Teilnehmer bei Veranstaltungen verwalten und abrechnen

Einleitung
Teil vier der Reihe Veranstaltungen: Teilnehmer verwalten und abrechnen. Du buchst Vorgemerkte fest, trägst Teilnehmer ein und aus, lässt die Warteliste nachrücken, druckst Listen und sagst eine Veranstaltung ab.

Die Teilnehmerliste
Öffne die Veranstaltung mit „Bearbeiten“ und scrolle zum Abschnitt „Teilnehmer“. Oben stehen die Knöpfe „Teilnehmerbuchung hinzufügen“ und „Veranstaltungsübersicht (PDF)“. Darunter folgen die Listen „Gebucht“ und „Vorgemerkt“. Die Zeile „Belegung je Tarif“ zeigt, wie viele Plätze je Tarif fest vergeben sind. Jede Zeile zeigt den Tarif, die Buchungsnummer, den Zahlweg und die Rechnung mit ihrem Status, darunter den Namen. Jonas und Mia aus Teil drei sind vorgemerkt. Mit einer Anzahlungsregel siehst du in der Spalte „Anzahlung“, was schon bezahlt ist: hier null von 43 Euro 83. Im Abschnitt „Warteliste“ steht Lena mit ihrer Position.

Vorgemerkte fest buchen
Normalerweise wird eine vorgemerkte Anmeldung von selbst zur Buchung, sobald die Zahlung eingeht, über den Kontoabgleich, online oder wenn du die Zahlung im Büro erfasst. Du kannst aber auch von Hand buchen. Öffne das Menü am Ende der Zeile und klicke auf „Buchen (fester Platz)“. PetWorkers meldet: Anmeldung gebucht, der Teilnehmer hat jetzt einen festen Platz. Ist der Haken für die Kundeninfo gesetzt, bekommt Jonas jetzt eine E-Mail. Jonas steht jetzt unter „Gebucht“. Mit „Auf vorgemerkt setzen“ gibst du einen Platz wieder frei, ohne E-Mail.

Teilnehmer im Büro einbuchen
Teilnehmer, die bei dir anrufen, buchst du im Büro ein. Hier bei der Blockveranstaltung: Klicke auf „Teilnehmerbuchung hinzufügen“. Wähle bei „Kontakt auswählen“ den Kunden, hier Mia. Wähle den Tarif. Bei Blockveranstaltungen ist er Pflicht, denn er bestimmt die gebuchten Blöcke. Bei Einzel- und Serienveranstaltungen gilt ohne Auswahl der Standardtarif. Darunter zeigt PetWorkers alle Tarife mit ihren Blöcken und Terminen. Unter „Abrechnung“ wählst du den Zahlweg. „Automatisch“ nimmt zuerst ein passendes Abo, dann eine Stempelkarte, sonst die Einzelbuchung. Wir wählen „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)“. Mit „Rechnungstellung beim Speichern“ entsteht direkt ein Rechnungsentwurf. Mit dem Haken darunter wird die Rechnung sofort abgeschlossen und per E-Mail verschickt. Den lassen wir aus. „Benachrichtigung versenden“ ist ab Werk aus. Mit Haken bekommt der Kunde eine Buchungsbestätigung. Klicke auf „Speichern“. Mia steht jetzt im Block A, mit dem Rechnungsentwurf. Bei Blockveranstaltungen führt PetWorkers die Teilnehmer getrennt pro Block.

Austragen und Storno
Sagt jemand ab, trägst du ihn aus. Öffne das Menü in der Zeile und klicke auf „Austragen“. Bestätige die Rückfrage mit „Ja“. Im zweiten Fenster steht im roten Kasten, was mit der Rechnung passiert. Hier: Die Position ist schon berechnet, deshalb erstellt PetWorkers automatisch eine Gutschrift. Der Haken „Absage durch Veranstalter“ erstattet eine Anzahlung voll. Ohne Haken gilt die Stornoregel der Veranstaltung wie bei einer Absage durch den Kunden. Mit „Kunden über das Storno benachrichtigen“ geht eine Storno-Mail raus, mit dem Grund aus dem Feld darunter. Wir lassen beide Haken aus und klicken auf „Endgültig löschen“. Buchung storniert, automatische Gutschrift wurde erstellt. War die Buchung online bezahlt, erstellt PetWorkers keine Gutschrift. Dann steht im Systemstatus „Bitte erstatten“. Du erstattest den Betrag bei Stripe oder PayPal und klickst danach auf „Erstattet“. Das sehen nur Buchhaltung und Administratoren.

Die Warteliste nachrücken lassen
Jetzt ist der Zuhörerplatz frei. Ist „automatisch auffüllen“ an, rückt der Erste von der Warteliste nach. Mit Haken beim Austragen bekommt er dabei eine E-Mail. Oben stehen zwei Knöpfe: „Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung“ und „ohne Benachrichtigung“. Einzeln geht es über das Menü in der Zeile: „Von Warteliste übernehmen“. Du entscheidest dann, ob Lena eine E-Mail bekommt: „Mit Benachrichtigung übernehmen“ oder „Ohne Benachrichtigung übernehmen“. Wir nehmen „ohne“. Eine Anmeldung ist nachgerückt, ohne Benachrichtigung. Jonas und Lena sind jetzt gebucht, und die Belegung je Tarif ist voll: eins von eins Zuhörerplätzen.

Die Rechnung
Die Rechnungsnummer in der Zeile ist ein Link. Ein Klick öffnet die Rechnung. Auf der Rechnung steht die Teilnahme mit dem Tarif und dem Frühbucher-Nachlass, dazu die Zusatzleistung als eigene Position. Hier buchst du auch eingehende Zahlungen.

Umbuchen bei Serien
Bei der Serienveranstaltung stehen die Teilnehmer am einzelnen Termin. Öffne den Termin und scrolle zu „Teilnehmer dieses Termins“. Nur hier gibt es „Umbuchen“: Ein Teilnehmer wechselt auf einen anderen Termin. Bei Einzel- und Blockveranstaltungen wird die Veranstaltung als Ganzes gebucht. Du siehst alle künftigen Termine mit ihrer Belegung. Leistung und Zahlweg bleiben gleich, offene Positionen ziehen mit. Der Kunde wird nicht benachrichtigt. Wähle den neuen Termin und klicke auf „Umbuchen“. Buchung umgebucht.

Termin-Kartei, Listen und Bestätigungen
Für jeden Termin gibt es eine Kartei. Du öffnest sie über „Alle Termine“ und „Kartei“, oder über die Datumslinks im Abschnitt „Teilnehmer“. Unter „Anmeldungen“ stehen alle Gebuchten mit Tarif, E-Mail-Adresse und Stand der Teilnahmebestätigung. „Teilnehmerliste (PDF)“ druckt die Gebuchten mit Tarif, Telefon und einem Kästchen zum Abhaken. Vorgemerkte stehen nicht darauf. Die Veranstaltungsübersicht zeigt alle Termine und Teilnehmer auf einem Blatt. Mit „Bestätigungen erstellen“ erzeugst du die Teilnahmebestätigungen. Erst mit „Per E-Mail schicken“ oder „Alle verschicken“ bekommen die Kunden sie. Mit „Rundmail an Teilnehmer“ schreibst du allen Teilnehmern dieses Termins. Verschickt wird erst im nächsten Formular.

Was Kunden sehen
So sieht es die Kundin: Im Kundenbereich unter „Veranstaltungen“ stehen ihre Termine mit dem Stand, hier „Gebucht“, und dem Tarif. Über „Stornierungsoptionen“ storniert sie selbst, solange die Frist läuft. Bei der Serie geht das bis zum Beginn des Termins. Die Seite nennt das Ende der Frist und was die Stornierung kostet. Mit dem Haken und „Akzeptieren & stornieren“ ist es erledigt. Dabei bekommt die Kundin immer eine Bestätigung per E-Mail. Unter „Rechnungen“ findet sie alle Rechnungen und kann offene online bezahlen, wenn du Stripe oder PayPal eingerichtet hast.

Auf der eigenen Website
Auf deiner eigenen Website zeigst du eine Veranstaltung mit dem Code aus dem Kasten „Auf der Website einbinden“: als WordPress-Shortcode für das PetWorkers-Plugin oder als iframe. Gebucht wird immer auf deiner PetWorkers-Buchungsseite. Der Knopf „Weiter zur Buchung“ öffnet sie in einem neuen Tab.

Eine Veranstaltung absagen
Zum Schluss: eine Veranstaltung absagen. Klicke in der Liste im Menü der Zeile auf „Löschen“ und bestätige mit „Ja“. Jetzt erklärt PetWorkers, was passiert. Hier ist eine Buchung betroffen, deren Position noch nicht berechnet ist. Sie wird entfernt. Berechnete Buchungen bekommen automatisch eine Gutschrift. Online Bezahltes erstattest du über den Zahlungsanbieter. Hat die Veranstaltung schon begonnen, entfallen nur die künftigen Termine. Mit „Betroffene Teilnehmer über die Absage benachrichtigen“ bekommen alle eine Absage-Mail mit deinem Grund. Wir lassen den Haken aus. Weil Buchungen betroffen sind, tippst du zur Bestätigung genau „Ich habe das verstanden.“ ein. Klicke auf „Endgültig löschen“. Die Veranstaltung ist abgesagt. PetWorkers sagt dir, wen du nicht per E-Mail benachrichtigt hast, damit du diese Teilnehmer anders informierst.

Zusammenfassung
Kurz zusammengefasst: Vorgemerkte buchen von selbst mit der Zahlung oder von Hand. Im Büro buchst du ein und aus, die Warteliste rückt nach, Serientermine buchst du um. Kundenmails gehen beim Büro nur mit Haken raus. Damit kennst du die ganze Reihe zu Veranstaltungen. Mehr Anleitungen findest du auf petworkers.software.