Kommunikation und Newsletter: Nachricht, Mitteilungen, An- und Abmeldung

PetWorkers bietet drei Wege, deine Kunden selbst anzuschreiben: die Nachricht an einen einzelnen Kontakt, die Mitteilung an alle Teilnehmer einer Gruppe, eines Kurses oder einer Kontaktgruppe und den Newsletter mit eigenem Layout. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du jeden Weg nutzt, wer die Mails bekommt und wie sich Kunden vom Newsletter an- und abmelden.

1. Schritt für Schritt: eine Nachricht an einen Kontakt

1. Öffne Kommunikation → Nachricht.
2. Wähle den „Empfänger". Weitere Adressen trägst du bei „CC-Empfänger" ein, getrennt durch Semikolon.
3. Trag den „Betreff:" ein und schreib die „Nachricht:". Das Feld ist mit deiner persönlichen Signatur aus den Profileinstellungen vorbelegt.
4. Hänge bei Bedarf bis zu drei Dateien an („Dateianhänge (max. 3):").
5. Klicke auf „Jetzt versenden". Oben erscheint „Nachricht versendet."

Die Nachricht nutzt die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)" und geht über das Versandkonto für „Information & Buchungen". Ist „Kundenmails sofort versenden" an, geht sie sofort raus, sonst mit dem nächsten Lauf der Warteschlange.

2. Schritt für Schritt: eine Mitteilung an viele

Mit Mitteilungen erreichst du alle Teilnehmer auf einmal — etwa wenn eine Gruppenstunde ausfällt oder sich der Treffpunkt ändert.

1. Öffne Kommunikation → Mitteilungen.
2. Wähle im Kasten „Empfängerauswahl" die Empfänger:
   • Gruppe — „Alle Anmeldungen" der Gruppe.
   • Gruppentermin — „Aktive Anmeldungen und Warteliste", „Nur aktive Anmeldungen" oder „Nur Warteliste".
   • Kurs — dieselben drei Möglichkeiten.
   • Kontaktgruppe — „Kontakte und externe Adressen", „Nur Kontakte" oder „Nur externe Adressen".
3. Bei Gruppe, Gruppentermin und Kurs setzt du bei Bedarf „Trainer benachrichtigen".
4. Trag CC-Empfänger, Betreff und Nachricht ein und hänge bis zu drei Dateien an.
5. Klicke auf „Jetzt versenden". Oben erscheint „Benachrichtigung versendet."

• Eine Auswahl erscheint nur, wenn es passende Daten gibt. Archivierte Gruppen und Kurse stehen nicht zur Wahl.
• Hast du nichts ausgewählt, meldet PetWorkers „Fehler beim Versand. Es wurden keine Empfänger ausgewählt. Versand abgebrochen."
• Mitteilungen gehen nur an Kontakte, bei denen „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist. Test- oder Vorlagenauswahl gibt es hier nicht — lies deinen Text vor dem Versand gründlich.
• Veranstaltungsteilnehmer erreichst du über die Haken im Veranstaltungsformular, siehe Veranstaltungen.

3. Schritt für Schritt: einen Newsletter erstellen

1. Öffne Marketing → Newsletter und klicke auf „Newsletter erstellen".
2. Gib unter „Newsletter" einen „Name" ein, bei Bedarf „Beschreibung" und „Notizen / Anmerkungen". Die Beschreibung erscheint in der Übersicht.
3. Wähle unter „Einstellungen & Basis" das „Layout":
   • „Standard: Verwendet Vorlage für Benachrichtigungen" — dein gewohnter Mailrahmen.
   • „Minimal: Keine Kopfzeile, minimale Firmeninformation".
   • „Leer: Es wird kein zusätzlicher Code hinzugefügt. …" — Kopf- und Fußbereich baust du selbst in HTML.
4. Trag „Betreff (kann beim Versand angepasst werden)", „Titel" und bei Bedarf ein „Titelbild" ein. „Basisbreite in px" steht am besten auf 600.
5. Lege unter „Abschnitte" die Inhalte an: je Abschnitt „Titel", „Textinhalt", ein Bild über und eines unter dem Text (empfohlene Breite höchstens 600 px) und die „Anzeigereihenfolge".
6. Speichere. Du bleibst im Editor, und die „Vorschau" zeigt den aktuellen Stand.

4. Schritt für Schritt: einen Newsletter versenden

1. Klicke im Editor unter der Vorschau auf „Zum Versand wechseln" — die Versandseite öffnet sich in einem neuen Tab. Alternativ nimmst du in der Übersicht das Symbol „Newsletter versenden".
2. Wähle unter „An diese Kontaktgruppen versenden" eine oder mehrere Kontaktgruppen. Hinter jeder Gruppe steht, wie viele Kontakte sie hat, bei wie vielen der Newsletter aktiv ist und wie viele zusätzliche Adressen sie hat.
3. Oder wähle unter „An diese dynamische Listen versenden": „Alle Kontakte", „Alle Kunden", „Alle Lieferanten", „Kunden mit Welpen" (7. bis 18. Woche), „Kunden mit Junghunden" (18. Woche bis 9. Monat), „Kunden mit Teens" (10. bis 18. Monat), „Kunden mit adulten Hunden" (über 18 Monate bis 8 Jahre) oder „Kunden mit Senioren" (über 8 Jahre).
4. Setze „Testmodus aktivieren", prüfe den Betreff und klicke auf „Jetzt versenden". Du siehst die Empfängerliste, verschickt wird nichts.
5. Stimmt alles, kehre mit „Zurück zur Versandmaske" zurück, nimm den Testmodus heraus und klicke erneut auf „Jetzt versenden".

• Die angezeigten Zahlen dienen der Orientierung. Wer in mehreren gewählten Listen steht, bekommt den Newsletter nur einmal.
• Die Ergebnisliste zeigt je Adresse den Status: „OK", „kein Versand / Testmodus" oder „übersprungen — hat diese Fassung bereits erhalten".
• Der Versand läuft über die Warteschlange und das Versandkonto für „Newsletter". Große Listen brauchen deshalb etwas Zeit.
• Klickst du ein zweites Mal, während die Aussendung noch läuft, verschickt PetWorkers nichts und sagt dir das.

Einen Newsletter ein zweites Mal senden

Wurde der Newsletter schon verschickt, steht auf der Versandseite „Dieser Newsletter wurde bereits versendet: … an … Empfänger." Darunter liest du, ob der Inhalt seither geändert wurde.

• Mit „Empfänger überspringen, die genau diese Fassung bereits erhalten haben" geht der Newsletter nur an die, die ihn noch nicht haben — etwa an neue Mitglieder einer Kontaktgruppe. Ist der Inhalt unverändert, ist der Haken schon gesetzt.
• Hast du den Inhalt geändert, gilt er als neue Fassung und geht mit dem Haken wieder an alle.

5. Wer bekommt den Newsletter?

• Kontakte, bei denen „Newsletter ist aktiv" angehakt ist, deren „Account ist aktiv" ist und die nicht gelöscht sind.
• Dazu die zusätzlichen Adressen der gewählten Kontaktgruppen („Zusätzliche Newsletterempfänger für diese Gruppe …", eine Adresse pro Zeile).
• Setze „Newsletter ist aktiv" am Kontakt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden. Bei der Registrierung entscheidet der Kunde selbst.

6. An- und Abmeldung durch den Kunden

Anmelden: Im Kundenbereich unter „Persönliche Daten" klickt der Kunde auf „Newsletter anmelden". Der Knopf erscheint nur, wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „Newsletter aktivieren" an ist. Der Kunde bekommt sofort „Newsletteranmeldung", du eine Meldung an die Firmenadresse.

Abmelden: Dafür gibt es drei Wege.

1. Link im Newsletter („Um sich von unseren Newslettern abzumelden, klicken Sie bitte hier."). Die Seite fragt „Möchten Sie die Adresse … vom Newsletter abmelden?". Abgemeldet ist der Kunde erst nach dem Klick auf „Vom Newsletter abmelden".
2. „Abbestellen"-Knopf im Mailprogramm (Outlook, Gmail, Apple Mail). Er meldet direkt ab, ohne dass der Kunde die Mail öffnen muss.
3. „Newsletter abmelden" im Kundenbereich unter „Persönliche Daten".

Danach liest der Kunde „Sie wurden erfolgreich vom Newsletter abgemeldet." Er bekommt „Newsletterabmeldung", du eine Meldung an die Firmenadresse. Steht die Adresse nur als zusätzliche Adresse in einer Kontaktgruppe, entfernt PetWorkers sie dort.

7. Die Abonnentenliste

Unter Finanzen → Berichte liefert „Abonenntenliste" (so heißt der Eintrag in der Oberfläche) alle Adressen mit „Newsletter ist aktiv" in einem Textfeld zum Kopieren. Kopiere sie immer ins BCC, nie ins An-Feld. Die Liste enthält auch inaktive Konten — für den eigentlichen Versand ist Marketing → Newsletter der sicherere Weg, weil er nur aktive Konten anschreibt und den Abmeldelink mitschickt.

8. Nachvollziehen, was rausging

Alle Nachrichten, Mitteilungen und Newsletter stehen danach im Nachrichtenarchiv (System → Werkzeuge → „Mailarchiv anzeigen") und beim einzelnen Kunden unter „E-Mail-Nachrichten" in der Kartei. Was noch wartet, zeigt die Mailwarteschlange. Beides beschreibt die Seite Werkzeuge & Hintergrundfunktionen.