Bezahlen: Abo, Stempelkarte oder Rechnung
Jede Buchung in der Hundeschule muss bezahlt werden — mit einem Abonnement, einer Stempelkarte oder als Einzelbuchung auf Rechnung. Welcher Weg genommen wird, entscheidet die Zahlweiche: Sie prüft beim Einbuchen der Reihe nach, womit der Kunde bezahlen kann. Diese Seite erklärt die Reihenfolge und was du im Blick behalten musst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen und bearbeiten alles auf dieser Seite. Details: Rollen und Rechte. Die Zahlweise wählen sie beim Einbuchen.
- Abonnements und Stempelkarten des Kunden verwalten Administratoren und beide BackOffice-Rollen unter Finanzen → Abonnements und Finanzen → Stempelkarten (Multipässe).
- Deine Kunden — wählen bei der Online-Buchung einer Gruppe die Zahlungsart selbst. Bei Kursen und FlexKursen gibt es keine Auswahl.
- Voraussetzung: Unter System → Einstellungen → Module ist „Hundeschulmodul aktivieren“ eingeschaltet.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine Rechnung per E-Mail beim Einbuchen im Büro. Eine Einzelbuchung erzeugt nur eine offene Rechnungsposition (oder mit „Rechnungstellung beim Speichern“ einen Rechnungsentwurf). Die Rechnung schließt du ab und verschickst du selbst unter Finanzen → Rechnungen.
- Rechnung — an den Kunden, nur bei Online-Kursbuchungen auf Rechnung, wenn am Kurs „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden“ angehakt ist.
- Die Buchungsbestätigung nennt mit dem Platzhalter {abrechnung} den Zahlweg, zum Beispiel „Abgerechnet über Stempelkarte … (noch … Einheiten)“, „Abrechnung per Rechnung“ oder bei Wartenden „Auf der Warteliste wird noch nichts berechnet.“
- Abo und Stempelkarte ziehen Einheiten ab, ohne dass eine eigene E-Mail rausgeht.
Den Wortlaut der Vorlagen änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Beim Einbuchen im Büro lässt du unter Abrechnung meist „Automatisch“ stehen. PetWorkers nimmt dann zuerst ein Abo, sonst eine Stempelkarte, sonst eine Rechnung. Rechnungen schließt du später selbst unter Finanzen → Rechnungen ab.
Die drei Wege
- Abonnement — der Kunde zahlt monatlich und darf dafür eine bestimmte Zahl Termine im Monat oder in der Woche besuchen. Jede Buchung zieht Einheiten vom Kontingent (der erlaubten Menge) ab. Das Abo muss zur Angebotsart passen (zum Beispiel Gruppenstunden). Wie du Abos anlegst und verwaltest: Abonnements.
- Stempelkarte (Multipass) — der Kunde hat vorab eine Karte gekauft, zum Beispiel eine 10er-Karte Gruppenstunden. Jede Buchung zieht Stempel ab. Karten, die an ein Tier gebunden sind, werden zuerst genommen.
- Einzelbuchung — PetWorkers legt eine Rechnungsposition an, zum Beispiel „Teilnahme mit Bella an Gruppe am …“. Solange sie auf keiner Rechnung steht, zeigt die Buchung „unberechnet“.
Buchungen über Abo oder Stempelkarte zeigen stattdessen „keine Rechnung (Abo/Stempelkarte)“: Sie sind mit dem Kontingent bzw. den Stempeln bezahlt, eine Rechnung entsteht für sie nicht.
So wählst du den Zahlweg beim Einbuchen
- Öffne das Buchungsformular, zum Beispiel in der Kartei eines Gruppentermins mit Buchung hinzufügen oder im Kurs mit Teilnehmerbuchung hinzufügen.
- Wähle zuerst das Tier und den Tarif. Erst dann prüft PetWorkers, ob ein Abo oder eine Stempelkarte passt.
- Wähle unter Abrechnung einen Weg. Im Zweifel lass „Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher)“ stehen.
- Willst du sofort einen Rechnungsentwurf, wähle „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“ und hake „Rechnungstellung beim Speichern (Rechnungsentwurf wird direkt erstellt)“ an.
- Klicke auf Speichern.
Die Reihenfolge bei „Automatisch“
Wählst du beim Einbuchen unter Abrechnung „Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher)“, geht PetWorkers so vor:
- Hat der Kunde ein passendes Abo mit freiem Kontingent? Dann wird es genommen.
- Sonst: Hat er eine gültige Stempelkarte mit genug Stempeln? Dann wird sie genommen.
- Sonst: Einzelbuchung auf Rechnung.
Bei Gruppen probiert PetWorkers nur die Wege, die im Abschnitt Zahlungsmethoden der Gruppe angehakt sind. Passt keiner, wird nicht gebucht: „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden. Die Buchung wurde nicht durchgeführt.“
Wählst du stattdessen einen Weg ausdrücklich — „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“, „Stempelkarte (Multipass)“ oder „Abonnement“ —, wird nur dieser probiert. Abo und Stempelkarte sind im Formular erst anklickbar, wenn das Tier gewählt ist und PetWorkers ein passendes Guthaben gefunden hat. Sonst steht darunter zum Beispiel „Der Kunde besitzt keine passende Stempelkarte …“.
Was gilt wo?
| Abo | Stempelkarte | Rechnung | |
|---|---|---|---|
| Gruppe | ja | ja | ja |
| Kurs | nein | ja, wenn am Tarif eingerichtet | ja |
| FlexKurs | nein | nein | ja |
Bei Gruppen nimmt die Stempelkarte zuerst die Karte der Tarif-Leistung, danach die weiteren Karten, die am Tarif eingetragen sind (Weitere Stempelkarten je Tarif).
Warteliste: erst beim Nachrücken bezahlt
Ein Platz auf der Warteliste kostet nichts. Es werden weder Abo-Einheiten noch Stempel abgezogen, und es entsteht keine Rechnungsposition. PetWorkers merkt sich nur den gewünschten Zahlweg. Abgerechnet wird erst, wenn der Kunde nachrückt. Passt dann kein Zahlweg mehr, bleibt er auf der Warteliste.
Rechnung gleich mit anlegen
Wählst du „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“, erscheint der Haken Rechnungstellung beim Speichern (Rechnungsentwurf wird direkt erstellt). Dann legt PetWorkers sofort einen Rechnungsentwurf an. Ohne den Haken bleibt die Position offen, bis du sie abrechnest. Offene Positionen findest du unter Finanzen → Leistungsverwaltung, Rechnungen unter Finanzen → Rechnungen.
Bucht der Kunde online
Bei einer Gruppe wählt der Kunde auf deiner Website selbst: „Über mein Abonnement“, „Über meine Stempelkarte“ oder „Per Rechnung“. Angeboten wird nur, was an der Gruppe angehakt ist. Gibt es mehrere Möglichkeiten, ist keine vorausgewählt; ohne Auswahl lässt sich die Buchung nicht absenden. Genau der gewählte Weg wird probiert. Hat er kein passendes Abo, wird nicht gebucht, und er sieht die Meldung. Bei „Per Rechnung“ legt PetWorkers für alle Termine dieses Absendens einen gemeinsamen Rechnungsentwurf an.
Bei Kursen gilt online: Stempelkarte, wenn am Tarif eingerichtet und eine passende Karte da ist, sonst Rechnung. FlexKurse laufen immer auf Rechnung.
Achtung: Bei Gruppen steht auf deiner Website zu „Per Rechnung“: „Die gebuchten Termine kommen zusammen auf eine Rechnung, die Sie von uns erhalten.“ PetWorkers legt dafür nur einen Rechnungsentwurf an. Schließe ihn unter Finanzen → Rechnungen ab und verschicke ihn selbst. Nur bei Kursen mit „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden“ geht die Rechnung automatisch raus.
Wird storniert
Beim Austragen oder Absagen macht PetWorkers die Zahlung rückgängig: Abo-Einheiten und Stempel werden wieder frei, eine unberechnete Position wird gelöscht, und für eine schon abgerechnete Position entsteht automatisch eine Gutschrift. Gab es schon eine Teilgutschrift, wird nur noch der offene Rest gutgeschrieben.
Wenn etwas nicht klappt
- „Es konnte keine passende Zahlungsmethode gefunden werden. Die Buchung wurde nicht durchgeführt.“ — Bei der Gruppe ist kein passender Weg angehakt, oder Abo und Karte reichen nicht. — Prüfe die Zahlungsmethoden der Gruppe oder wähle „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“.
- Stempelkarte oder Abonnement ist grau — Es ist noch kein Tier gewählt, oder es gibt kein passendes Guthaben. — Wähle zuerst das Tier und den Tarif.
- „Für den gewählten Tarif ist keine Stempelkarten-Zahlung konfiguriert.“ — Am Kurstarif fehlt die Stempelkarten-Zahlung. — Hake sie am Tarif an oder buche auf Rechnung.
- Der Kunde wartet auf seine Rechnung — Bei Gruppenbuchungen entsteht nur ein Entwurf. — Schließe die Rechnung unter Finanzen → Rechnungen ab und verschicke sie.