„Bankkonten“ und automatischer Zahlungsabgleich
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So verbindest du dein Geschäftskonto mit PetWorkers. Wir schalten die Bankschnittstelle ein, verbinden ein Konto, lesen die Übersicht der Bankkonten, sehen an einem Beispiel, welche Überweisungen der tägliche Abgleich selbst bucht, und setzen Bankverbindungen zurück, wenn das Verbinden scheitert.
Kapitel im Video
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„Bankkonten“ und automatischer Zahlungsabgleich
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Einleitung
Mit den Bankkonten gleicht PetWorkers deine Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Überweisungen musst du dann nicht mehr von Hand buchen. Ich zeige dir, wie du die Schnittstelle einschaltest und dein Konto verbindest. Danach siehst du an einem Beispiel, wie der tägliche Abgleich arbeitet.
Was du vorher wissen musst
Die Verbindung zur Bank läuft über die Firma finAPI. Mit der Nutzung bist du einverstanden, dass finAPI deine Kontodaten für den Abgleich verarbeitet. Es gehen nur Banken in Deutschland und Österreich. Die Freigabe kann außerdem die Freigabe anderer Programme für dasselbe Konto zurücksetzen, zum Beispiel deiner Buchhaltung.
Schnittstelle aktivieren und Konto verbinden
Öffne links „Unternehmen“ und dann „Bankkonten“. Beim ersten Mal steht hier: „Die Bankschnittstelle ist nicht aktiv.“ Klicke auf „Bankingschnittstelle aktivieren“. PetWorkers legt mit der E-Mail-Adresse und der Mobilnummer aus deinen Firmendaten einen Zugang bei finAPI an. Die Meldung „Banking erfolgreich aktiviert.“ bestätigt es. Jetzt klickst du auf „Bankverbindung hinzufügen“ und auf der nächsten Seite noch einmal auf „Bankverbindung hinzufügen“. Du landest bei finAPI. Wähle deine Bank, melde dich mit deinen Online-Banking-Daten an und gib die Freigabe, zum Beispiel per TAN. Wichtig: Klicke am Ende auf „Zurück zur Anwendung“. Schließe das Fenster nicht vorher. Zurück in PetWorkers steht, wie viele Konten und Transaktionen importiert wurden. Klicke auf „Zurück zur Kontoverwaltung“. Tipp: Verbinde nur das Konto, auf das deine Kunden überweisen.
Die Übersicht der Bankkonten
Danach steht jede Bankverbindung in einem eigenen Kasten. Hier siehst du eine Verbindung, mit der etwas nicht stimmt. Oben steht der Zustand. Ist alles in Ordnung, steht dort in Grün: „Bereit – keine Aktion nötig.“ Steht dort „Zugriff abgelaufen“, will deine Bank eine neue Freigabe. Klicke dann auf „Verbindung neu Autorisieren“ und gib bei der Bank wieder frei. Dieser rote Hinweis heißt: finAPI kennt die Verbindung nicht mehr. Dann setzt du die Bankverbindungen zurück. Das zeige ich dir gleich. Darunter stehen die Konten mit IBAN, Kontoinhaber, dem letzten Abruf und dem Kontostand. Mit dem roten Kreuz nimmst du ein einzelnes Konto aus der Verbindung. „Verbindung löschen“ trennt die ganze Verbindung. Gebuchte Zahlungen bleiben in beiden Fällen erhalten.
So arbeitet der tägliche Abgleich
Jeden Tag gegen 12 Uhr holt PetWorkers die neuen Kontobewegungen ab. Hier siehst du einen erfundenen Kontoauszug als Beispiel. Fenja hat 65 Euro überwiesen und die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck geschrieben. PetWorkers sucht für jede offene Rechnung eine Überweisung mit genau dem Rechnungsbetrag und der Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Passt genau eine, bucht es die Zahlung mit der Zahlart „Überweisung“. Die Rechnung steht danach auf „Bezahlt“. Die anderen beiden Zeilen bucht der Abgleich nicht: eine Überweisung ohne Rechnungsnummer und eine Ausgabe von dir. Auch Teilzahlungen, Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen und geplatzte Lastschriften buchst du selbst. Das Ergebnis bekommst du jeden Tag als Bericht per Mail. Dort steht auch, wenn eine Freigabe abgelaufen ist. Tipp: Bitte deine Kunden, immer die Rechnungsnummer anzugeben und den vollen Betrag zu überweisen.
Bankverbindungen zurücksetzen
Scheitert das Verbinden immer wieder, setzt du die Verbindungen zurück. Typisch ist die Meldung von finAPI: „Dieses Konto war bereits verbunden“. Klicke unter „Bankverbindung hinzufügen“ auf den kleinen Link „Bankverbindungen zurücksetzen“. Es öffnet sich das Fenster „Bestätigung erforderlich“. Klicke auf „Zurücksetzen“. Oben steht dann „Bankverbindungen zurückgesetzt“. Du kannst deine Konten jetzt neu hinzufügen. Unten steht: „Es wurden noch keine Bankverbindungen registriert.“ Daran siehst du, dass es geklappt hat. Gebuchte Zahlungen und abgerufene Kontobewegungen bleiben erhalten. Verbinde dein Konto danach einfach neu.
Zusammenfassung
Einmal aktivieren und das Konto verbinden. Danach bucht PetWorkers eindeutige Überweisungen jeden Mittag selbst. Alles andere buchst du von Hand. Im nächsten Video zeige ich dir den DATEV-Export für dein Steuerbüro.