Kontaktgruppen und Kundengruppen
PetWorkers kennt zwei Arten von Gruppen, die leicht zu verwechseln sind. Kontaktgruppen sind Verteiler: Ein Kontakt kann in beliebig vielen stecken, und sie steuern Newsletter, Mitteilungen, eingeschränkt sichtbare Angebote und die Online-Buchung der Tagesbetreuung. Die Kundengruppe hat jeder Kontakt genau einmal; sie entscheidet vor allem, ob Online-Reservierungen der Tagesbetreuung sofort fest sind. Diese Seite zeigt beide Schritt für Schritt.
Wer hat Zugriff?
- Basisdaten → Kontaktgruppen — alle Mitarbeiterrollen: Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung.
- Stammdaten → Kundengruppen — nur Administratoren. Die Kundengruppe eines einzelnen Kontakts wählt jeder, der den Kontakt bearbeiten darf.
- Deine Kunden — sehen ihre Gruppen nicht, merken sie aber: an sichtbaren Angeboten und daran, ob ihre Reservierung sofort fest ist.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Gruppen anlegen, Mitglieder zuordnen und Kundengruppen wechseln verschickt nichts.
- Mails an eine Kontaktgruppe verschickst du bewusst über Kommunikation → Mitteilungen oder Marketing → Newsletter, siehe Kommunikation und Newsletter.
1. Der Unterschied auf einen Blick
| Kontaktgruppe | Kundengruppe | |
|---|---|---|
| Wo? | Basisdaten → Kontaktgruppen | Stammdaten → Kundengruppen |
| Wie viele je Kontakt? | beliebig viele | genau eine |
| Wozu? | Newsletter und Mitteilungen, Sichtbarkeit von Kursen, Gruppen und Veranstaltungen, Leistung, Bereich und Fristen der Online-Buchung in der Tagesbetreuung, Filter der Kontaktliste | Direktreservierung statt Anfrage in der Tagesbetreuung, Standardgruppe für Neuregistrierungen, Filter der Kontaktliste |
| Automatisch? | „Alle Kunden (automatisch)" pflegt PetWorkers selbst; Neuregistrierungen können automatisch in Gruppen kommen | Neuregistrierungen bekommen die Standardgruppe |
2. Schritt für Schritt: eine Kontaktgruppe anlegen
- Öffne Basisdaten → Kontaktgruppen und lege eine neue Gruppe an.
- Trag unter „Kontaktgruppe" einen „Name" ein, bei Bedarf eine „Beschreibung".
- Speichere. Erst danach kannst du Mitglieder zuordnen.
- Klicke unter „Mitglieder" auf „Kontakte verwalten" und wähle die Kontakte aus.
- Trag bei Bedarf unter „Newsletter" zusätzliche Empfänger ein — eine E-Mail-Adresse pro Zeile, zum Beispiel aus einem Anmeldeformular deiner Website. Ungültige Adressen und Adressen, die schon zu einem Kontakt gehören, entfernt PetWorkers selbst.
- Setze unter „Optionen" bei Bedarf „Bei Neuregistrierungen automatisch hinzufügen (wird bei Validierung gesetzt)". Dann kommt jeder Kunde, der sich selbst registriert und seine Adresse bestätigt, in diese Gruppe.
- Speichere.
Die Liste der Kontaktgruppen zeigt Name, Beschreibung, Zahl der Mitglieder und ob Neuregistrierungen automatisch hinzukommen. Über die Lupe „Mitglieder als Bericht anzeigen" siehst du alle Mitglieder. In der Kundenkartei zeigt der Reiter „Kontaktgruppen", in welchen Gruppen ein Kontakt steckt.
Einstellungen für die Tagesbetreuung
Buchen Mitglieder einer Kontaktgruppe die Tagesbetreuung online, gelten die Angaben aus der Karte „Tagesbetreuung" dieser Gruppe:
- „Leistung" — welche Leistung eine Online-Buchung berechnet. Erforderlich für die Onlinebuchung.
- „Betreuungsbereich" — in welchen Bereich online gebuchte Tage kommen. Ebenfalls erforderlich für die Onlinebuchung.
- „Online-Stornierung vor Reservierungsdatum möglich (in Stunden):" — bis wann der Kunde selbst stornieren kann (vorbelegt mit 48).
- „Vorlaufzeit für Buchungen (in Stunden):" — wie kurzfristig er buchen kann (vorbelegt mit 48).
Angebote nur für bestimmte Gruppen
Bei Kursen, Gruppen und Veranstaltungen kannst du mit „Sichtbarkeit auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken" festlegen, dass nur Mitglieder bestimmter Kontaktgruppen das Angebot sehen. Buchen dürfen davon nur die Gruppen mit „Buchung freischalten". So bietest du zum Beispiel einen Aufbaukurs nur den Absolventen des Grundkurses an.
Die automatische Gruppe „Alle Kunden (automatisch)"
Diese Gruppe legt PetWorkers selbst an und pflegt sie: Sie enthält jeden aktiven, nicht gelöschten Kontakt mit dem Haken „Kunde". Sie wird bei jedem Speichern eines Kontakts und zusätzlich alle fünf Minuten neu aufgebaut. Mitglieder trägst du hier nicht von Hand ein — was du änderst, überschreibt der nächste Lauf.
3. Schritt für Schritt: eine Kundengruppe anlegen
- Öffne als Administrator Stammdaten → Kundengruppen und lege eine neue Gruppe an.
- Trag unter „Kundengruppe" „Name" und bei Bedarf „Beschreibung" ein.
- Setze unter „Einstellungen für Tagesbetreuung" den Haken „Kunden dieser Gruppe können über das Portal direkte Reservierungen für die Tagesbetreuung erstellen, statt zuvor Anfragen stellen zu müssen.", wenn diese Kunden ohne deine Bestätigung reservieren dürfen.
- Setze unter „Optionen" bei Bedarf „Als Standardgruppe bei Neuregistrierungen setzen (wird bei Validierung gesetzt)". Es kann nur eine Standardgruppe geben.
- Speichere.
Einem einzelnen Kontakt gibst du die Kundengruppe im Kontaktformular im Abschnitt „Kunde" über das Feld „Kundengruppe".
Tipp: Ein bewährter Weg: Neue Kunden kommen in eine Standardgruppe ohne Direktreservierung. Nach dem Kennenlernen setzt du sie in eine Stammkunden-Gruppe mit Direktreservierung. Mehr dazu auf der Seite Tagesbetreuung & Pension.
4. Die Kontaktliste nach Gruppen filtern
In Basisdaten → Kontakte gibt es den „Kontaktgruppenfilter" (mit der Zahl der Mitglieder je Gruppe) und den „Kundengruppenfilter". Es wirkt immer nur ein Filter zugleich. Mehr zur Kontaktliste auf der Seite Kontakte, Tierakte & CRM.