Finanzbuchungen: alle Zahlungen suchen, exportieren, stornieren
Die Finanzbuchungen sind das Journal aller Zahlungen: jeder Zahlungseingang auf eine Rechnung, jede Auszahlung auf eine Gutschrift, jede erfasste Ausgabe und jede Stornobuchung. Hier suchst du eine bestimmte Zahlung, exportierst Buchungen und Belege — und stornierst eine falsch gebuchte Zahlung.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen alle Buchungen, exportieren und stornieren.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — sieht die Seite nicht.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Seite nicht.
- Deine Kunden — sehen die Seite nicht.
Mehr dazu auf der Seite Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Diese Seite verschickt keine E-Mails — auch das Stornieren einer Zahlung benachrichtigt niemanden.
Buchungen suchen
- Klicke im Menü auf Finanzen → Finanzbuchungen.
- Trage im Kasten Filter den Zeitraum ein: Buchungsdatum von und Buchungsdatum bis. Vorbelegt ist nur der heutige Tag.
- Grenze bei Bedarf ein: Rechnungsnummer (auch ein Teil genügt), Kontakt und Art (Einnahme, Ausgabe oder Korrektur).
- Klicke auf Auswahl anzeigen.
Die Liste zeigt „#", „Buchungsdatum", „Gebucht" (wann und von wem erfasst), „Buchungstyp" mit dem Buchungstext, „Zahlart", „Beleg" (Rechnungsnummer oder hochgeladene Datei, jeweils anklickbar), „Kunde", „Netto", „USt.", „Brutto" und „Storniert" (Datum, falls die Buchung storniert wurde).
Exportieren
Im Kasten Export gibt es zwei Knöpfe, die immer den eingestellten Filter verwenden:
- Belege exportieren (ZIP) — alle Belege der angezeigten Buchungen in einer ZIP-Datei.
- Buchungen exportieren (CSV) — die Buchungen als Tabelle, zum Beispiel für Excel.
Für die Übergabe an das Steuerbüro im DATEV-Format nimmst du stattdessen den DATEV-Export. Die Schaltfläche Zur klassischen Ansicht wechseln zeigt dieselben Buchungen in der älteren Tabellenansicht.
Eine Zahlung stornieren
- Suche die Buchung wie oben beschrieben.
- Klicke am Zeilenende auf die drei Striche und wähle Stornieren.
- Bestätige die Frage „Buchung #… stornieren?" mit Stornieren.
Was dabei passiert:
- Die Buchung wird nicht gelöscht. Es entsteht eine neue Buchung vom Typ Korrektur mit umgekehrtem Betrag und dem Text „Stornobuchung für Buchung Nummer … vom … mit Buchungstext …".
- Die ursprüngliche Buchung bekommt in der Spalte „Storniert" das Datum.
- Gehörte die Zahlung zu einer Rechnung, wird deren Status neu berechnet: Aus „Bezahlt" wird wieder „Teilweise bezahlt" oder „Offen".
Das Menü „Stornieren" fehlt, wenn die Buchung schon storniert ist, wenn sie selbst eine Stornobuchung ist oder wenn sie aus dem Kassenbuch stammt. Kassenbuch-Zahlungen korrigierst du im Kassenbuch durch eine Gegenbuchung (siehe Kassenbuch).
Achtung: Wenn du eine ganze Rechnung stornierst, storniert PetWorkers alle Zahlungen darauf automatisch mit. Storniere die Zahlungen in diesem Fall nicht vorher von Hand.
Stolpersteine
- „Keine Finanzbuchungen vorhanden." — Der Zeitraum steht noch auf heute. Stelle „Buchungsdatum von" weiter zurück.
- Die Spalte „Kunde" ist leer. — Das ist eine Ausgabe aus den Eingangsbelegen; die gehört zu keinem Kunden.