuungs-Abos | Bei der monatlichen Verlängerung entsteht an gesperrten Tagen keine Reservierung. Beim Zuweisen eines Abos nur, wenn du den Haken „Sperrzeiten für Reservierungen ignorieren" entfernst. | Wirkt nicht. |
| Pensionsanfragen im Kundenportal (Kunde und Gast) | Gesperrte Tage sind im Kalender als geschlossen markiert und nicht wählbar; ein Aufenthalt über eine Schließung hinweg wird abgewiesen. | Wirkt nicht. |
| Terminplaner | Rot „Geschlossen" im Tageskopf. | Orange mit dem Namen des Mitarbeiters. |
Terminserien
In den Formularen für Gruppentermine, Kurstermine, Terminfreigaben, Standardtermine und Reservierungen der Tagesbetreuung gibt es beim Anlegen den Kasten „Terminserie". Dort steht der Haken „Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren." Lass ihn aus, dann überspringt die Serie alle gesperrten Tage. Bei Veranstaltungsterminen heißt der Haken „Betriebsschließungen ignorieren".
Oben in den Formularen für Einzeltermine, Gruppentermine, Kurstermine, Terminfreigaben und Standardtermine siehst du die Liste „Aktuelle Sperrzeiten" mit allen eingetragenen Sperrzeiten. So planst du nicht aus Versehen in einen Urlaub.
Achtung: Im Formular „Terminfreigabeserie erstellen" (unter Terminverwaltung → Terminfreigabe) ist der Haken „Sperrzeiten ignorieren" schon gesetzt. Nimm ihn heraus, wenn die Serie deine Sperrzeiten beachten soll.
Tagesbetreuungs-Abos
Weist du einem Kunden ein Tagesbetreuungs-Abo zu, ist der Haken „Sperrzeiten für Reservierungen ignorieren" bereits gesetzt. Die Reservierungen des laufenden Monats entstehen dann auch an gesperrten Tagen. Entferne den Haken, wenn in diesem Monat Betriebsferien liegen. Die monatliche Verlängerung unter Finanzen → Abonnements beachtet Sperrzeiten immer.
Pension
Im Anfragekalender der Pension sind gesperrte Tage dunkelrot und tragen den Hinweis „geschlossen". Der Kunde kann dort weder bringen noch abholen. Versucht er trotzdem einen solchen Zeitraum, lehnt das Formular ab, zum Beispiel mit „Am … ist unser Betrieb geschlossen. Bitte wählen Sie einen anderen Anreisetag." oder „In Ihrem Zeitraum liegt der … — an diesem Tag ist unser Betrieb geschlossen. Bitte wählen Sie einen anderen Zeitraum."
Wo eine Sperrzeit nicht wirkt
- Bestehende Termine und Buchungen bleiben stehen. Liegen im gesperrten Zeitraum schon Gruppentermine, Terminfreigaben oder Reservierungen, sagst du sie selbst ab oder löschst sie.
- Einzelne Termine, die du von Hand anlegst (ohne Serie), prüft PetWorkers nicht gegen Sperrzeiten. Das gilt auch für einzelne Reservierungen der Tagesbetreuung und für Pensionsbuchungen im Büro.
- Bereits angelegte Termine im Kundenportal (zum Beispiel Gruppentermine oder Terminfreigaben) bleiben online buchbar, auch wenn du danach eine Sperrzeit einträgst.
Tipp: Trag Betriebsferien ein, bevor du Terminserien anlegst oder die Abos des Monats verlängerst. Dann entstehen an diesen Tagen gar nicht erst Termine oder Reservierungen.
Sperrzeit ändern oder löschen
- Öffne Terminverwaltung → Sperrzeiten.
- Ändern: Klicke in der Zeile auf den Stift „bearbeiten", passe die Angaben an und klicke auf „Speichern".
- Löschen: Klicke in der Zeile auf „löschen". Bestätige auf der nächsten Seite mit „Sperrzeit löschen" — oder geh mit „Abbrechen & zurück zur Übersicht" zurück.
Eine gelöschte Sperrzeit ist endgültig weg. Termine, die eine Serie wegen der Sperrzeit ausgelassen hat, entstehen dadurch nicht nachträglich; die legst du bei Bedarf selbst an.
Nutzt du den Cloudkalender, überträgt PetWorkers Sperrzeiten auch dorthin; Änderungen und Löschungen werden dort nachgezogen.
Schulferien und Feiertage sind keine Sperrzeiten
Unter Stammdaten → Schulferien und Feiertage importierst du die Ferien und Feiertage deines Landes und Landesteils (Knopf „Schulferien und Feiertage importieren"). Sie erscheinen als Ferienband im Belegungsplan und als Hinweis im Anfragekalender der Pension. Sie sperren keine Buchungen. Ist dein Betrieb an einem Feiertag geschlossen, trag den Tag zusätzlich als Sperrzeit ohne Mitarbeiter ein.
Vertiefung: Werkzeuge & Hintergrundfunktionen · Der Terminplaner · Tagesbetreuung & Pension · Gruppen & Kurse