Alle Werkzeuge mit Beispielfragen
Der Assistent arbeitet mit festen Werkzeugen. Jedes Werkzeug beantwortet eine Art von Frage. Hier stehen alle, mit Beispielsätzen.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — nur sie sehen System → MCP und richten dort Zugänge ein.
- Mitarbeiter mit Zugang — ein Zugang geht an Mitarbeiter mit den Rollen Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) oder Beratung, Training & Betreuung. Der Mitarbeiter muss aktiv sein.
- Der Assistent sieht nur, was der Mitarbeiter auch in PetWorkers sehen darf. Rechnungen, Angebote und Shop-Verkäufe sieht er erst ab BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Mitarbeiterabrechnungen — liest der Assistent nur für Administratoren.
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff. Details: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Der Assistent schickt nie eine E-Mail an Kunden — auch keine Terminbestätigung und keine Rechnung.
- Zugang einrichten, trennen oder entfernen verschickt ebenfalls keine E-Mail.
Willst du dem Kunden einen Termin bestätigen, machst du das wie gewohnt in PetWorkers.
Kurz gesagt: Du musst die Werkzeuge nicht kennen. Der Assistent sucht sich das passende selbst aus. Die Liste hilft dir zu sehen, was überhaupt geht.
Werkzeuge zum Lesen
Diese Werkzeuge hat jeder Zugang. Sie ändern nichts.
| Werkzeug | Was es liefert | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Tagesüberblick | Alles für einen Tag: Termine aller Arten (deine markiert), Belegung von Tagesstätte, Pension und Hausbetreuung, offene Anfragen, fällige Aufgaben, offene und überfällige Rechnungen*. | „Wie sieht mein Tag aus?“ — „Was steht morgen an?“ |
| Termine lesen | Termine in einem Zeitraum: Einzeltermine, Betreuungsbesuche, Gruppen, Kurse, Veranstaltungen. Auf Wunsch nur für einen Kunden, ein Tier oder einen Mitarbeiter. Höchstens 92 Tage und 50 Termine auf einmal. | „Welche Termine hat Frau Meyer nächste Woche?“ |
| Freie Zeiten | Wann ein Mitarbeiter an einem Tag noch Zeit hat: belegte Blöcke, freie Fenster, mögliche Startzeiten. Ohne Angabe: du selbst und 60 Minuten. | „Wann hat Anna am Donnerstag noch eine Stunde frei?“ |
| Belegung | Belegung von Tagesstätte, Pension und Hausbetreuung je Tag: belegt, Plätze, frei. Pension mit An- und Abreisen, Pension pro wird mitgezählt. Geschlossene Tage mit Grund. Auf Wunsch mit Tiernamen. | „Wie voll ist die Pension am Wochenende? Wer reist an?“ |
| Offene Anfragen | Was auf dich wartet: Terminanfragen, Pensions- und Tagesstättenanfragen, Stornowünsche, Kündigungen, Abo-Anfragen, Freischaltungen. Ohne die Texte der Kunden. | „Welche Anfragen sind offen?“ |
| Kunde suchen | Kunden nach Name, Firma, E-Mail, Kundennummer, Ort oder Telefonnummer. Mit ihren Tieren. Höchstens 10 Treffer. | „Such Frau Meyer aus Hamburg.“ — „Wer hat die Nummer 0171 …?“ |
| Kundenakte | Die Akte in Kurzform: Anschrift, Status, Kundengruppen, Tiere, Abos mit Monatsstand, Stempelkarten mit Rest, offene Rechnungen*, letzte und nächste Termine, letzte Vermerke, ausgefüllte Formulare (nur Anzahl und Datum, ohne Inhalt). | „Was hat Meyer für ein Abo, und wie viel ist noch drauf?“ |
| Leistungen | Deine Leistungen mit Art, Bereich, Dauer und Bruttopreis. Bei Waren der Bestand, bei Digitalprodukten die Versandart. | „Was kostet die 10er-Karte?“ — „Welche Digitalprodukte gibt es im Shop?“ |
| Aufgaben | Offene Aufgaben: heute fällig oder überfällig. Auf Wunsch alle offenen oder die aller Mitarbeiter. | „Was ist heute fällig?“ — „Welche Aufgaben haben alle offen?“ |
| Rechnungen* | Rechnungen oder Gutschriften nach Kunde, Nummer oder Zustand: bezahlt am, fällig am, überfällig seit, gemahnt, Restbetrag. | „Hat Frau Koch die Rechnung bezahlt?“ — „Wer ist überfällig?“ |
| Angebote* | Angebote mit Betrag, gültig bis und Zustand (offen, abgelaufen, angenommen, abgelehnt, in Rechnung umgewandelt). | „Welche Angebote sind noch offen?“ |
| Shop-Verkäufe* | Verkäufe im Web-Shop: Artikel, Kunde, Menge, Preis. Bei Digitalprodukten, ob sie zugestellt sind. | „Was hat Meyer im Shop gekauft?“ — „Welche Downloads sind noch nicht zugestellt?“ |
| Mitarbeiterabrechnungen | Gespeicherte Abrechnungen oder Einmalprämien eines Mitarbeiters. Nur für Administratoren. Erstellt nichts. | „Zeig mir die letzten Abrechnungen von Tom.“ |
* nur ab der Rolle BackOffice (Büro & Buchhaltung).
ChatGPT bekommt zusätzlich zwei Suchwerkzeuge für seinen Recherche-Modus: Kunden suchen (Recherche) und Kundenakte (Recherche). Sie liefern dasselbe wie „Kunde suchen“ und „Kundenakte“.
Werkzeuge zum Anlegen
Diese Werkzeuge gibt es nur mit dem Haken Auch anlegen dürfen. Jedes zeigt zuerst eine Vorschau und speichert erst nach deinem „Ja“.
| Werkzeug | Was es tut | Beispielsatz |
|---|---|---|
| Termin anlegen | Einzeltermin für einen Kunden, wie im Büro-Formular: Terminart und Dauer aus der Leistung, Zahlweg Abo → Stempelkarte → Rechnungsposition, Prüfung auf Überschneidungen. | „Leg Dienstag 10 Uhr eine Einzelstunde mit Meyer für Rocky an.“ |
| Termin verschieben | Datum oder Uhrzeit eines Einzeltermins ändern. Kalender und Rechnungsposition ziehen mit. Nicht bei abgerechneten oder archivierten Terminen. | „Verschieb den Termin von Meyer auf 12:30.“ |
| Terminserie anlegen | Einen Einzeltermin wiederholen: wöchentlich bis vierwöchentlich, mit Anzahl oder Enddatum. Urlaub und Sperrzeiten werden übersprungen. | „Wiederhol den Termin wöchentlich, fünfmal.“ |
| Gruppentermin anlegen | Termin für eine bestehende Gruppe. Dauerbucher werden eingebucht. | „Neuer Welpengruppen-Termin am Mittwoch um 17 Uhr.“ |
| Kunde anlegen | Neuer Kunde mit Anschrift und Telefon. Kundennummer automatisch. Prüft auf Dubletten. Kein Login, keine Willkommensmail. | „Neuer Kunde Jonas Weber, Telefon 0171 …“ |
| Tier anlegen | Neues Tier zu einem Kunden, mit Tierart und Rasse. | „Jonas Weber bekommt einen Hund Kalle, Labrador, Rüde.“ |
| Vermerk anlegen | Interne Notiz beim Kunden oder Tier (Notiz, Telefonat, Gespräch, Brief). Für den Kunden nicht sichtbar. | „Notier bei Rocky, dass er morgens Tabletten bekommt.“ |
| Aufgabe anlegen | Aufgabe mit Frist. Ohne Angabe bist du zuständig und die Frist ist heute. | „Erinner mich, Frau Meyer morgen zurückzurufen.“ |
| Aufgabe erledigen | Eine offene Aufgabe als erledigt abschließen, auf Wunsch mit Bemerkung. | „Die Aufgabe mit den Impfpässen ist erledigt.“ |
Was es nicht gibt
Für diese Dinge gibt es kein Werkzeug. Der Assistent kann sie deshalb nicht erledigen:
- E-Mails an Kunden schicken.
- Termine absagen, löschen oder abrechnen.
- Rechnungen stellen, Zahlungen buchen, Rechnungen als bezahlt markieren.
- Vorhandene Kunden- oder Tierdaten ändern.
- Texte der Website oder des Kundenbereichs bearbeiten.
- Preise oder Einstellungen ändern.
Wenn etwas nicht klappt
- Ein Werkzeug fehlt — Die Werkzeuge zum Anlegen gibt es nur mit Haken Auch anlegen dürfen. Rechnungen, Angebote und Shop-Verkäufe nur ab BackOffice (Büro & Buchhaltung). Mitarbeiterabrechnungen nur für Administratoren.
- „… und n weitere“ — Die Liste war zu lang. Grenze den Zeitraum ein oder frag nach einem Kunden.
- „Dieser Zugang darf nur lesen. …“ — Siehe Zugang ändern.