Vorlagen für E-Mails und Dokumente

Unter Layout → Vorlagen liegen die Textgerüste, aus denen die Software ihre E-Mails und Dokumente baut: Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen, Zugangsdaten und so weiter.

Die Liste

Jede Zeile ist eine Vorlage mit Bezeichnung, Systemname und Version. Der Systemname sagt der Software, wofür die Vorlage da ist — ändere ihn nicht. Über das Stiftsymbol bearbeitest du eine Vorlage, über „Vorlage hinzufügen“ legst du eine neue an.

Platzhalter

In den Vorlagen stehen Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel {{field:rechnungsnummer}}. Die Software ersetzt sie beim Versand durch die echten Werte. Ganze Abschnitte, die nur manchmal erscheinen sollen, stehen als {{section:…}} darin.

Wichtig: Lösche keinen Platzhalter, den du nicht verstehst. Fehlt er später im Text, fehlt in der fertigen Mail die Information — und niemand merkt es, bis ein Kunde nachfragt. Text drumherum darfst du frei umschreiben.

Vorsichtig sein

Eine bearbeitete Vorlage hat Vorrang vor der mitgelieferten Fassung. Das ist gewollt: dein Text bleibt bei Updates erhalten. Es heißt aber auch, dass Verbesserungen an der Werksvorlage dich nicht mehr erreichen. Ändere deshalb nur, was du wirklich ändern willst, und schau dir das Ergebnis einmal in einer echten Mail an.