Kursmaterial automatisch zuschicken
Zur Welpengruppe gehört ein Handout, zum Erste-Hilfe-Seminar eine Checkliste? Hänge das Material als Digitalprodukt (eine Datei oder Inhaltsseite, die PetWorkers per E-Mail zustellt) an das Angebot. Wer einen festen Platz bucht, bekommt es automatisch per E-Mail.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen und bearbeiten alles auf dieser Seite. Details: Rollen und Rechte. Sie wählen das Kursmaterial am Angebot aus.
- Das Digitalprodukt selbst legen nur Administratoren unter Leistungen → Digitalprodukte an.
- Die Zustellungen unter Finanzen → Shop-Verkäufe sehen Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Deine Kunden — finden das Material zusätzlich im Kundenbereich unter „Meine Käufe", wenn „Tab: Meine Käufe anzeigen" an ist.
- Voraussetzung: Unter System → Einstellungen → Module ist „Hundeschulmodul aktivieren" eingeschaltet. Für Veranstaltungen: „Veranstaltungsmodul aktivieren".
Welche E-Mails werden verschickt?
- Shop: Auslieferung Digitalprodukt — an den Kunden, sobald er einen festen Platz hat und die Buchung mit Benachrichtigung läuft: bei seiner Online-Buchung, wenn du ihn mit Haken „Benachrichtigung versenden" einbuchst, oder beim Nachrücken von der Warteliste mit Benachrichtigung. Einmal je Kunde und Angebot.
- Ohne Benachrichtigung geht kein Material raus. Du kannst es unter Finanzen → Shop-Verkäufe mit „Erneut senden" nachschicken, sobald dort eine Zeile steht.
Den Wortlaut der Vorlagen änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Öffne das Angebot mit Bearbeiten und wähle unter Kursmaterial (Digitalprodukt) dein Produkt. Speichere. Ab dann bekommt jeder, der fest bucht und benachrichtigt wird, das Material per E-Mail.
So hängst du Material an
- Lege das Material unter Leistungen → Digitalprodukte als Digitalprodukt an, zum Beispiel „Handout Welpengruppe" mit einer PDF-Datei. Wie das geht, steht auf der Seite Digitalprodukte: So kommt der Inhalt zum Kunden.
- Öffne die Gruppe, den Kurs oder die Veranstaltung: In der Liste über ☰ auf Bearbeiten (der rote Stift) klicken.
- Wähle in den Basisdaten unter Kursmaterial (Digitalprodukt) das Produkt aus. Standard ist „Kein Kursmaterial".
Kursformular, Basisdaten: Im Feld „Kursmaterial (Digitalprodukt)" (rot umrandet) ist die „Welpen-Fibel" gewählt. Darunter erklärt der Hinweistext, wer das Material bekommt. - Klicke auf Speichern.
Das Feld gibt es bei Gruppen, Kursen, Einzel-, Serien- und Blockveranstaltungen. FlexKurse haben es nicht.
Was dann passiert
- Bucht jemand einen festen Platz mit Benachrichtigung, bekommt er das Produkt sofort — ohne Rechnung, ohne Bestellung.
- Jeder Kunde bekommt das Material je Angebot nur einmal, auch wenn er zehn Gruppentermine bucht.
- Wer nur auf der Warteliste steht, bekommt noch nichts. Rückt er nach, kommt das Material — aber nur mit Benachrichtigung.
- Holst du jemanden von Hand mit Von Warteliste nehmen (Gruppen, Kurse) oder Von Warteliste übernehmen (Veranstaltungen) nach, fragt PetWorkers: Mit Benachrichtigung übernehmen schickt das Material mit. Ohne Benachrichtigung übernehmen schickt nichts („Ohne Benachrichtigung wird auch kein Kursmaterial per E-Mail zugestellt.").
- Rückt bei einem Kurs jemand nach, weil du die Teilnehmerzahl erhöhst, bekommt er nur dann eine E-Mail samt Material, wenn am Kurs „Nachrücker benachrichtigen" angehakt ist.
- Buchst du Gruppen über „Gruppen danach verlängern" (bei der Abo-Verlängerung) weiter, geht kein Material raus. Im Protokoll steht dann „Kursmaterial nicht automatisch freigeschaltet: …".
- Die Zustellung siehst du unter Finanzen → Shop-Verkäufe mit der Herkunft „Kursmaterial". Dort kannst du die E-Mail über Erneut senden noch einmal schicken.
Tipp: Kursmaterial geht immer sofort raus — egal, was beim Digitalprodukt unter „Freigabe" steht. Es wird ohne Rechnung vergeben, also wartet PetWorkers auf keinen Zahlungseingang.
Wenn etwas nicht klappt
- Ein Kunde hat kein Material bekommen — die Buchung lief ohne Benachrichtigung (Haken „Benachrichtigung versenden" nicht gesetzt oder „Ohne Benachrichtigung übernehmen"). Gib ihm das Produkt von Hand unter Leistungen → Digitalprodukte mit „Zugang vergeben" (nur Administratoren). Buche künftig mit Benachrichtigung.
- Im Feld „Kursmaterial (Digitalprodukt)" ist dein Produkt nicht in der Liste — es ist kein Digitalprodukt oder wurde gelöscht. Lege es unter Leistungen → Digitalprodukte an (nur Administratoren).
- Bei einem FlexKurs fehlt das Feld — FlexKurse haben kein Kursmaterial.
- Du siehst „Shop-Verkäufe" nicht im Menü — die Seite ist für Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung). Frage einen Administrator.