Einen Kunden anlegen und Zugangsdaten schicken
PetWorkers Classic · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
So legst du einen neuen Kunden an – Anrede und Ansprache, Anschrift, E-Mail und Kennwort, Sicherheitsgruppe, Kundengruppe und Notfallkontakt. Dazu: was du bei Kunden ohne E-Mail-Adresse machst und wie du Zugangsdaten später schickst. Beispiel ist die neue Kundin Lena Vorlage.
Kapitel im Video
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Einen Kunden anlegen und Zugangsdaten schicken
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Einleitung
In diesem Video legst du einen neuen Kunden an. Das brauchst du, wenn sich jemand telefonisch oder vor Ort bei dir anmeldet. Unser Beispiel ist die neue Kundin Lena Vorlage. Ich zeige dir jedes wichtige Feld und was es bewirkt.
Wo du es findest
Kunden heißen in PetWorkers Kontakte. Du findest sie links im Menü unter „Basisdaten“ und „Kontakte“. Rechts über der Liste klickst du auf „Kontakt hinzufügen“. Jetzt öffnet sich das Formular. Es ist eine lange Seite mit vielen Abschnitten. Felder ohne den Zusatz „optional“ musst du ausfüllen. Mit der Leiste oben springst du direkt zu einem Abschnitt, zum Beispiel zu „Zugangsdaten“.
Kontaktdaten eintragen
Bei „Anrede“ wählst du „Frau“. Bei „Ansprache“ legst du fest, ob PetWorkers Lena in E-Mails duzt oder siezt. Wir wählen „Du (locker)“. Lässt du die Ansprache leer, gilt die Ansprache, die für deinen Betrieb eingestellt ist. Dann trägst du Vorname und Nachname ein, also Lena und Vorlage. Beides ist Pflicht. Darunter folgt die Anschrift: Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Das Land steht schon auf Deutschland und ist Pflicht. Bei „Telefon (mobil)“ trägst du die Handynummer ein. So hast du sie später mit einem Klick zur Hand. „Rechnungsadresse entspricht Basisdaten“ bleibt angehakt. Nur wenn die Rechnung an jemand anderen geht, nimmst du den Haken weg und füllst die Rechnungsadresse aus.
Zugangsdaten
Im Abschnitt „Zugangsdaten“ steht schon eine zufällige Adresse, die auf „@nomail.local“ endet. Das ist ein Platzhalter. Hat Lena eine E-Mail-Adresse, ersetzt du den Platzhalter damit. Die Adresse ist gleichzeitig Lenas Anmeldename für den Kundenbereich. Das Kennwort hat PetWorkers schon zufällig erzeugt, darunter steht es im Klartext. Ein eigenes Kennwort muss 8 bis 20 Zeichen lang sein. Kopierst du ein Kennwort hinein, achte auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Sie gehören sonst zum Kennwort dazu. Mit dem Haken „Beim Speichern Kontoinformation an den Kontakt senden“ bekommt Lena ihre Zugangsdaten per Mail. Wir lassen ihn heute aus. Bei „Sicherheitsgruppe“ steht schon „Kunden / Lieferanten“. Das ist für Kunden immer richtig. Die anderen Gruppen sind für dein Team.
Weitere Abschnitte
Im Abschnitt „Kunde“ ist „Kunde“ angehakt. Die Kundennummer vergibt PetWorkers beim Speichern selbst. Bei „Kundengruppe“ wählst du „Standard“. Unter „Notfallkontakt“ notierst du, wen du im Notfall erreichst, hier Lenas Ehemann mit Telefonnummer. Ganz unten in der „Accountverwaltung“ stehen vier Haken. „Account ist aktiv“ heißt: Lena darf sich anmelden. „Für Buchungen freigeschaltet“ heißt: Sie darf buchen. „Benachrichtigungen sind aktiv“ schickt ihr Änderungen zu ihren Gruppen und Kursen. Den Newsletter aktivierst du nur, wenn Lena ausdrücklich zugestimmt hat.
Speichern und prüfen
Zum Schluss klickst du auf „Speichern“. Jeder Speichern-Knopf im Formular speichert alles auf einmal. Geklappt hat es, wenn oben „Kontakte bearbeiten“ steht. Lena ist jetzt gespeichert. In der Kontaktliste findest du Lena über das Suchfeld. Tippe „Vorlage“ ein und drücke die Eingabetaste. Jetzt siehst du Lenas Karte mit Nummer, Kundennummer, Anschrift, E-Mail und Telefon.
Kunde ohne E-Mail
Hat ein Kunde keine E-Mail-Adresse, lässt du den Platzhalter einfach stehen. An Adressen mit „@nomail.local“ schickt PetWorkers nie etwas. Bekommt der Kunde später eine E-Mail-Adresse, trägst du sie nach. Erst dann kann er Zugangsdaten bekommen.
Zugangsdaten später schicken
Willst du Lena die Zugangsdaten später schicken, klickst du auf ihrer Karte auf die drei Striche „Weitere Optionen“. Im Menü wählst du „Neues Kennwort vergeben und zusenden“. PetWorkers fragt noch einmal nach. Lena bekommt ein neues, zufälliges Kennwort per E-Mail. Das alte gilt danach nicht mehr. Erst mit „Kennwort vergeben und senden“ geht die Mail raus. Wir klicken hier auf „Abbrechen“. Dasselbe geht im Formular. Beim Bearbeiten heißt der Haken „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden“.
Zusammenfassung
Neue Kunden legst du über „Kontakt hinzufügen“ an. Pflicht sind Name, Land, E-Mail-Adresse, Kennwort und Sicherheitsgruppe. Zugangsdaten schickst du mit dem Haken beim Speichern oder später über das Menü. Im nächsten Video legst du ein Tier an.