Kontakte, Tierakte & CRM

Der Kontakt ist die Stammakte jedes Kunden (und Lieferanten, Mitarbeiters, Tierarztes) — die Tierakte die seines Tieres. Diese Seite führt durch alle Bereiche des Kontakt- und Tierformulars, die Freischaltungs-Logik und die Impfverwaltung samt Ampel-Bericht.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 8: Kontakte, Tiere & Trainer  ·  CRM: Aktivitäten & Kundenhistorie

1. Das Kontakt-Formular — Bereich für Bereich

• Basisdaten: Anrede, Titel, Firma, Vorname*/Nachname*, Geburtsdatum, Adresse, Land*, Telefonnummern (mobil/privat/geschäftlich).
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse* (= Anmeldename fürs Portal) und Kennwort*. Beim internen Anlegen können beide automatisch mit Zufallswerten vorbelegt werden (Einstellungen, Gruppe „System") — Hinweis: „Zufällig generierte E-Mail-Adressen erhalten keine Benachrichtigungen." Das Kennwort ist nach dem Speichern nicht mehr auslesbar (verschlüsselt); Kunden setzen es selbst über „Kennwort vergessen?" zurück.
  Kunde ohne E-Mail-Adresse? Trage eine Adresse mit der Endung @nomail.local ein (z. B. hans.mueller@nomail.local) — Mails an diese Domain verwirft das System automatisch und ohne Fehlermeldung. Erfinde nie Adressen echter Domains (z. B. @test.de — diese Domain existiert wirklich und empfängt deine Mails!). Schalte bei solchen Kontakten zusätzlich „Benachrichtigungen sind aktiv" aus.
• Zugriffskontrolle: die Sicherheitsgruppe (Rolle) des Kontakts. Mitarbeiter können nur Rollen unterhalb ihrer eigenen Stufe vergeben; Kunden stehen standardmäßig auf „Kunden / Lieferanten".
• Tiere: die verknüpften Tiere mit Schnell-Anlage je Tierart (welche Tierarten angeboten werden, steuern die Einstellungen „Unterstützte Tierarten").
• Alternativer Kontakt (Partner/Angehöriger mit eigenen Kontaktdaten) und Notfallkontakt (Freitext).
• Kunde: Kunden-Häkchen, die automatisch vergebene Kundennummer („K" + Jahr + Monat + Nummer), Kundengruppe (steuert u. a. die Tagesbetreuungs-Direktreservierung) und „Betreut von" (zuständiger Mitarbeiter).
• Lieferant: Lieferanten-Häkchen + Kundennummer beim Lieferanten.
• Tierarzt: Verknüpfung zum behandelnden Tierarzt (aus der Tierarzt-Stammliste).
• Konditionen & Zahlungseinstellungen: Standardzahlungsart (belegt Zahlungsbuchungen vor).
• Bankverbindung + SEPA-Mandat: Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC; Mandat erteilt (Häkchen), Mandatsdatum, Mandatsreferenz, Scan des Mandats — Grundlage für SEPA-Export und [SEPA]-Kennzeichen.
• Datenschutz: die protokollierten Zustimmungen (Datenschutz/Nutzungsbedingungen, Messenger, Foto/Film) je mit Zeitstempel und dem Text, dem zugestimmt wurde; dazu „Persönliche Ausschlüsse" (Freitext) und der Upload der unterzeichneten Vereinbarung.
• Marketing: „Hat das Unternehmen gefunden über…", „Kunde seit" / „Nicht mehr Kunde seit".
• Website & Soziale Netzwerke, Bild, Bemerkungen (inkl. Bewirtungspräferenzen und interner Vermerke).
• Accountverwaltung — die vier wichtigen Schalter:
  • „Account ist aktiv" — ohne dieses Häkchen ist kein Login möglich.
  • „Für Buchungen freigeschaltet" — die Buchungsfreigabe: Ohne sie kann ein eingeloggter Kunde nichts buchen (Meldung: „Buchungen nicht freigeschaltet. Bitte kontaktieren Sie uns."). Offene Fälle zählt das Dashboard-Feld „FREISCHALTUNG".
  • „Newsletter ist aktiv" — Empfang von Newslettern.
  • „Benachrichtigungen sind aktiv" — automatische Buchungs-/Terminmails an diesen Kunden ein/aus.

Zwei getrennte Freigaben merken: Die E-Mail-Validierung (Kunde klickt den Registrierungslink) schaltet den Login frei. Die Buchungsfreigabe („Für Buchungen freigeschaltet") schaltet das Buchen frei. Ein validierter Kunde ohne Buchungsfreigabe kann sich anmelden, Daten und Tiere pflegen — aber nicht buchen. Mit der Einstellung „Automatische Buchungsfreigabe" entfällt die manuelle Prüfung.

2. Entfernung zum Kunden

Unter der Anschrift steht in der Kartei und in der Kontaktliste die Fahrstrecke von deinem Betrieb zum Kunden, erkennbar am Ortssymbol davor (zum Beispiel „41,0 km"). Gemessen wird die einfache Strecke mit dem Auto.

• Startpunkt ist deine Firmenanschrift — also die Adresse in deinem Hauptkontakt (Kontakt 1). Ist sie nicht gepflegt, wird nichts gemessen.
• Der Wert füllt sich nach und nach. Alle fünf Minuten rechnet das System bis zu zehn weitere Kunden durch — rund 2.800 am Tag. Bei vielen Kunden dauert es also einige Tage, bis überall etwas steht.
• Solange keine Strecke vorliegt, steht dort ein grauer Gedankenstrich („—"). Fahre mit der Maus darüber: Der Hinweistext sagt dir, ob die Entfernung noch berechnet wird oder ob der Kartendienst die Anschrift nicht gefunden hat. Im zweiten Fall prüfe Straße, Postleitzahl und Ort auf Tippfehler.
• Ist gar keine Anschrift eingetragen, steht dort „Anschrift fehlt". Fahre mit der Maus darüber: Der Hinweistext sagt dir, was fehlt und wo du es nachträgst — bei einem Ort zum Beispiel „Für diesen Treffpunkt fehlt die Straße" (Stammdaten → Orte). Gemessen wird nur mit Straße: mit Postleitzahl allein käme die Strecke bis zur Stadtmitte heraus und würde nicht zum echten Treffpunkt passen.
• Zieht ein Kunde um (oder änderst du deine eigene Anschrift), verschwindet die Angabe kurz und wird anschließend neu berechnet.

Neben der Strecke steht die geschätzte Fahrzeit als Spanne, zum Beispiel „41,0 km · 33–46 Min". Der untere Wert gilt für freie Fahrt, der obere für starken Verkehr. Der Kartendienst kennt keinen echten Verkehr — die Spanne ist ein Aufschlag, keine Verkehrsmeldung.

Beim Termin wird der Treffpunkt gemessen, nicht der Kunde. In der Terminliste, bei den Gruppenterminen und bei den Kursterminen steht die Strecke zu dem Ort, an dem der Termin stattfindet. Ist als Ort „Adresse des Kunden" gewählt, ist es die Strecke zum Kunden; bei „Benutzerdefiniert" die zur eingetragenen Anschrift; sonst die zum gewählten Ort aus deinen Stammdaten.

Liegt der Treffpunkt an deiner eigenen Anschrift (typisch der eigene Hundeplatz), steht dort „am Betriebssitz" — es fällt keine Anfahrt an.

Beim Anlegen eines Einzeltermins werden „Anfahrtszeit" und „Abfahrtszeit" mit den gemessenen Minuten zum Treffpunkt vorbelegt (bei einem Termin an deiner Anschrift mit 0). Liegt noch keine Messung vor, bleibt der Vorgabewert von 30 Minuten stehen. Ändern kannst du den Wert jederzeit; beim Bearbeiten eines Termins rührt das System die Felder nicht an.

Die Entfernung ist eine reine Anzeige. Sie fließt in keine Rechnung und in keine Buchung ein. Für das Fahrtenbuch trägst du die tatsächlich gefahrenen Kilometer weiterhin selbst am Termin ein — dort zählt, was du wirklich gefahren bist.

3. Löschen und Aufbewahrung

Kontakte mit Rechnungspositionen (oder als Mitarbeiter) können aus Aufbewahrungsgründen nicht endgültig gelöscht werden. Beim Löschen ohne solche Bindungen werden abhängige Daten (Tiere, Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Gruppenzuordnungen, Mails, Reservierungen) mit entfernt.

▶ Video-Anleitung: Tutorial 8: Mitarbeiter anlegen — ab Min. 27:30

4. Mitarbeiter (Trainer) anlegen

Trainer und andere Mitarbeiter bestehen aus zwei Teilen: dem Kontakt (mit Rolle „Beratung, Training & Betreuung" oder höher — sonst kein Verwaltungszugriff) und dem Mitarbeiter-Eintrag (Bereich Mitarbeiter), der den Kontakt als Trainer verfügbar macht:

• Erst der Mitarbeiter-Eintrag macht die Person in Terminen, Gruppen, Kursen und Terminfreigaben als Trainer/Co-Trainer wählbar.
• Je Mitarbeiter pflegbar: Titel (z. B. „Cheftrainerin"), Selbstbeschreibung (erscheint je nach Portal-Einstellung öffentlich), interne Vermerke.
• Als Stammdaten vorbereitet: Leistungssätze (Vergütung des Mitarbeiters je Leistung, z. B. 40 € je Einzelstunde bei 60 € Endpreis), Grundgehalt und „MwSt. wird nicht ausgewiesen" für freiberufliche Trainer mit Kleinunternehmerregelung — nützlich für die Honorarabrechnung.

5. Die Tierakte — Bereich für Bereich

• Halterangaben: Halter*, „Bei Halter seit", „Verstorben/Abgegeben am".
• Basisangaben: Name*, Geburtsdatum (daraus die Altersanzeige), Chipnummer/Tätowierung, Rasse* (gefiltert nach Tierart), Rasse-Zusatzinfos (z. B. „Mischling aus …“ — sie erscheinen überall dort mit, wo die Rasse angezeigt wird, etwa in Listen, Belegungsplänen und beim Check-In), besondere Kennzeichen.
• Geschlecht & Kastration: Geschlecht*, letzte Läufigkeit, Kastrationsstatus*, Kastrations-/Chip-Datum, Ablauf des Kastrationschips.
• Aggression: „Besondere Vorsicht geboten", „Aggressiv (beschädigendes Verhalten)", „Maulkorbpflicht" + Sicherheitshinweise. Jedes dieser Häkchen aktiviert das blinkende rote Warnsymbol, das überall im System neben dem Tier erscheint (Teilnehmerlisten, Buchungen, Kartei).
• Verhaltensprofile: Charaktereigenschaften, Angst/Unsicherheit, Sozialverhalten (Verträglichkeit mit Rüden/Hündinnen + Anmerkungen), Umweltverhalten (Jagdverhalten, Leinenverhalten, Territorialverhalten, stubenrein, kann alleine bleiben u. v. m.) — die Grundlage für Gruppenzusammenstellung und Betreuungsplanung.
• Gesundheit: Größe/Gewicht, Medikamente, aktuelle und frühere Erkrankungen, Unverträglichkeiten/Allergien. Der Gesundheitszustand wird beim Betreuungs-Check-in automatisch ins Protokoll übernommen.
• Impfstatus & Parasitenbehandlung: je Impfung (Staupe, Hepatitis, Parvovirose, Parainfluenza, Leptospirose, Tollwut) Impfdatum + nächste Fälligkeit; Entwurmung mit letzter Behandlung + Fälligkeit; dazu Foto-Uploads der Impfpass- und Entwurmungsseiten und das Prüf-Datum „Impfungen/Parasitenbehandlung zuletzt geprüft".
• Registrierung & Besitzer, Tierverlustdatenbank (z. B. Tasso), Haftpflichtversicherung, Bestandsdaten, Bemerkungen, Bild.

6. Impfungen: Zusammenspiel mit dem Kunden und die Ampel

• Kunden pflegen Impfdaten und Impfpass-Fotos selbst im Kundenbereich. Jede Kundenänderung setzt das Prüf-Datum zurück — der Kunde sieht dann rot „Ihre Informationen wurden noch nicht bestätigt.", bis du die Angaben geprüft und das Prüf-Datum gesetzt hast (grün: „Wir haben Ihre Informationen zuletzt am … geprüft.").
• Der Bericht „Impfprüfung" zeigt die Fälligkeits-Ampel je Tier und Impfung: grün „OK" (mehr als 3 Monate Luft), orange „Bald fällig" (1–3 Monate), rot „Fällig!" (unter 1 Monat), rot/fett „Überschritten!", „n/a" ohne Datum. Je Zeile: Kontaktgruppen des Halters und ein Direktlink „Nachricht senden"; CSV-Export vorhanden. Ein zweiter Bericht listet Tiere, deren Angaben noch nie geprüft wurden.
• Wichtig zu wissen: Es gibt keine automatische Buchungssperre bei fehlender/abgelaufener Impfung und keinen automatischen Erinnerungsversand — die Ampel ist dein Arbeitswerkzeug, die Ansprache bleibt bei dir.

7. Aktivitäten (CRM)

• Je Kontakt erfasst du Aktivitäten mit Datum*, optionaler Fälligkeit, Kennzeichen (farbige Kategorien wie „Wartet auf Rückruf", „Klärung notwendig", „Wiedervorlage", „Bearbeitung erforderlich", „Ablage", „Dokument" …), Art (E-Mail/Brief, Telefonat, Persönliches Gespräch), Freitext* und optionalem Dateianhang.
• Erledigtes hakst du mit Erledigungsdatum und optionaler Erledigungs-Bemerkung ab — offene Einträge mit Fälligkeit sind deine Wiedervorlagen, das Dashboard zeigt die jüngsten Aktivitäten teamweit.
• Die Kontaktansicht gruppiert Aktivitäten farblich nach Kennzeichen; die Übersicht „Aktivitäten" filtert kontaktübergreifend nach Kennzeichen, Zeitraum und Volltext — dein Wiedervorlagen-Werkzeug.
• Einträge entstehen ausschließlich manuell — Buchungen und Rechnungen führen ihre eigene Historie.

8. Trainings- und Therapiepläne am Kontakt

Bei aktivem Hundeschul- bzw. Physiotherapie-Modul trägt die Kundenkartei die Reiter „Trainingspläne"/„Therapiepläne": abschnittsweise aufgebaute Dokumente (Titel, Bild, Text), die du für den Kundenbereich freigeben kannst — dort mit PDF-Download und Kommentarfunktion (der Kunde kann Text, Bilder, Videolinks und Dateien anhängen).

Dokumente an Kontakt und Tier

In der Kontakt-Kartei und in der Tier-Kartei gibt es den Reiter Dokumente. Dort lädst du beliebige Dateien hoch — Verträge, Impfnachweise, Fotos, Tierarztbefunde. Jede Datei bekommt einen Namen und wahlweise eine Beschreibung.

In der Liste stehen drei Knöpfe: löschen, ansehen bzw. herunterladen und bearbeiten. Ein Dokument am Kontakt gehört dem Kunden, ein Dokument am Tier der Tierakte — beide Listen sind getrennt.