Doppelte Kontakte zusammenführen (Duplikatfinder)

Einleitung
In diesem Video räumst du doppelte Kontakte auf. Das passiert schnell: Ein Kunde ruft an, und jemand legt ihn neu an, obwohl es ihn schon gibt. Als Beispiel steht Lena Vorlage zweimal in PetWorkers, einmal mit einem Tippfehler in der E-Mail-Adresse. Wir finden die Dublette und führen beide Kontakte zusammen.

Wo du es findest
Den Duplikatfinder findest du links im Menü unter „System“. Dort klickst du auf „Duplikatfinder“. Die Seite sucht beim Öffnen von selbst, du musst nichts eingeben.

Den Duplikatfinder lesen
Im oberen Kasten „Doppelte E-Mail-Adressen“ stehen Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse. Die solltest du immer bereinigen, sonst gibt es Ärger bei der Anmeldung im Kundenbereich. Darunter sucht PetWorkers nach Kontakten mit gleichem Vornamen, Nachnamen, gleicher Postleitzahl und gleichem Ort. Hier taucht unsere Lena zweimal auf. Jede Zeile zeigt Nummer, Name, Anschrift und E-Mail. So siehst du den Tippfehler: „vorlgae“ statt „vorlage“. Rechts steht, wie viele abgeschlossene Rechnungen jeder Kontakt hat. Mit dem Ordner öffnest du die Kartei, mit dem Stift das Formular. Das Symbol ganz rechts heißt „In Kontakt … zusammenführen“. Es steht nur beim jüngeren Kontakt, denn der älteste Kontakt der Gruppe bleibt erhalten. Wir klicken bei der Lena mit dem Tippfehler auf dieses Symbol.

Kontakte zusammenführen
Es öffnet sich die Seite „Kontakte zusammenführen“. Links steht der Kontakt, der bleibt. Rechts steht das Duplikat, das danach in den Papierkorb wandert. Darunter zeigt die Vorschau, was vom Duplikat zum bleibenden Kontakt wandert. Bei uns ist es eine Aktivität, nämlich ein notiertes Telefonat. Hängen am Duplikat Tiere, Buchungen oder Rechnungen, stehen sie hier ebenfalls mit ihrer Anzahl. Sie wandern alle mit. Leere Felder des bleibenden Kontakts füllt PetWorkers aus dem Duplikat auf, zum Beispiel Anschrift oder Telefon. Was schon eingetragen ist, bleibt unverändert. Soll der andere Kontakt bleiben, klickst du auf „Richtung tauschen“. Behalte den Kontakt mit der richtigen E-Mail-Adresse, denn seine Anmeldung gilt weiter. Jetzt setzt du den Haken darunter. Er nennt beide Kontaktnummern, damit du nichts verwechselst. Ohne Haken passiert nichts. Dann klickst du auf „Zusammenführen“. PetWorkers verschickt dabei keine E-Mail an den Kunden.

So siehst du, dass es geklappt hat
Danach öffnet sich die Kartei des bleibenden Kontakts. Oben steht kurz die Meldung „Kontakt … ist in Kontakt … zusammengeführt.“ Lena hat jetzt die Festnetznummer, die nur beim Duplikat eingetragen war. Darunter steht bei „Bearbeitet“ das Wort „Zusammenführung“ mit deinem Namen. Und das Telefonat, das jemand beim Duplikat notiert hatte, steht jetzt bei Lena. Im Duplikatfinder bleibt das Paar sichtbar, solange das Duplikat im Papierkorb liegt. In der Zeile steht dann „Dieser Datensatz befindet sich bereits im Papierkorb“, und das Symbol zum Zusammenführen fehlt. Das Duplikat selbst findest du unter „System“ und „Papierkorb“. Dort kannst du es endgültig löschen, dann verschwindet es auch aus dem Duplikatfinder.

Weitere Wege und Sonderfälle
Der Duplikatfinder erkennt nur exakt gleiche Angaben. Steckt der Tippfehler im Namen, gehst du über die Kartei des Duplikats: „In einen anderen Kontakt zusammenführen …“. Dann trägst du bei „Bleibt (Kontakt-Nr.)“ die Nummer des richtigen Kontakts ein und klickst auf „Vorschau“. Die Nummer steht in der Kartei neben dem Namen. Manchmal geht es nicht. Dann steht dort „Nicht möglich“ mit dem Grund, hier: Das Ziel ist ein Mitarbeiter-Konto. Mitarbeiter und deine eigene Firma werden nie zusammengeführt. Zusammenführen dürfen Administratoren, die Buchhaltung und das Backoffice. Andere Mitarbeiter sehen den Duplikatfinder, können aber nicht zusammenführen.

Zusammenfassung
Dubletten findest du unter „System“ und „Duplikatfinder“. Prüfe die Vorschau und die Richtung, setze den Haken und klicke auf „Zusammenführen“. Das Duplikat landet im Papierkorb. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du viele Kontakte auf einmal aus einer Datei übernimmst, zum Beispiel aus Excel.