„Nachricht“ an einen Kunden, „Mitteilungen“ an viele

Einleitung
Manchmal willst du deinen Kunden selbst schreiben, zum Beispiel weil sich der Treffpunkt ändert. Dafür hat PetWorkers zwei Wege: die Nachricht und die Mitteilung. Mit der Nachricht schreibst du einem einzelnen Kunden. Mit der Mitteilung erreichst du viele auf einmal, etwa alle Teilnehmer einer Gruppenstunde.

Eine Nachricht an einen Kunden
Klicke im Menü auf „Kommunikation“ und dann auf „Nachricht“. Diese Seite sehen alle Mitarbeiter. Wähle bei „Empfänger“ den Kunden aus. In unserem Beispiel schreiben wir Fenja Beispiel. Soll jemand eine Kopie bekommen, trägst du die Adresse bei „CC-Empfänger“ ein. Mehrere Adressen trennst du mit einem Semikolon. Trag den „Betreff“ ein, hier „Neuer Treffpunkt am Samstag“. Darunter schreibst du die „Nachricht“. Deine Signatur aus den Profileinstellungen steht schon drin. Ob du duzt oder siezt, entscheidest du hier beim Schreiben selbst. Bei Bedarf hängst du bis zu drei Dateien an, zum Beispiel einen Lageplan. Prüfe Empfänger, Betreff und Text. Dann klicke auf „Jetzt versenden“. Oben erscheint „Nachricht versendet.“ Die Nachricht geht im Rahmen deiner Mailvorlage hinaus, wenn möglich sofort.

Eine Mitteilung an viele
Für viele Empfänger klickst du unter „Kommunikation“ auf „Mitteilungen“. Im Kasten „Empfängerauswahl“ gibt es vier Möglichkeiten: Gruppe, Gruppentermin, Kurs und Kontaktgruppe. Du wählst genau eine davon. Unser Beispiel: Die Welpengruppe am Samstag, dem 7. November, trifft sich woanders. Wir wählen beim „Gruppentermin“ „Nur aktive Anmeldungen“ und dann den Termin. Mit „Aktive Anmeldungen und Warteliste“ erreichst du auch alle auf der Warteliste. „Nur Warteliste“ schreibt nur diese an. Setzt du „Trainer benachrichtigen“, bekommt auch der Trainer die Mitteilung. Bei „Gruppe“ gehen die Mails an alle Anmeldungen der Gruppe. Beim „Kurs“ hast du dieselben drei Möglichkeiten wie beim Termin. Bei „Kontaktgruppe“ wählst du, ob die Kontakte, die externen Adressen der Gruppe oder beide die Mail bekommen. Dann trägst du Betreff und Nachricht ein, wie bei der einzelnen Nachricht. Auch hier gehen CC-Empfänger und bis zu drei Anhänge. Zum Schluss klickst du auf „Jetzt versenden“. Unser Beispiel schicken wir hier nicht ab. Danach erscheint oben „Benachrichtigung versendet.“

Gut zu wissen
Eine Vorschau oder einen Testversand gibt es hier nicht. Lies deinen Text deshalb vor dem Klick gründlich. Mitteilungen bekommen nur Kunden, bei denen in der Kartei „Benachrichtigungen sind aktiv“ angehakt ist. Fehlt jemand, sieh dort zuerst nach. Archivierte Gruppen und Kurse stehen nicht zur Wahl. Teilnehmer einer Veranstaltung erreichst du über die Haken im Veranstaltungsformular.

Nachsehen, was hinausging
Was verschickt wurde, siehst du unter „System“, „Werkzeuge“. „Mailwarteschlange anzeigen“ zeigt alle Mails, die noch warten. PetWorkers verschickt in kleinen Schüben, damit die Empfänger-Server den Versand nicht sperren. Hier steht unsere Nachricht an Fenja ganz oben. Bleibt eine Mail lange liegen, prüfe dein Versandkonto unter „Stammdaten“, „Versandkonten“. Mit „Mailarchiv anzeigen“ öffnest du das Nachrichtenarchiv. Es beantwortet die Frage: Was hat der Kunde wann bekommen? Oben wählst du den „Empfänger“ und den Zeitraum mit „Von:“ und „Bis:“. Dann klickst du auf „Filter anwenden“. In der Liste steht unsere Nachricht mit Empfänger und Betreff. Die Spalte „Versendet“ zeigt, wann sie hinausging oder ob sie noch wartet. Dieselbe Liste für einen einzelnen Kunden findest du in seiner Kartei unter „E-Mail-Nachrichten“. Auch dort steht unsere Nachricht an Fenja.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Mit „Nachricht“ schreibst du einem Kunden, mit „Mitteilungen“ allen Teilnehmern auf einmal. Was hinausging, zeigen Warteschlange, Nachrichtenarchiv und Kartei. Im nächsten Video zeige ich dir die Mailvorlagen und wie du festlegst, ob ein Kunde mit Du oder Sie angeschrieben wird.