Bankkonten & automatischer Zahlungsabgleich

Mit der Banking-Schnittstelle verbindest du dein Geschäftskonto mit PetWorkers. Einmal am Tag holt PetWorkers die neuen Kontobewegungen ab und sucht zu jeder offenen Rechnung die passende Überweisung. Findet es sie eindeutig, bucht es die Zahlung selbst — du musst nur noch die Fälle nachbuchen, die es nicht zuordnen kann. Diese Seite zeigt die Einrichtung, wie der Abgleich arbeitet, wo seine Grenzen sind und was du tust, wenn die Bank eine neue Freigabe verlangt.

1. Was du vorher wissen musst

• Der Abgleich läuft über die Firma finAPI GmbH. Mit der Nutzung erklärst du dich einverstanden, dass finAPI deine Kontodaten für den Abgleich verarbeitet. Den Datenschutzhinweis findest du auf der Seite Bankkonten.
• Die Schnittstelle ist nur für Banken in Deutschland und Österreich verfügbar. Ist dein Betrieb unter Unternehmen → Firmendaten in einem anderen Land eingetragen, lässt sich die Schnittstelle nicht aktivieren — du siehst dann einen Hinweis auf das nicht unterstützte Land.
• Die Freigabe in PetWorkers kann die Freigabe anderer Programme für dasselbe Konto zurücksetzen, zum Beispiel die deines Buchhaltungsprogramms.
• Läuft deine Instanz nicht unter einer Adresse auf petworkers.app, leitet dich der Menüpunkt auf die Verwaltungsadresse deiner Instanz weiter. Ist keine hinterlegt, erscheint ein Hinweis, dass für die Bankkonten eine zusätzliche Freischaltung nötig ist. Über den Link darunter schreibst du dem Support eine vorformulierte Nachricht.

2. Schritt für Schritt: Schnittstelle aktivieren und Konto verbinden

1. Klicke im Menü auf Unternehmen → Bankkonten.
2. Beim ersten Mal steht dort „Die Bankschnittstelle ist nicht aktiv.“ Klicke auf Bankingschnittstelle aktivieren. Die Meldung „Banking erfolgreich aktiviert.“ bestätigt es. PetWorkers legt dabei mit der E-Mail-Adresse und der Mobilnummer aus deinen Firmendaten einen Zugang bei finAPI an.
3. Im Kasten Bankverbindungen klickst du auf Bankverbindung hinzufügen und auf der folgenden Seite noch einmal auf Bankverbindung hinzufügen.
4. Du landest auf der Seite von finAPI. Wähle deine Bank, melde dich mit deinen Online-Banking-Zugangsdaten an und gib die Freigabe (zum Beispiel per TAN).
5. Klicke im Formular von finAPI zum Schluss auf Zurück zur Anwendung. Schließe das Fenster nicht vorher.
6. Erscheint „Diese Aktion wurde abgewiesen, weil sie von einer fremden Seite aus aufgerufen wurde.“, ist das ein Schutz und kein Fehler. Klicke auf Bankabgleich in PetWorkers fortsetzen.
7. Die Seite „Bankverbindung Import - Ergebnis“ meldet „Import von … Konten und … Transaktionen erfolgreich abgeschlossen.“ Klicke auf Zurück zur Kontoverwaltung.
8. Brichst du bei der Bank ab, steht in der Kontoverwaltung „Importvorgang abgebrochen“. Starte dann einfach neu. Bei einem Fehler steht dort „Ein unbekannter Fehler ist aufgetreten. …“. Meldet finAPI beim neuen Versuch „Dieses Konto war bereits verbunden“, setze zuerst deine Bankverbindungen zurück (Abschnitt 9).

3. Die Übersicht der Bankkonten

Unter Unternehmen → Bankkonten siehst du oben, ob die Schnittstelle aktiv ist, darunter je Bankverbindung einen Kasten mit Nummer, Bankname und dem Ergebnis der letzten automatischen Aktualisierung. Darin:

• ein farbiger Hinweis zum Zustand: „Bereit – keine Aktion nötig.“ oder „Zugriff abgelaufen – erneute Autorisierung nötig.“ mit dem Knopf Verbindung neu Autorisieren,
• der rote Hinweis „Diese Verbindung ist bei finAPI nicht mehr vorhanden. …“, wenn finAPI die Verbindung nicht mehr kennt — dann hilft Abschnitt 9,
• die Konten mit IBAN, Kontoinhaber, letzte Aktualisierung (wann PetWorkers zuletzt abgeholt hat), letzter Abruf (wann finAPI zuletzt bei der Bank abgerufen hat) und Kontostand,
• das rote Kreuz „Konto entfernen“ je Konto und unten der Link Verbindung löschen — beides mit Rückfrage,
• ganz oben unter Bankverbindung hinzufügen der kleine Link Bankverbindungen zurücksetzen (Abschnitt 9).

4. So arbeitet der tägliche Abgleich

Einmal täglich um die Mittagszeit (gegen 12 Uhr) arbeitet PetWorkers diese Schritte ab:

1. Es holt die neuen Kontobewegungen aller verbundenen Konten.
2. Es geht jede Rechnung mit dem Status Offen durch und sucht eine Kontobewegung, die
   • genau den Rechnungsbetrag hat,
   • die Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthält,
   • nicht vor dem Rechnungsdatum gebucht wurde und
   • noch keiner anderen Rechnung zugeordnet ist.
3. Gibt es genau eine solche Bewegung, bucht PetWorkers die Zahlung auf die Rechnung: Zahlart „Überweisung“, Buchungsdatum aus dem Kontoauszug, Buchungstext „Automatisch zugeordnet: …“ mit Datum und Uhrzeit des Abgleichs. Die Rechnung steht danach auf Bezahlt.
4. Gibt es mehrere passende Bewegungen, bucht es nichts und schreibt „Mehr als eine Kontotransaktion für Rechnung #… gefunden. Keine Buchung vorgenommen.“ in den Bericht.
5. Zum Schluss schickt es den Bericht an dich.

Die automatisch gebuchten Zahlungen findest du wie jede andere Zahlung unter Finanzen → Finanzbuchungen und im Kasten Buchungen der Rechnung. Sie lassen sich dort auch stornieren.

5. Was der Abgleich nicht bucht

• Teilzahlungen und Rechnungen, die schon teilweise bezahlt sind.
• Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen.
• Überweisungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder mit abweichendem Betrag.
• Gutschriften, die du auszahlst, und deine Ausgaben.
• Rückgerufene Lastschriften — die stornierst du selbst als Zahlung.

Diese Fälle buchst du von Hand unter Finanzen → Ausgangsbelege — Schritt für Schritt auf der Seite Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht.

6. Der tägliche Bericht

Der Bericht „[PetWorkers][cron-midday]: Bericht der Bankschnittstelle vom …“ enthält:

• „Transaktionen: … => …“ — wie viele Kontobewegungen vor und nach dem Abruf gespeichert sind,
• „Automatisch zugeordnet: …“ — wie viele Zahlungen gebucht wurden, darunter je Rechnung „Rechnung #… automatisch gebucht.“,
• die Laufzeit,
• Warnungen, wenn eine Verbindung oder ein Konto deine Aufmerksamkeit braucht, zum Beispiel „Das Konto mit der IBAN … benötigt Ihre Aufmerksamkeit …“ oder „Es stehen keine Bankverbindungen zur Verfügung …“.

7. Schritt für Schritt: Verbindung neu autorisieren

Banken verlangen in regelmäßigen Abständen eine neue Freigabe. Bis dahin holt PetWorkers keine Kontobewegungen mehr, und der Bericht warnt dich.

1. Öffne Unternehmen → Bankkonten.
2. Beim betroffenen Kasten steht „Zugriff abgelaufen – erneute Autorisierung nötig.“ Klicke auf Verbindung neu Autorisieren.
3. Melde dich auf der Seite von finAPI bei deiner Bank an und gib die Freigabe.
4. Zurück in PetWorkers steht „Autorisierung abgeschlossen“. Die Kontobewegungen holt PetWorkers dabei gleich ab; auf Rechnungen gebucht wird beim nächsten täglichen Abgleich.

8. Konto oder Verbindung entfernen

• Konto entfernen (rotes Kreuz in der Zeile) nimmt ein einzelnes Konto aus der Verbindung. Meldung: „Bankkonto erfolgreich aus Verbindung entfernt.“
• Verbindung löschen (Link unter dem Kasten) trennt die ganze Bankverbindung. Meldung: „Bankverbindung erfolgreich gelöscht.“
• Bereits gebuchte Zahlungen und alle abgerufenen Kontobewegungen bleiben in beiden Fällen erhalten.
• Bankverbindungen zurücksetzen löscht alle Verbindungen auf einmal, auch solche, die nur noch bei finAPI bestehen — siehe Abschnitt 9.

9. So setzt du deine Bankverbindungen zurück

Das brauchst du, wenn das Hinzufügen einer Bankverbindung immer wieder scheitert. Typischer Fall: Du hast dich bei finAPI schon bei deiner Bank angemeldet. Dann hast du das Fenster aber geschlossen, bevor du zurück in PetWorkers warst.

finAPI (der Dienst, der die Verbindung zu deiner Bank herstellt) kennt dein Konto dann schon, PetWorkers aber nicht. Jeder neue Versuch endet bei finAPI mit der Meldung „Dieses Konto war bereits verbunden“. Das Zurücksetzen löscht alle Bankverbindungen bei finAPI und in PetWorkers. Danach verbindest du dein Konto neu.

1. Klicke im Menü auf Unternehmen → Bankkonten.

   

2. Klicke im Kasten Bankverbindungen unter dem Knopf Bankverbindung hinzufügen auf den kleinen Link Bankverbindungen zurücksetzen.

   

3. Es öffnet sich das Fenster „Bestätigung erforderlich“. Klicke auf Zurücksetzen. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es ist.

   

4. Warte ein paar Sekunden. Oben erscheint „Bankverbindungen zurückgesetzt (1 gelöscht). Sie können Ihre Konten jetzt neu hinzufügen.“ Die Zahl in Klammern ist die Anzahl der gelöschten Verbindungen. Im Kasten darunter steht „Es wurden noch keine Bankverbindungen registriert.“ Daran siehst du, dass es geklappt hat.

   

5. Klicke auf Bankverbindung hinzufügen und verbinde dein Konto neu, wie in Abschnitt 2 beschrieben. Schließe das Fenster von finAPI diesmal nicht vorher, sondern klicke am Ende auf „Zurück zur Anwendung“.

Was beim Zurücksetzen bleibt und was nicht:

• Zahlungen, die schon auf deinen Rechnungen gebucht sind, bleiben erhalten.
• Alle bisher abgerufenen Kontobewegungen bleiben in PetWorkers erhalten. Das gilt auch für „Verbindung löschen“ und das Entfernen eines Kontos.
• Verbindest du dasselbe Konto später neu, legt PetWorkers Kontobewegungen, die es schon kennt, nicht doppelt an. Zuordnungen zu Rechnungen bleiben bestehen.
• Es werden immer alle Bankverbindungen gelöscht. Hast du mehrere, verbindest du danach jede neu.

Wenn etwas nicht klappt

• Bei finAPI erscheint „Dieses Konto war bereits verbunden“ — ein früherer Versuch wurde abgebrochen, nachdem du dich schon bei der Bank angemeldet hattest. Setze deine Bankverbindungen zurück (siehe oben) und füge das Konto danach neu hinzu.
• „finAPI bearbeitet die Bankverbindung gerade noch. Bitte versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.“ — finAPI arbeitet noch an der Verbindung, zum Beispiel weil das Fenster von finAPI noch offen ist. Schließe es, warte ein paar Minuten und klicke noch einmal auf „Bankverbindungen zurücksetzen“.
• Bei einer Bankverbindung steht „Diese Verbindung ist bei finAPI nicht mehr vorhanden. …“ — PetWorkers kennt die Verbindung noch, finAPI aber nicht mehr. Es kommen darüber keine Kontobewegungen mehr. Setze deine Bankverbindungen zurück und füge das Konto neu hinzu.

  

• „Fehler beim Zurücksetzen der Bankverbindungen. …“ — finAPI hat mindestens eine Verbindung nicht gelöscht. Die übrigen sind gelöscht. Versuche es nach einigen Minuten noch einmal.
• Oben steht rot „Die Anmeldung bei finAPI ist gerade nicht möglich. …“ — finAPI ist gerade nicht erreichbar. Bankverbindungen und Kontostände fehlen dann, der Abgleich der Zahlungseingänge ruht. „Bankverbindungen zurücksetzen“ bleibt sichtbar. Öffne die Seite später noch einmal.
• Du siehst den Link „Bankverbindungen zurücksetzen“ nicht — er erscheint erst, wenn die Bankschnittstelle aktiv ist. Steht dort nur „Bankingschnittstelle aktivieren“, gibt es noch nichts zurückzusetzen.

10. Kurz zusammengefasst

1. Einmalig: Unternehmen → Bankkonten → „Bankingschnittstelle aktivieren“ → „Bankverbindung hinzufügen“ → bei der Bank freigeben.
2. Täglich gegen 12 Uhr bucht PetWorkers eindeutig passende Überweisungen auf offene Rechnungen.
3. Den Bericht lesen und alles, was nicht zugeordnet wurde, unter Finanzen → Ausgangsbelege von Hand buchen.
4. Meldet der Bericht eine abgelaufene Freigabe: „Verbindung neu Autorisieren“.
5. Meldet finAPI beim Hinzufügen „Dieses Konto war bereits verbunden“: „Bankverbindungen zurücksetzen“ und das Konto neu hinzufügen.