Mitteilungen: allen Kunden einer Gruppe, eines Kurses oder einer Kontaktgruppe schreiben
Mit Kommunikation → Mitteilungen schreibst du vielen Kunden auf einmal: allen Teilnehmern einer Gruppe, eines einzelnen Gruppentermins oder eines Kurses — oder allen Mitgliedern einer Kontaktgruppe. Jeder Empfänger bekommt die Mail einzeln und sieht die anderen Adressen nicht. Typische Fälle: „Die Gruppenstunde fällt heute aus“, „Der Treffpunkt ändert sich“, „Bitte Impfpass mitbringen“.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — dürfen Mitteilungen verschicken. Zur Auswahl stehen alle nicht archivierten Gruppen und Kurse und alle Kontaktgruppen.
- Deine Kunden — sehen die Seite nicht.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Deine Mitteilung — an jeden Empfänger der gewählten Auswahl einzeln, dazu an die CC-Adressen. Nur wenn du auf „Jetzt versenden“ klickst. Die Mails kommen in die Mailwarteschlange und gehen mit deren nächstem Lauf hinaus (alle 5 Minuten).
- An die Trainer — an Trainer und Co-Trainer, nur wenn du den Haken „Trainer benachrichtigen“ setzt.
- Den Rahmen liefert die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)“ unter Layout → Vorlagen.
So verschickst du eine Mitteilung
- Klicke im Menü auf Kommunikation → Mitteilungen.
- Entscheide dich im Kasten „Empfängerauswahl“ für einen Bereich und klick dort den passenden runden Knopf an (siehe Tabelle unten). Es zählt immer nur ein Knopf auf der ganzen Seite.
- Wähle im Auswahlfeld desselben Bereichs die Gruppe, den Gruppentermin, den Kurs oder die Kontaktgruppe. Die Auswahlfelder der anderen Bereiche spielen keine Rolle.
- Optional: Setz den Haken „Trainer benachrichtigen“, damit auch Trainer und Co-Trainer die Mail bekommen.
- Optional: „CC-Empfänger“ (mehrere mit Semikolon trennen) und „Absender (E-Mail-Konto)“ einstellen.
- Optional: bis zu drei „Dateianhänge“ auswählen oder eine Textvorlage anwenden.
- Schreib „Betreff“ und „Nachricht“. Nutze
{Anrede}oder{Vorname}— so bekommt jeder Empfänger seinen eigenen Namen. - Klicke auf „Jetzt versenden“. Oben erscheint „Benachrichtigung versendet.“ Hat die Auswahl niemanden getroffen, steht dort „Fehler beim Versand. Es wurden keine Empfänger ausgewählt. Versand abgebrochen.“
Achtung: Es gibt keine Vorschau der Empfänger und keinen Testversand. Prüfe vor dem Klick, ob der richtige Knopf und die richtige Gruppe gewählt sind — eine verschickte Mitteilung lässt sich nicht zurückholen. Willst du den Text vorher sehen, schick ihn dir zuerst über Kommunikation → Nachricht an deinen eigenen Kontakt.
Wer bekommt die Mitteilung?
| Bereich und Knopf | Empfänger |
|---|---|
| Gruppe → „Alle Anmeldungen“ | die Halter aller Tiere, die in dieser Gruppe angemeldet sind. Mit „Trainer benachrichtigen“ zusätzlich die Trainer aller Termine dieser Gruppe. |
| Gruppentermin → „Aktive Anmeldungen und Warteliste“, „Nur aktive Anmeldungen“ oder „Nur Warteliste“ | die Kunden, die genau diesen einen Termin gebucht haben — je nach Knopf mit oder ohne Warteliste. Mit Haken zusätzlich die Trainer dieses Termins. |
| Kurs → „Aktive Anmeldungen und Warteliste“, „Nur aktive Anmeldungen“ oder „Nur Warteliste“ | die Kursteilnehmer bzw. die Warteliste des Kurses. Mit Haken zusätzlich die Trainer aller Kurstermine. |
| Kontaktgruppe → „Kontakte und externe Adressen“, „Nur Kontakte“ oder „Nur externe Adressen“ | die Mitglieder der Kontaktgruppe und/oder die Adressen, die in der Kontaktgruppe im Feld „Zusätzliche Newsletter-Empfänger“ stehen. |
Die Bereiche Gruppe, Gruppentermin und Kurs erscheinen nur, wenn es nicht archivierte Gruppen bzw. Kurse gibt; der Bereich Kontaktgruppe nur, wenn du Kontaktgruppen angelegt hast (Basisdaten → Kontaktgruppen).
- Bei externen Adressen ohne Kontakt kennt PetWorkers keinen Namen:
{Vorname},{Nachname}und{Name}bleiben leer,{Anrede}wird zu „Guten Tag“. - Angeschrieben werden nur Kontakte mit dem Haken „Benachrichtigungen per E-Mail erhalten“ (im Kontakt unter Basisdaten → Kontaktdaten). Ohne diesen Haken bleibt ein Kunde außen vor — auch wenn er in der Gruppe, im Kurs oder in der Kontaktgruppe steht. Für externe Adressen gilt der Haken nicht.
- Jede Adresse bekommt die Mitteilung genau einmal: Ein Halter mit zwei Tieren in derselben Gruppe, ein Trainer, der zugleich Teilnehmer ist, oder eine externe Adresse, die auch als Kontakt in der Kontaktgruppe steht, wird nur einmal angeschrieben.
- Kontakte mit einer Adresse auf @nomail.local bekommen nichts.
Nach dem Versand
Die Mails stehen zuerst in System → Mailwarteschlange und verschwinden dort, sobald sie zugestellt sind. Danach findest du jede einzelne im Nachrichtenarchiv und im E-Mail-Archiv des jeweiligen Kunden. Wie das geht, steht unter Gesendete Nachrichten finden.