Gruppen, Kurse und Veranstaltungen mit mehreren Tarifen und Stempelkarten anlegen und verwalten

Ein Angebot kann mehrere Preise haben, zum Beispiel einen für ein Mensch-Hund-Team und einen für ein Team mit Begleitperson. In PetWorkers heißen diese Preise Tarife. Diese Anleitung zeigt dir jeden Klick in PetWorkers Classic: vom Anlegen der Leistungen über die Tarife einer Gruppe, eines Kurses und einer Veranstaltung bis zu Stempelkarten, Platzgrenzen und dem, was deine Kunden sehen. Mach einen Schritt nach dem anderen.

Du arbeitest mit PetWorkers Wave? Dann nimm die Tarif-Anleitung für Wave.

Alle Links auf einen Blick

Die Pfade hängst du an deine PetWorkers-Adresse an, zum Beispiel https://dein-betrieb.petworkers.app/groups.php.

• Leistungen für Gruppen: Leistungen → Gruppenstunden · /leistungen.gruppenstunden.php (hier legst du auch die Stempelkarten an)
• Leistungen für Kurse: Leistungen → Kurse · /leistungen.kurse.php
• Leistungen für Veranstaltungen: Leistungen → Veranstaltungen · /leistungen.veranstaltungen.php
• Gruppen: Hundeschule → Gruppen · /groups.php
• Kurse: Hundeschule → Kurse · /courses.php
• Veranstaltungen: Veranstaltungen → Einzelveranstaltungen · /singleevents.php
• Alle ausgegebenen Stempelkarten: Finanzen → Multipässe · /multipassmanagement.php
• Auslastung zeigen: System → Einstellungen, Bereich „Gruppen“, „Kurse“ bzw. „Veranstaltungen“
• Mailtexte: Layout → Vorlagen

Der Ablauf

1. Die Grundidee: Tarif = Leistung × Faktor
2. Leistungen für die Tarife anlegen
3. Eine Gruppe mit zwei Tarifen anlegen
4. Stempelkarten: anlegen, dem Kunden geben, je Tarif nutzen
5. Kurse und Veranstaltungen mit mehreren Tarifen und inklusive Stempelkarten
6. Was deine Kunden sehen
7. Verwalten: Teilnehmer, Platzgrenzen, Warteliste, Tarif ändern
8. Häufige Fehler

Teil 1: Die Grundidee

Ein Tarif besteht aus zwei Dingen:

• Einer Leistung. Sie bringt den Preis und den Namen mit. Ein eigenes Namensfeld für den Tarif gibt es nicht: Wie die Leistung heißt, so heißt der Tarif. Den Namen wählst du frei, zum Beispiel „Ein-Mensch-Hund-Team“ oder „Ein-Mensch-Hund-Team + Begleitperson“. PetWorkers rechnet damit nichts aus, der Name ist nur für dich und deine Kunden.
• Einem Faktor. Der Preis je Buchung ist Preis der Leistung × Faktor. Bei einer Gruppe wird ein Abo oder eine Stempelkarte um den Faktor belastet, die Rechnung bekommt den Faktor als Menge. In den meisten Fällen bleibt der Faktor 1.

Der Standardtarif: Jeder Tarif hat eine „Reihenfolge (1 = Standardtarif)“. Der Tarif ganz oben in der Liste ist der Standardtarif. Er gilt, wenn bei einer Buchung kein Tarif gewählt wird, zum Beispiel bei Dauerbuchern mit „Immer der Standardtarif der Gruppe“. Lässt du das Feld leer, kommt der Tarif ans Ende.

Unser Beispiel in dieser Anleitung:

Teil 2: Leistungen für die Tarife anlegen

Für jeden Tarif brauchst du eine eigene Leistung, und zwar in der richtigen Leistungsgruppe:

Eine Stempelkarte ist nie ein Tarif. Und jede Leistung kann in einem Angebot nur einmal Tarif sein.

Schritt 1: Die Leistungsseite öffnen

Was du hier siehst: alle Leistungen für Gruppenstunden. Was du tust: Klicke links auf Leistungen → Gruppenstunden und dann oben auf „Leistung Gruppenstunde“.

Schritt 2: Die erste Leistung ausfüllen

Was du eingibst:

• „Name“: Ein-Mensch-Hund-Team
• „Artikelbeschreibung“: ein kurzer Satz, zum Beispiel „Teilnahme an einer Gruppenstunde: ein Mensch mit einem Hund.“
• „Endkundenpreis (inkl. MwSt.)“: 20
• „Steuersatz“: dein Steuersatz, zum Beispiel 19.00
• „Einheit“: „Pauschale“

Dann „Leistung anlegen“.

Schritt 3: Die zweite Leistung anlegen

Mach Schritt 1 und 2 noch einmal mit Ein-Mensch-Hund-Team + Begleitperson und 25 als Preis. Du kannst das auch später direkt aus der Gruppe heraus erledigen (Schritt 9).

Teil 3: Eine Gruppe mit zwei Tarifen anlegen

Schritt 4: Eine neue Gruppe öffnen

Klicke links auf Hundeschule → Gruppen und dann auf „Gruppe hinzufügen“. Eine bestehende Gruppe öffnest du mit dem Stift.

Schritt 5: Basisdaten ausfüllen

• „Name“: zum Beispiel Social Walk
• „Thema“ und „Trainingskategorie“ wählen
• „Teilnahmeart“: „Offene Gruppe“ (jeder Termin einzeln buchbar)
• „Maximale Anzahl Teilnehmer“: zum Beispiel 8. Das ist die Gesamtzahl der Plätze je Termin, egal welcher Tarif.
• Unter „Zahlungsmethoden“ den Haken bei „Multipass“ setzen, wenn Kunden mit Stempelkarte zahlen dürfen.

Schritt 6: Erst einmal speichern

Ganz wichtig: Tarife kannst du erst hinterlegen, wenn die Gruppe gespeichert ist. Vorher steht im Abschnitt „Tarife (Leistung + Faktor)“: „Bitte speichern Sie die Gruppe, um Tarife zu hinterlegen.“

Schritt 7: Den ersten Tarif hinzufügen

Solange kein Tarif da ist, steht dort „Noch kein Tarif hinterlegt. Ohne Tarif ist die Gruppe weder online noch im Backend buchbar.“ Klicke auf „Tarif hinzufügen“.

• „Leistung“: „Ein-Mensch-Hund-Team (20,00 €)“
• „Faktor (Einheiten je Termin und Tier)“: 1
• „Reihenfolge (1 = Standardtarif)“: 1
• „Max. Plätze (optional)“: leer lassen

Den Kasten „Weitere Stempelkarten“ lässt du beim ersten Tarif leer. Dann „Speichern“. Oben erscheint „Tarif hinzugefügt.“

Schritt 8: Den zweiten Tarif mit Platzgrenze hinzufügen

Klicke wieder auf „Tarif hinzufügen“.

• „Leistung“: „Ein-Mensch-Hund-Team + Begleitperson (25,00 €)“
• „Faktor“: 1 · „Reihenfolge“: 2
• „Max. Plätze (optional)“: 2

Plätze je Tarif und Gesamtzahl: Mit „Max. Plätze“ 2 dürfen an jedem Termin höchstens 2 Tiere in diesem Tarif sein. Die „Maximale Anzahl Teilnehmer“ der Gruppe gilt zusätzlich: Sind die 8 Plätze voll, ist der Termin voll, auch wenn im Tarif noch Platz wäre. Bei Gruppen zählt die Grenze je Termin, bei Kursen und Veranstaltungen für das ganze Angebot.

Speichern.

Schritt 9: Keine passende Leistung mehr frei? „Leistung anlegen“

Sind alle passenden Leistungen schon als Tarif vergeben, steht statt „Tarif hinzufügen“ der Hinweis „Es gibt keine weitere Leistung für Tarife dieser Gruppe (Gruppenleistung, keine Stempelkarte, Einheit 1, noch nicht vergeben).“ und daneben „Leistung anlegen“. Der Link öffnet das Leistungsformular gleich in der richtigen Leistungsgruppe.

Nach dem Speichern bringt dich PetWorkers zurück in die Gruppe. Jetzt steht dort wieder „Tarif hinzufügen“, und die neue Leistung ist wählbar.

Schritt 10: Die fertige Tarifliste prüfen

Die Liste zeigt je Tarif „Leistung“, „Faktor“, „Preis je Termin“ und „Max. Plätze je Termin“. Mit dem Stift bearbeitest du einen Tarif, mit dem roten Kreuz entfernst du ihn (siehe Teil 7).

Fehlen noch Termine, legst du sie wie gewohnt an (Abschnitt „Anstehende Gruppentermine“ → „Termin hinzufügen“).

Teil 4: Stempelkarten

Eine Stempelkarte gehört immer zu einer Einzelleistung. Sie passt automatisch zu dem Tarif, dessen Leistung dieselbe ist. Mit „Weitere Stempelkarten“ erlaubst du zusätzlich andere Karten für einen Tarif.

Schritt 11: Die Stempelkarte als Leistung anlegen

Öffne Leistungen → Gruppenstunden und klicke oben auf „Stempelkarte“.

• „Name“: 10er-Karte Ein-Mensch-Hund-Team
• „Einzelleistung, die über die Karte abgerechnet wird“: „Ein-Mensch-Hund-Team“
• „Anzahl der Einheiten“: 10
• „Endkundenpreis (inkl. MwSt.)“: zum Beispiel 180, dazu den „Steuersatz“

Achtung: Einzelleistung und Anzahl der Einheiten lassen sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.

Unter „Gültigkeit und Online-Kauf“ trägst du die Laufzeit ein, zum Beispiel 365 Tage. Diese Laufzeit gilt auch für Karten, die du im Büro ohne Datum ausgibst. Mit dem Haken „Für Direktbuchung im Kundenbereich freischalten“ können Kunden die Karte selbst kaufen. Dann „Stempelkarte anlegen“.

Schritt 12: Einem Kunden eine Stempelkarte geben

1. Öffne den Kontakt (Basisdaten → Kontakte, Klick auf den Namen).
2. Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)“ → „Multipass hinzufügen“.
3. Bei „Leistung“ die Karte wählen. „Gültig bis (leer = Gültigkeit der Leistung)“ leer lassen. „Speichern“.

Die Karte steht jetzt in der Liste mit „Einheiten“, „Gebucht“ und „Gültig bis“. Kunden können die Karte auch selbst im Kundenbereich kaufen, wenn du sie freigeschaltet hast.

Schritt 13: Weitere Stempelkarten je Gruppentarif

Die Karte „10er-Karte Ein-Mensch-Hund-Team“ passt von selbst nur zum Tarif „Ein-Mensch-Hund-Team“. Soll dieselbe Karte auch für den Tarif mit Begleitperson gelten, trägst du sie im Tarif mit Begleitperson als weitere Stempelkarte ein. Das hast du in Schritt 8 schon gesehen:

1. Im Tarif-Formular unter „Weitere Stempelkarten“ auf „Stempelkarte hinzufügen“ klicken.
2. „Stempelkarte für Leistung“: „Ein-Mensch-Hund-Team“. Gemeint ist die Leistung, zu der die Karte gehört, nicht die Karte selbst.
3. „Einheiten je Termin und Tier“: 1,25. So viele Einheiten zieht ein Termin mit Begleitperson von dieser Karte ab. Mit 10 Einheiten reicht die Karte dann für 8 solche Termine.
4. Speichern.

In welcher Reihenfolge wird bezahlt? Erst ein passendes Abo, dann die Karte der Tarif-Leistung (mit dem Faktor), dann die weiteren Karten von oben nach unten, zuletzt die Rechnung, je nach den Zahlungsmethoden der Gruppe. Die Karte der Tarif-Leistung selbst trägst du nicht ein, sie wird immer zuerst belastet.

Schritt 14: Bezahlung per Karte und Kartenstand prüfen

Bucht der Kunde online, zeigt die Buchungsseite unter jedem Tarif seine Karte: „Stempelkarte „10er-Karte Ein-Mensch-Hund-Team“: 10 Einheiten frei, je Termin und Tier werden 1,25 abgebucht — das reicht für 8 Buchungen.“ (Bild in Teil 6). Nach der Buchung steht in der Bestätigung „(Stempelkarte)“.

Den Kartenstand siehst du im Büro beim Kontakt im Reiter „Digitale Stempelkarten (Multipässe)“ (Spalten „Einheiten“ und „Gebucht“) oder für alle Kunden unter Finanzen → Multipässe. Der Kunde sieht ihn im Kundenbereich unter „Stempelkarten (Multipässe)“.

Teil 5: Kurse und Veranstaltungen mit mehreren Tarifen

Bei Kursen und Veranstaltungen funktionieren Tarife genauso wie bei Gruppen: Angebot anlegen, einmal speichern, dann im Abschnitt „Tarife (Leistung + Faktor)“ auf „Tarif hinzufügen“. Typisch sind zwei Tarife mit Platzgrenzen:

Die Leistungen dafür liegen unter Leistungen → Kurse bzw. Leistungen → Veranstaltungen.

Schritt 15: Den Kurs-Tarif ausfüllen

• „Leistung“, „Faktor (Menge je Buchung)“ (meist 1), „Reihenfolge (1 = Standardtarif)“ und „Max. Plätze (optional)“ wie bei der Gruppe.
• „Max. Plätze“ zählt beim Kurs und bei der Veranstaltung für das ganze Angebot, nicht je Termin.
• „Zahlung per Gruppen-Stempelkarte (Multipass)“: Soll ein Kurstarif mit einer Gruppen-Stempelkarte bezahlt werden können, setzt du „Aktiv“, trägst bei „Einheiten (Verbrauch)“ ein, wie viele Einheiten eine Buchung kostet, und wählst bei „Leistung (Stempelkarte)“ die Leistung der Karte. Ohne passende Karte geht die Buchung auf Rechnung.

Schritt 16: Die Tarifliste des Kurses

Schritt 17: Inklusive Stempelkarten

Mit „Inklusive Stempelkarten“ bekommt jeder Kunde, der fest bucht, automatisch eine Stempelkarte zu 0,00 € dazu. Beispiel: Zum Welpenkurs gehört eine 5er-Karte für die Gruppe danach. Das gibt es bei Kursen und Veranstaltungen. Die Einstellung gilt für das ganze Angebot, nicht je Tarif.

1. Angebot öffnen (einmal gespeichert), Abschnitt „Inklusive Stempelkarten“ → „Stempelkarte hinzufügen“.
2. „Stempelkarte“: die Karte wählen.
3. „Anzahl je Buchung“: meist 1.
4. „Laufzeit zählt ab“: „Kursbeginn“ (bei Veranstaltungen „Beginn der Veranstaltung“) oder „Buchung“. Die Laufzeit selbst kommt aus der Stempelkarten-Leistung. Benutzen kann der Kunde die Karte sofort.
5. Speichern.

Was dann automatisch passiert:

• Feste Buchung: Der Kunde bekommt die Karte zu 0,00 €, je Tier eine eigene.
• Warteliste: Wer auf der Warteliste steht, bekommt die Karte erst beim Nachrücken.
• Storno: Eine unbenutzte Karte wird wieder entfernt. Eine schon benutzte (oder abgerechnete) Karte bleibt beim Kunden und erscheint auf der Statusseite im Kasten „Inklusive Stempelkarten nach Storno“. Dort prüfst du sie und klickst auf „Erledigt“. Der Kunde bekommt dazu keine Mail.
• Eintrag entfernen: Schon ausgegebene Karten bleiben beim Kunden.
• Mit derselben Karte, mit der ein Tarif bezahlt wird (Kartenzahlung je Tarif), geht es nicht. PetWorkers lehnt das beim Speichern ab.

Teil 6: Was deine Kunden sehen

Die Buchungsseite einer Gruppe

Unter jedem Termin steht „Plätze je Tarif: …“. Die genaue Zahl („noch 2 Plätze“) erscheint nur, wenn die „Auslastungsanzeige“ eingeschaltet ist. Ohne sie sehen Kunden nur „ausgebucht“, wenn ein Tarif voll ist.

Der Kunde wählt Termine, im Kasten „Tarif“ seinen Tarif und seine Hunde. Dann setzt er den Haken bei den Bedingungen und klickt auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen“.

Die Buchungsseite eines Kurses

Sind alle Tarife voll, ist das Angebot ausgebucht. In Listen steht der Preis „ab“ dem günstigsten Tarif.

Die Bestätigungsmail

Die Anmeldebestätigung nennt den gebuchten Tarif in einer eigenen Zeile „Tarif“. In der Mail sieht das so aus:

Der Platzhalter {tarif} steht in den Vorlagen „Gruppen: Anmeldung zu einem Termin“, „Kurse: Anmeldung zu einem Kurs“ und „Veranstaltungen: Anmeldung“ (Layout → Vorlagen). Hast du eine dieser Vorlagen selbst angepasst, fügt PetWorkers die Zeile nicht ein. Dann ergänzt du {tarif} selbst. Eine Vorschau mit Beispieldaten gibt es nicht; schau dir die Vorlage an oder buche einmal für dich selbst.

Der Kundenbereich

Unter „Alle Termine“ steht bei Gruppen, Kursen und Veranstaltungen „Tarif: …“, auch in der Kalenderdatei (.ics).

Teil 7: Verwalten

Teilnehmerliste nach Tarif

Klickst du in Hundeschule → Gruppen auf einen Termin (zum Beispiel „22.10.2026 18:00 Uhr / 4 / 8 Anmeldungen“), steht oben „Plätze je Tarif (belegt / max.)“. Ohne Platzgrenzen heißt die Zeile „Teilnehmer je Tarif“. Beim Kurs und bei der Veranstaltung findest du dieselbe Zeile in der Teilnehmerliste.

Im Büro über die Grenze buchen

Im Büro („Buchung(en) hinzufügen“ in der Gruppe) wählst du den Tarif selbst. Ist er voll, bucht PetWorkers trotzdem und zeigt einen Hinweis:

Online geht das nicht: Kunden können einen vollen Tarif nicht wählen.

Warteliste und Tarife

• Es gibt keine eigene Warteliste je Tarif. Ist nur ein Tarif voll, das Angebot aber nicht, ist dieser Tarif online einfach nicht buchbar.
• Ist das ganze Angebot bzw. der Termin voll, gilt die normale Warteliste, für alle Tarife.
• Beim automatischen Nachrücken rückt nur nach, wessen Tarif noch Platz hat. Sonst kommt der Nächste mit passendem Tarif dran. Du bekommst dann die Meldung „Tarif voll: … bleibt auf der Warteliste (Tarif „…“ 2 / 2).“
• Übernimmst du jemanden von Hand von der Warteliste, darfst du über die Grenze buchen.

Einen Tarif ändern

• Max. Plätze, Faktor, Reihenfolge: jederzeit änderbar. Es gilt ab sofort für neue Buchungen.
• Bestehende Buchungen werden nicht umgerechnet. Ihre Rechnungsposition behält Preis und Menge.
• Die Leistung eines Tarifs tauschen: Lass das bei Tarifen mit Buchungen. Der Tarifname kommt immer aus der aktuellen Leistung, alte Buchungen würden dann einen anderen Namen zeigen. Leg stattdessen einen neuen Tarif an und setze ihn über die „Reihenfolge“ nach oben, wenn er der Standardtarif werden soll.
• Die Leistung der Kartenzahlung eines Kurstarifs lässt sich nicht mehr ändern, sobald jemand über diesen Tarif per Stempelkarte gebucht hat.

Einen Tarif entfernen

Mit dem roten Kreuz und der Rückfrage „Tarif „…“ entfernen?“ löschst du einen Tarif. Hängen noch Buchungen daran, geht das nicht: „Der Tarif kann nicht gelöscht werden: wird noch verwendet in: Gruppenbuchungen (4). Stattdessen einen weiteren Tarif anlegen; der erste Tarif in der Liste ist der Standardtarif.“ Bei Kursen steht dort „Kursbuchungen“, bei Veranstaltungen „Veranstaltungsbuchungen“, bei Dauerbuchern „Dauerbuchungen“.

Ohne Tarif ist ein Angebot weder online noch im Büro buchbar. Lass also immer mindestens einen Tarif stehen.

Häufige Fehler

• „Tarif hinzufügen“ fehlt: Das Angebot ist noch nicht gespeichert (Schritt 6).
• Die Leistung steht nicht in der Auswahl: Sie liegt in der falschen Leistungsgruppe (Teil 2), ist eine Stempelkarte, ist archiviert oder ist in diesem Angebot schon ein Tarif.
• Keine Leistung mehr frei: Über „Leistung anlegen“ eine neue anlegen (Schritt 9).
• Kunden können einen Tarif nicht wählen: Er ist an dem gewählten Termin bzw. im Kurs voll („ausgebucht“). Im Büro kannst du trotzdem buchen.
• „noch n Plätze“ fehlt auf der Buchungsseite: Die „Auslastungsanzeige“ (bzw. „Auslastung anzeigen“ bei Veranstaltungen) ist aus.
• Die Stempelkarte wird nicht belastet: In der Gruppe fehlt die Zahlungsmethode „Multipass“, die Karte gehört zu einer anderen Leistung (dann als weitere Stempelkarte eintragen, Schritt 13), sie ist abgelaufen oder hat zu wenig Einheiten (beim Tarif mit 1,25 Einheiten reichen 1,00 nicht).
• Der Tarif fehlt in der Bestätigungsmail: Die Vorlage wurde früher selbst angepasst. Ergänze die Zeile mit {tarif}.
• Die inklusive Karte kam nicht: Der Kunde steht noch auf der Warteliste. Er bekommt sie beim Nachrücken.
• Ein Tarif lässt sich nicht löschen: Es hängen Buchungen daran. Leg einen neuen Tarif an.

Diese Anleitung direkt aus PetWorkers öffnen

In den Formularen „Tarif hinzufügen“ und „Inklusive Stempelkarte hinzufügen“ öffnet der Knopf „Hilfe“ oben rechts diese Anleitung.

Siehe auch: Gruppen & Kurse, Stempelkarten (Multipässe), Wartelisten, Veranstaltungen.