Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht

Dieser Bereich bündelt alles rund ums Geld: Zahlungseingänge und -ausgänge, das Kassenbuch, Gutschriften, SEPA-Lastschriften und den automatischen Bankabgleich. Diese Seite erklärt jede Funktion mit ihren Regeln und Schutzmechanismen.

Die Finanzübersicht mit Ein- und Ausgangsbuchungen.

▶ Video-Anleitung: Zahlungen einbuchen — ab Min. 12:46 · Storno & Gutschrift — ab Min. 15:27 · Eingangsbelege einlesen — ab Min. 5:32

1. Zahlungseingänge buchen

Finanzen → Zahlungseingänge zeigt die Offene-Posten-Liste: alle offenen und teilbezahlten Rechnungen und Gutschriften, je mit Sofortbuchungsformular (Buchungsdatum, Zahlungsart, Buchungstext, Betrag — mit dem Restbetrag vorbelegt). Überfällige Rechnungen sind rot markiert.
Die anteilige Steuer wird automatisch nach dem Prozentsatz des Buchungsbetrags an der Gesamtsumme berechnet.
Der Überbuchungsschutz lehnt zu hohe Beträge ab: „Buchungsbetrag darf offenen Betrag nicht überschreiten. Buchen fehlgeschlagen."
Nach jeder Buchung wird der Rechnungsstatus automatisch neu berechnet (bezahlt/teilweise bezahlt).
Die Standard-Zahlungsart eines Kunden (Kontakt, „Konditionen & Zahlungseinstellungen") belegt das Formular vor.

2. Zahlungsausgänge und Belege

Ausgaben buchst du mit Buchungskonto und optionalem Beleg-Upload (PDF/JPG/PNG).
Elektronische Eingangsrechnungen (PDF mit ZUGFeRD oder XML) liest das System automatisch ein: Nach erfolgreicher Prüfung — „Elektronische Rechnung erfolgreich validiert." — werden Betrag, Steuer und Betreff ins Formular übernommen; bei Fehlern: „Validierung der elektronischen Rechnung fehlgeschlagen."
Der Sammel-Export „Belege exportieren (ZIP)" liefert alle Zahlungsbelege eines Zeitraums fürs Steuerbüro.

3. Zahlungen stornieren

Eine gebuchte Zahlung wird nie gelöscht, sondern per Gegenbuchung storniert — mit automatischem Buchungstext („Stornobuchung für Buchung Nummer … vom … mit Buchungstext ‚…'."). Doppelstornos verhindert das System: „Ein Stornobuchungssatz kann nicht selbst storniert werden." / „Buchung … wurde bereits storniert." Der Rechnungsstatus wird danach neu berechnet.

Nicht stornierbar sind Zahlungen aus dem Kassenbuch (seit 26.08.2026): Wurde ein Kassenbuch-Eintrag auf eine Rechnung gebucht, wird der Storno-Knopf an dieser Zahlung gar nicht erst angeboten — an seiner Stelle steht ein Sparschwein-Symbol mit dem Hinweis auf die Kassenbuchung. Auch die zugehörige Rechnung lässt sich nicht mehr stornieren. Grund: Das Kassenbuch kennt kein Storno; die Rechnung stünde sonst wieder offen, während das Bargeld in der Kasse liegt. Korrigiert wird stattdessen mit einer Entnahme im Kassenbuch plus einer Gutschrift für die Rechnung — Schritt für Schritt auf der Seite „Kassenbuch" in diesem Kapitel.

4. Das Kassenbuch

Es kann genau ein Kassenbuch gleichzeitig aktiv sein; Einnahmen und Entnahmen werden mit fortlaufendem Kassenstand geführt.
Ein negativer Kassenstand ist ausgeschlossen: „Buchung nicht möglich. Kassenbuch kann keine negativen Beträge aufweisen."
Bei Einnahmen erzeugt das System automatisch eine PDF-Quittung (A5-Querformat).
Ein Eintrag kann optional auf eine offene Rechnung oder Gutschrift gebucht werden (seit 26.08.2026). Dann entsteht am Beleg zusätzlich eine Zahlung mit der Zahlart „Bar" — bar kassierte Rechnungen sind damit in einem Schritt erledigt. Einzahlung gehört auf eine Rechnung, Entnahme auf eine Gutschrift. Solche Zahlungen sind nicht stornierbar (siehe Abschnitt 3).
Steuerlich bedingt gilt: „Kassenbücher können aus steuerlichen Gründen nach Anlage nicht mehr gelöscht und der Name nicht mehr verändert werden. … Einträge in Kassenbücher können nicht gelöscht oder verändert werden." Fehlbuchungen korrigierst du durch Gegenbuchungen.
Belege zu Entnahmen können hochgeladen werden.

5. Gutschriften

Zwei Mechanismen, je nach Fall:

Rechnungs-Storno — neutralisiert eine ganze Rechnung durch eine Korrekturrechnung (siehe Seite „Rechnungen erstellen & versenden").
Einzelpositions-Gutschrift — die Minus-Kopie einer einzelnen Position. Sie entsteht automatisch, wenn eine bereits abgerechnete Buchung storniert wird (Gruppentermin, Kurs, Einzeltermin, Tagesbetreuung — z. B. „Gutschrift für stornierte Reservierung (Tagesbetreuung) am …"), oder manuell an der Position. Gutschrift-Positionen laufen als „unberechnet" durch die Leistungsverwaltung und mindern die nächste Rechnung des Kunden; wird deren Gesamtsumme negativ, weist das System das Dokument automatisch als „Gutschrift" aus.

6. SEPA-Lastschrift

Voraussetzungen: Lastschriften brauchen ein Geschäftskonto und deine Gläubiger-Identifikationsnummer (über die Hausbank bei der Bundesbank beantragt) — Privatkonten können keine Lastschriften einziehen. Aktiviere das Portal-Mandat erst, wenn beides vorliegt. Kalkuliere das Rückgaberisiko ein: Kunden können eine Lastschrift etwa acht Wochen lang zurückgeben, und jede Rückbuchung kostet Bankgebühren — eine vereinbarte Bearbeitungsgebühr für Rücklastschriften ist übliche Praxis.
Mandat erfassen: am Kontakt (Bereiche „Bankverbindung" und „SEPA-Mandat": Mandat erteilt, Datum, Mandatsreferenz, Scan) — oder der Kunde erteilt es selbst im Kundenportal: Er trägt seine Kontodaten ein, bestätigt deinen Mandatstext, und das System setzt automatisch Mandat, Datum und die Standard-Zahlungsart „Lastschrift"; Kunde und Betreiber erhalten die Bestätigung per Mail. (Portal-Schalter „SEPA-Lastschriftmandat: aktivieren" + Texte in den Einstellungen.)
Kennzeichnung: Kunden mit Mandat tragen in Rechnungs- und Zahlungslisten das grüne [SEPA]-Kennzeichen; der Filter „Nur Datensätze mit Mandat" grenzt die Rechnungsliste ein.
Export: Der SEPA-Export erzeugt eine CSV je Rechnung mit Zahlungspflichtigem, Mandatsreferenz, IBAN, Mandatsdatum, Verwendungszweck (Betreff + Rechnungsnummer), Betrag und Ausführungsdatum (automatisch +2 Tage) — zum Import in dein Banking-Programm. Zurückgerufene Lastschriften stornierst du manuell als Zahlung.

7. Automatischer Bankabgleich (finAPI)

Die Banking-Schnittstelle gleicht offene Rechnungen automatisch mit deinen Kontobewegungen ab. Der Hinweistext der Verwaltungsseite fasst die Regeln zusammen: „Für den Eingang werden nur Zahlungen mit genauer Rechnungsnummer und exaktem Betrag berücksichtigt. Der Abgleich erfolgt täglich um 12 Uhr mit tagesaktuellen Kontenbewegungen. Überweisungen von mehreren Rechnungen werden nicht unterstützt. Rückgerufene Lastschriften müssen manuell storniert werden. Die Schnittstelle ist nur für Deutschland und Österreich verfügbar."

Einrichtung: Bankverbindung über den geführten Anbindungs-Ablauf verknüpfen (Weiterleitung zur Bank, dort autorisieren). Die Verwaltungsseite zeigt je Konto IBAN, Kontostand und letzten Abruf; abgelaufene Zugriffe melden sich mit „Zugriff abgelaufen – erneute Autorisierung nötig."
Arbeitsweise: Täglich um 12 Uhr lädt das System neue Kontobewegungen und sucht je offener Rechnung nach einer Transaktion mit exaktem Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Genau ein Treffer → die Zahlung wird automatisch gebucht (Vermerk „Automatisch zugeordnet: …"). Mehrere Treffer → keine Buchung, sondern der Hinweis „Mehr als eine Kontotransaktion für Rechnung #X gefunden."
Das Ergebnis jedes Laufs kommt per Mail an den Betreiber. Tipp: Bitte Kunden, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck anzugeben — sie ist der Zuordnungsschlüssel.

8. Auswertung und Übersicht

Die Zahlungsübersicht filtert nach Zeitraum, Art und Konto und exportiert als CSV.
Für den Steuerberater: der DATEV-Export — wahlweise Einnahmen, Ausgaben oder beides, samt Beleg-ZIP (Stammdaten dazu in den Einstellungen, Gruppe „DATEV"; jede Leistung und jede Ausgabebuchung braucht ihr Buchungskonto). Der komplette Ablauf: Seite DATEV-Export in diesem Kapitel.
Umsatz- und Kundenauswertungen findest du unter „Berichte & Auswertungen".

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