Bankkonten & automatischer Zahlungsabgleich
Mit der Banking-Schnittstelle verbindest du dein Geschäftskonto mit PetWorkers. Einmal am Tag holt PetWorkers die neuen Kontobewegungen ab und sucht zu jeder offenen Rechnung die passende Überweisung. Findet es sie eindeutig, bucht es die Zahlung selbst — du musst nur noch die Fälle nachbuchen, die es nicht zuordnen kann. Diese Seite zeigt die Einrichtung, wie der Abgleich arbeitet, wo seine Grenzen sind und was du tust, wenn die Bank eine neue Freigabe verlangt.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — richten unter Unternehmen → Bankkonten die Schnittstelle ein, fügen Bankverbindungen hinzu, autorisieren sie neu und entfernen Konten oder Verbindungen.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung), Beratung, Training & Betreuung und deine Kunden — kein Zugriff.
- In Testversionen ist die Banking-Schnittstelle nicht verfügbar („Diese Installation enthält keine Kundennummer. Die Bankeinstellungen sind daher nicht verfügbar.“).
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- „[PetWorkers][cron-midday]: Bericht der Bankschnittstelle vom …“ — an dich (die E-Mail-Adresse aus Unternehmen → Firmendaten), einmal täglich zur Mittagszeit, sobald die Schnittstelle aktiviert ist und mindestens eine Bankverbindung besteht.
- Deine Kunden bekommen keine Mail — auch keine Zahlungsbestätigung, wenn der Abgleich eine Rechnung als bezahlt bucht.
1. Was du vorher wissen musst
- Der Abgleich läuft über die Firma finAPI GmbH. Mit der Nutzung erklärst du dich einverstanden, dass finAPI deine Kontodaten für den Abgleich verarbeitet. Den Datenschutzhinweis findest du auf der Seite Bankkonten.
- Die Schnittstelle ist nur für Banken in Deutschland und Österreich verfügbar.
- Die Freigabe in PetWorkers kann die Freigabe anderer Programme für dasselbe Konto zurücksetzen, zum Beispiel die deines Buchhaltungsprogramms.
- Läuft deine Instanz nicht unter einer Adresse auf
petworkers.app, leitet dich der Menüpunkt auf die Verwaltungsadresse deiner Instanz weiter. Ist keine hinterlegt, erscheint ein Hinweis, dass für die Bankkonten eine zusätzliche Freischaltung nötig ist. Über den Link darunter schreibst du dem Support eine vorformulierte Nachricht.
2. Schritt für Schritt: Schnittstelle aktivieren und Konto verbinden
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Bankkonten.
- Beim ersten Mal steht dort „Die Bankschnittstelle ist nicht aktiv.“ Klicke auf Bankingschnittstelle aktivieren. Die Meldung „Banking erfolgreich aktiviert.“ bestätigt es. PetWorkers legt dabei mit der E-Mail-Adresse und der Mobilnummer aus deinen Firmendaten einen Zugang bei finAPI an.
- Im Kasten Bankverbindungen klickst du auf Bankverbindung hinzufügen und auf der folgenden Seite noch einmal auf Bankverbindung hinzufügen.
- Du landest auf der Seite von finAPI. Wähle deine Bank, melde dich mit deinen Online-Banking-Zugangsdaten an und gib die Freigabe (zum Beispiel per TAN).
- Danach kommst du zu PetWorkers zurück. Die Seite „Bankverbindung Import - Ergebnis“ meldet „Import von … Konten und … Transaktionen erfolgreich abgeschlossen.“ Klicke auf Zurück zur Kontoverwaltung.
- Brichst du bei der Bank ab, steht in der Kontoverwaltung „Importvorgang abgebrochen“. Starte dann einfach neu. Bei einem Fehler steht dort „Ein unbekannter Fehler ist aufgetreten. …“.
Tipp: Verbinde nur das Konto, auf das deine Kunden überweisen. Weitere Konten derselben Verbindung kannst du danach in der Übersicht wieder entfernen.
3. Die Übersicht der Bankkonten
Unter Unternehmen → Bankkonten siehst du oben, ob die Schnittstelle aktiv ist, darunter je Bankverbindung einen Kasten mit Nummer, Bankname und dem Ergebnis der letzten automatischen Aktualisierung. Darin:
- ein farbiger Hinweis zum Zustand: „Bereit – keine Aktion nötig.“ oder „Zugriff abgelaufen – erneute Autorisierung nötig.“ mit dem Knopf Verbindung neu Autorisieren,
- die Konten mit IBAN, Kontoinhaber, letzte Aktualisierung (wann PetWorkers zuletzt abgeholt hat), letzter Abruf (wann finAPI zuletzt bei der Bank abgerufen hat) und Kontostand,
- das rote Kreuz „Konto entfernen“ je Konto und unten der Link Verbindung löschen — beides mit Rückfrage.
4. So arbeitet der tägliche Abgleich
Einmal täglich um die Mittagszeit (gegen 12 Uhr) arbeitet PetWorkers diese Schritte ab:
- Es holt die neuen Kontobewegungen aller verbundenen Konten.
- Es geht jede Rechnung mit dem Status Offen durch und sucht eine Kontobewegung, die
- genau den Rechnungsbetrag hat,
- die Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthält,
- nicht vor dem Rechnungsdatum gebucht wurde und
- noch keiner anderen Rechnung zugeordnet ist.
- Gibt es genau eine solche Bewegung, bucht PetWorkers die Zahlung auf die Rechnung: Zahlart „Überweisung“, Buchungsdatum aus dem Kontoauszug, Buchungstext „Automatisch zugeordnet: …“ mit Datum und Uhrzeit des Abgleichs. Die Rechnung steht danach auf Bezahlt.
- Gibt es mehrere passende Bewegungen, bucht es nichts und schreibt „Mehr als eine Kontotransaktion für Rechnung #… gefunden. Keine Buchung vorgenommen.“ in den Bericht.
- Zum Schluss schickt es den Bericht an dich.
Die automatisch gebuchten Zahlungen findest du wie jede andere Zahlung unter Finanzen → Finanzbuchungen und im Kasten Buchungen der Rechnung. Sie lassen sich dort auch stornieren.
5. Was der Abgleich nicht bucht
- Teilzahlungen und Rechnungen, die schon teilweise bezahlt sind.
- Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen.
- Überweisungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder mit abweichendem Betrag.
- Gutschriften, die du auszahlst, und deine Ausgaben.
- Rückgerufene Lastschriften — die stornierst du selbst als Zahlung.
Diese Fälle buchst du von Hand unter Finanzen → Ausgangsbelege — Schritt für Schritt auf der Seite Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht.
Tipp: Bitte deine Kunden, die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck zu schreiben und den vollen Betrag zu überweisen. Ohne sie ordnet der Abgleich nichts zu.
Achtung: Buchst du eine Überweisung von Hand, bevor der Abgleich lief, bleibt die Rechnung trotzdem bezahlt — der Abgleich fasst nur Rechnungen mit dem Status Offen an. Buchst du dagegen eine Teilzahlung von Hand und der Kunde überweist später den Rest, musst du auch den Rest von Hand buchen.
6. Der tägliche Bericht
Der Bericht „[PetWorkers][cron-midday]: Bericht der Bankschnittstelle vom …“ enthält:
- „Transaktionen: … => …“ — wie viele Kontobewegungen vor und nach dem Abruf gespeichert sind,
- „Automatisch zugeordnet: …“ — wie viele Zahlungen gebucht wurden, darunter je Rechnung „Rechnung #… automatisch gebucht.“,
- die Laufzeit,
- Warnungen, wenn eine Verbindung oder ein Konto deine Aufmerksamkeit braucht, zum Beispiel „Das Konto mit der IBAN … benötigt Ihre Aufmerksamkeit …“ oder „Es stehen keine Bankverbindungen zur Verfügung …“.
7. Schritt für Schritt: Verbindung neu autorisieren
Banken verlangen in regelmäßigen Abständen eine neue Freigabe. Bis dahin holt PetWorkers keine Kontobewegungen mehr, und der Bericht warnt dich.
- Öffne Unternehmen → Bankkonten.
- Beim betroffenen Kasten steht „Zugriff abgelaufen – erneute Autorisierung nötig.“ Klicke auf Verbindung neu Autorisieren.
- Melde dich auf der Seite von finAPI bei deiner Bank an und gib die Freigabe.
- Zurück in PetWorkers steht „Autorisierung abgeschlossen“. Die Kontobewegungen holt PetWorkers dabei gleich ab; auf Rechnungen gebucht wird beim nächsten täglichen Abgleich.
8. Konto oder Verbindung entfernen
- Konto entfernen (rotes Kreuz in der Zeile) nimmt ein einzelnes Konto aus der Verbindung. Meldung: „Bankkonto erfolgreich aus Verbindung entfernt.“
- Verbindung löschen (Link unter dem Kasten) trennt die ganze Bankverbindung. Meldung: „Bankverbindung erfolgreich gelöscht.“
- Bereits gebuchte Zahlungen bleiben in beiden Fällen erhalten.
9. Kurz zusammengefasst
- Einmalig: Unternehmen → Bankkonten → „Bankingschnittstelle aktivieren“ → „Bankverbindung hinzufügen“ → bei der Bank freigeben.
- Täglich gegen 12 Uhr bucht PetWorkers eindeutig passende Überweisungen auf offene Rechnungen.
- Den Bericht lesen und alles, was nicht zugeordnet wurde, unter Finanzen → Ausgangsbelege von Hand buchen.
- Meldet der Bericht eine abgelaufene Freigabe: „Verbindung neu Autorisieren“.