Hausbetreuung: der Überblick
Bei der Hausbetreuung kommt das Tier nicht zu dir. Du oder dein Team fahrt zum Kunden nach Hause, kümmert euch um das Tier und fahrt weiter. Jeder Besuch ist ein eigener Betreuungsbesuch (ein Termin beim Kunden mit Tier, Leistung, Datum, Beginn und Mitarbeiter).
Ein Besuch kann mehrere Tiere desselben Kunden umfassen, zum Beispiel zwei Katzen im selben Haushalt.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung) und BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — sehen und bearbeiten alles im Menü Hausbetreuung.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen und bearbeiten die Besuche, den Belegungsplan und die Verfügbarkeiten ebenfalls.
- Die Leistungen unter Leistungen → Hausbetreuung pflegen nur Administratoren.
- Deine Kunden — buchen Besuche auf deiner Website und sehen im Kundenbereich unter „Hausbetreuung" alle ihre Besuche: die online gebuchten ebenso wie die, die du im Büro einträgst. Dort fragen sie auch eine Stornierung an. Voraussetzung ist, dass „Tab: Hausbetreuung anzeigen" (System → Einstellungen → Kundenbereich) an ist.
- Voraussetzung: Die Einstellung „Modul: Hausbetreuung" ist unter System → Einstellungen → Module eingeschaltet. Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Besuche, die du im Büro anlegst, änderst, umbuchst oder über die Liste stornierst, verschicken keine E-Mails.
- Neue Online-Buchung — an deine Firmenadresse, wenn ein Kunde auf der Website bucht. Automatisch.
- Rechnung — an den Kunden, nur bei Online-Zahlung, sobald die Zahlung eingegangen ist.
- Stornoanfrage — an deine Firmenadresse, wenn ein Kunde im Kundenbereich eine Stornierung anfragt. Automatisch.
- Absage oder Stornierung — an den Kunden, wenn du eine Stornoanfrage ablehnst oder ausführst. Nur, wenn im Kontakt Benachrichtigungen erlaubt sind.
Die Einzelheiten stehen auf den Seiten Online-Buchung und Betreuungsbesuche.
Kurz gesagt: Lege zuerst eine Betreuungsleistung mit Dauer an. Danach trägst du Besuche unter Hausbetreuung → Betreuungsbesuche mit „Besuch hinzufügen" ein. Den Überblick über alle Touren gibt dir der Belegungsplan.
Die Menüpunkte
- Betreuungsbesuche — die Liste aller Besuche, mit Ankunft, Abfahrt, Umbuchen, Bearbeiten und Stornieren. Darüber stehen die Stornoanfragen deiner Kunden. Zur Seite
- Belegungsplan — die Besuche als Wochen-Stunden-Plan, Tagesplan je Mitarbeiter oder Monatsansicht. Zur Seite
- Verfügbarkeiten — die Zeitfenster, in denen Kunden Besuche online buchen können. Zur Seite
Drei Grundregeln
- Die Dauer kommt aus der Leistung. Du wählst beim Besuch nur den Beginn. Das Ende rechnet PetWorkers aus der Dauer der Leistung aus. Einen 30-Minuten- und einen 60-Minuten-Besuch legst du deshalb als zwei Leistungen an.
- Bezahlt wird über Abo, Stempelkarte oder Einzelbuchung — in dieser Reihenfolge, wenn du nichts anderes wählst. Hat der Kunde ein passendes Abonnement, wird der Besuch dort verbucht. Sonst auf einer passenden Stempelkarte. Sonst entsteht eine offene Rechnungsposition (ein Posten, der auf die nächste Rechnung kommt). Bei mehreren Tieren zählt das erste Tier.
- Ein Mitarbeiter kann nicht an zwei Orten sein. Überschneidet sich ein Besuch mit einem anderen Besuch desselben Mitarbeiters, speichert PetWorkers ihn nicht. Besuche ohne zugeordneten Mitarbeiter prüft PetWorkers dabei nicht.
So richtest du die Hausbetreuung ein
- Lege die Betreuungsleistungen mit Dauer und Anfahrt an. Zur Seite
- Trage Besuche im Büro ein. Zur Seite
- Sollen Kunden online buchen: Lege Verfügbarkeiten an und stelle den Block „Hausbetreuung (Buchung)" auf die Website. Verfügbarkeiten, Online-Buchung
- Lege fest, bis wie viele Stunden vor dem Besuch Kunden eine Stornierung anfragen dürfen. Das geht unter System → Einstellungen → Hausbetreuung mit „Stornoanfragen möglich vor dem Besuch (in Stunden)". Vorgabe sind 24 Stunden, 0 schaltet die Anfrage ab.
Woran du erkennst, dass alles steht: Unter Hausbetreuung → Betreuungsbesuche erscheint dein erster Besuch mit Status „offen".
Wenn etwas nicht klappt
- Das Menü „Hausbetreuung" fehlt — das Modul ist aus. Schalte „Modul: Hausbetreuung" unter System → Einstellungen → Module ein.
- Du findest Leistungen → Hausbetreuung nicht — die Seite sehen nur Administratoren. Melde dich mit einem Administrator-Zugang an.
- Beim Besuch steht keine Leistung zur Auswahl — es gibt noch keine Betreuungsleistung. Lege sie zuerst an (Anleitung).
- Dein Kunde sieht im Kundenbereich keine Besuche — „Tab: Hausbetreuung anzeigen" ist aus. Schalte es unter System → Einstellungen → Kundenbereich ein.